Position: Finance Assistant

Location: Bogotá, Colombia

Period of Performance: Four (4) months

Level of Effort: Full-time

Reports To: Accountant Panagora Group SAS

Supervisor: Administrative and Finance Manager Panagora Group SAS

Level: 5

General Summary

Panagora Group is a woman-owned small business specializing in global health and international development, that provides Monitoring, Evaluation and Learning services to the United States Agency for International Development in Colombia-USAID/Colombia, through different contracts signed with the Mission for the execution of activities. Within the framework of its contractual responsibilities, Panagora provides the Mission with technical and advisory services to facilitate informed decision making on the management of USAID/Colombia activities, shape the long-term strategic and programmatic direction of the Mission, and allow USAID/Colombia to comply with USAID’s Evaluation Policy and USAID Automated Directives System (ADS) 201.

This Activity provides the Mission with technical and advisory services that facilitate informed program management decisions, shape the long-term strategic direction of programs and decision-making within the Mission, and enable USAID Colombia to comply with USAID’s Evaluation Policy.

The finance assistant will be responsible for the processing of accounts payable to suppliers and/or contractors, ensuring the correct settlement of the corresponding national or district tax withholdings that may apply. Settle the monthly payroll of employees based on the corresponding news. Settle monthly contributions to the social security system and make the respective uploading to the PILA operator website used by Panagora Group. Prepare payroll stubs and send them to employees. Carry out the liquidations of social benefits of finished contracts. Generate other accounting and/or payroll reports that are required by administrative and financial management or Panagora management.

The finance assistant must make sure to make the corresponding records of the operations mentioned above in the applications, software and/or in the databases provided by Panagora Group for such purposes. In addition, he/she will be responsible for maintaining an adequate source of information related to transactions related to suppliers and/or contractors, with the payroll of employees and the impact of this on the accounting and taxes in charge of the company.

The following are the key responsibilities and requirements for the position.

Responsibilities

Accounting

• Conduct monthly bank reconciliation(s) and record the entries related. Follow up to unreconciled entries.
  
• Receive, process to be paid and maintain a proper file of invoices and other payment documents, sent by vendors, consultants, and contractors of the company.
  
• Analyze and process accounting invoices and other payment documentation in the accounting software provided by Panagora and complying with all processes and protocols.
  
• Settle and record tax withholdings for income tax and ICA purposes applicable to payments made to suppliers, contractors and/or employees.
  
• Keep accounts payable status updated and adequately prepare invoices and other payment documentation that must be processed for payment on a weekly basis.
  
• Keep the historical, physical, and digital file of payments updated as well as related supporting documents of withholdings settlement according to Article 383 (Estatuto Tributario), and social security contributions.
  
• Prepare the overall monthly expense report in accordance with all Panagora processes and protocols.

Payroll

• Manage sick leave refund requests with health entities. (EPS)
  
• Receive, manage, update, and maintain the company’s employee payroll.
  
• Manage and settle monthly employee payroll, ensuring correct entries using the software provided by Panagora for such purposes.
  
• Prepare and deliver to employees the respective payment receipts of their payroll.
  
• Settle the monthly social security contributions through PILA system and report them.
  
• Prepare the employee benefits settlements when labor contracts end.
  
• Reconcile monthly employee benefit reports.
  
• Manage vacation tracking

Taxes

• Prepare and submit national and district taxes for approval.
  
• Prepare and submit for approval, annual accounting, and tax information to be filed with tax administration, DIAN (Magnetic Media).
  
• Prepare the Income tax and ICA withholdings certifications.
  
• Prepare income and withholding certificates for employees and contractors
  
• Perform other related tasks and activities requested by the Chief of Party – COP and/or the Deputy Chief of Party - DCOP.

Lugar: Bogotá, Colombia

Período de ejecución: Cuatro (4) meses

Nivel de Esfuerzo: Full-time

Reporta a: Contador/a Panagora Group

Supervisor: Gerente Administrativo y Financiero Panagora Group SAS

LOC – Level 5

Panagora Group (Panagora) es una pequeña empresa propiedad de mujeres especializada en salud global y desarrollo internacional que brinda servicios de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje a la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional en Colombia – USAID/Colombia (La Misión) a través de diferentes contratos suscritos con la Misión para la ejecución de las actividades. En el marco de sus responsabilidades contractuales, Panagora brinda a la Misión servicios técnicos y de asesoría para facilitar la toma de decisiones informadas sobre la gestión de las Actividades de USAID/Colombia, dar forma a la dirección estratégica y programática de la Misión en el largo plazo y permitir a USAID/Colombia cumplir con la Política de Evaluación del Sistema de Directrices Automatizadas de USAID (ADS) 201.

El/La asistente financiero/a será responsable por el procesamiento de las cuentas por pagar a proveedores y/o contratistas, velando por la correcta liquidación de las correspondientes retenciones de impuestos del orden nacional o distrital a que haya lugar. Liquidar mensualmente la nómina de empleados con base en las novedades correspondientes. Liquidar mensualmente los aportes al sistema de seguridad social y efectuar el respectivo cargue al portal del operador PILA utilizado por Panagora Group. Elaborar los desprendibles de pago de nómina y enviarlos a los empleados. Efectuar las liquidaciones de prestaciones sociales de contratos cancelados. Generar los demás reportes de contabilidad y/o nómina que sean requeridos por la gerencia administrativa y financiera o la dirección de Panagora.

