Numéro du processus de sélection: 189242-6
Échelle salariale: Salaire annuel initial de 47 658 EUR brut par année, plus avantages sociaux
Type du contrat: Période indéterminée ou déterminée (Temps plein)
Détails reliés au statut: Ce poste est un poste d’ERP (employé(e) recruté(e) sur place), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur à l’ambassade du Canada aux Pays-Bas. Contrat initial à durée déterminée de 12 mois avec possibilité d’extension ou de statut indéterminé.
Fonction du poste: Administratif
Classification: LE-A2
Lieu: l'Ambassade du Canada aux Pays-Bas
Nombre de postes disponibles: 1
Date de clôture: 29 Septembre, 2024 à 23:59 UTC/GMT +1:00
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À propos de l'ambassade du Canada aux Pays-Bas
Située à La Haye, l'ambassade du Canada aux Pays-Bas joue un rôle diplomatique crucial dans la promotion des intérêts canadiens aux Pays-Bas et dans les organisations internationales basées à La Haye, tout en favorisant de solides relations bilatérales, en facilitant les possibilités de commerce et d'investissement, en fournissant des services consulaires et en promouvant la coopération dans divers domaines.
Résumé des fonctions
L'ambassade du Canada aux Pays-Bas recherche un(e) adjoint(e) chargé(e) des événements et du protocole qui travaillera en étroite collaboration avec l'ambassadeur et d'autres membres de l'ambassade afin de soutenir l'organisation et la réalisation de visites et d'événements de grande qualité. Un résumé des principales tâches est présenté ci-dessous.
Ce que vous ferez
- Soutien administratif pour les événements : Vous fournirez un soutien de haute qualité pour l'exécution des événements organisés par le Canada à l'ambassade, à la résidence officielle et dans d'autres lieux. Il s'agit notamment de travailler avec l'ambassadeur, d'autres gestionnaires de programmes et des agents pour planifier, programmer et exécuter des événements, notamment en identifiant les lieux appropriés et en planifiant l'aménagement des salles et le plan de table. Les responsabilités comprennent également la coordination du montage et du démontage, la gestion des services de sécurité, du nettoyage et de restauration. Vous préparerez également les documents qui sont nécessaires avant et après les événements, tels que rapports et lettres, veillerez à ce que tous les équipements audiovisuels soient disponibles et fonctionnent, et vous assurerez que les documents d'information et les scénarios des événements ont été préparés et fournis à l'avance et en temps voulu. En outre, vous planifierez les réunions et les rendez-vous, vous aiderez à organiser les visites préalables et vous superviserez le fonctionnement des espaces de représentation de la mission (événements). La tenue d'inventaires, de statistiques et d'archives est un élément clé de ce poste.
- Conseils et recommandations : Vous fournirez des recommandations à l'ambassadeur, aux responsables et au personnel sur les services offerts et sur l'utilisation proposée des installations événementielles ; vous fournirez des conseils aux organisateurs d'événements sur les exigences budgétaires telles que les coûts de restauration, la location