El/La asistente financiero/a debe asegurarse de efectuar los registros correspondientes de las operaciones mencionadas anteriormente en los aplicativos, software y/o en las bases de datos dispuestos por Panagora Group para tales fines. Además, será el responsable de mantener una adecuada fuente de información relacionada con las transacciones relacionadas con proveedores y/o contratistas, con la nómina de empleados y el impacto de ello en la contabilidad y los impuestos a cargo de la compañía.

Responsabilidades:

Contabilidad

• Realizar mensualmente la(s) conciliación(es) bancaria(s) y registrar los asientos contables correspondientes. Hacer seguimiento a las partidas conciliatorias.
  
• Recibir, procesar para pago y mantener un adecuado archivo de las facturas y demás documentos de pago enviados por los proveedores, consultores y demás contratistas de la compañía.
  
• Analizar y procesar facturas contables y demás documentos de pago en los aplicativos contables dispuestos por Panagora para tales fines, cumpliendo todos los procesos y protocolos.
  
• Liquidar y contabilizar las diferentes retenciones de impuestos a título de Renta e ICA aplicables a los pagos realizados a proveedores, contratistas y/o empleados.
  
• Mantener actualizado el estado de cuentas por pagar y preparar adecuadamente las facturas y demás documentos de pago que deben ser procesados para pago semanalmente.
  
• Mantener actualizado el archivo físico, histórico y digital histórico de pagos realizados, así como los respectivos soportes de liquidación de retención en la fuente según Art. 383 ET, y planillas de seguridad social.
  
• Preparar el informe mensual general de gastos, de acuerdo con todos los procesos y protocolos de Panagora.

Nómina

• Gestionar las solicitudes de recobro de las incapacidades ante las Entidades Prestadoras de Salud – EPS.
  
• Recibir, gestionar, actualizar y mantener las novedades de la nómina de empleados de la compañía.
  
• Recopilar novedades y liquidar mensualmente la nómina de empleados de la compañía, asegurando el correcto registro de esta, en los aplicativos dispuestos por Panagora para tales fines.
  
• Preparar y enviar a los empleados los respectivos comprobantes de pago de su nómina.
  
• Liquidar y reportar mensualmente los aportes al sistema de seguridad social a través del sistema PILA.
  
• Preparar las liquidaciones de prestaciones sociales por terminación de contratos laborales.
  
• Consolidar mensualmente las prestaciones sociales a empleados.
  
• Apoyar el control y registro de solicitudes de vacaciones en el reporte de vacaciones.

Impuestos

• Preparar y someter a aprobación, las declaraciones de impuestos nacionales y distritales.
  
• Preparar y someter anualmente para aprobación, la información contable y tributaria a ser reportada a la administración de impuestos, DIAN. (Medios Magnéticos).
  
• Preparar los certificados de retenciones en la fuente a título de ICA y Renta.
  
• En general, las demás funciones y actividades asignadas por la Dirección - COP y la Subdirección - DCOP del programa.

Requirements

• Professional in Public Accounting, or sixth (VI) semester public accounting student, as minimum.
  
• Intermediate command of English
  
• Demonstrated experience with accounts payable recording, withholdings liquidation. Bank account reconciliation.
  
• Demonstrated experience in monthly payroll liquidation. Payroll news management.
  
• Demonstrated experience in liquidation and uploading of social security contributions, through PILA operators’ websites.
  
• Advanced skills with Windows Office suite.
  
• Reports to control and surveillance entities, such as DIAN, SHD and Superintendencies
  
• Knowledge in accounting and payroll software. (Preferable knowledge in World Office).

If you are interested in this position, it is mandatory that you upload your labor certificates and proof of education in the Attachment Information. Only candidates who have attached these documents will be reviewed.

No telephone inquiries, please.Finalists will be contacted. Only applicants who include the required application components will be considered.

Panagora Group is an equal opportunity employer and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state, or local laws.

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  Note: Panagora does not offer visa sponsorship at this time.

• Profesional en Contaduría Pública, o estudiante de contaduría pública de séptimo (VII) semestre, en adelante.
  
• Dominio intermedio del idioma inglés.
  
• Experiencia demostrable en causación de cuentas por pagar y liquidación de retenciones de impuestos. Conciliaciones bancarias.
  
• Experiencia demostrable en liquidación mensual de nómina. Manejo de novedades de nómina.
  
• Experiencia demostrable en liquidación y cargue de aportes de seguridad social a través de portales web de operadores de liquidación de aportes a seguridad social PILA.
  
• Habilidades avanzadas en Manejo de Office.
  
• Reportes a entidades de control y vigilancia, como DIAN, SHD, y Superintendencias.
  
• Conocimiento en programas contables y de nómina. ( Preferible conocimientos de World Office).

Si está interesado en este puesto, es obligatorio que suban sus certificados laborales y certificados de educación directo en la solicitud al final en la parte “Attachment Information/ Información de adjuntos”. Solo se revisarán los candidatos que hayan adjuntado estos documentos.

Sin consultas telefónicas, por favor. Se contactará con los finalistas. Solo se considerarán los solicitantes que incluyan los componentes de solicitud requeridos

Panagora Group es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y prohíbe la discriminación y el acoso de cualquier tipo sin distinción de raza, color, religión, edad, sexo, nacionalidad, estado de discapacidad, genética, estado de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otro. otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales.

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  Nota: Panagora no ofrece patrocinio de visa en este momento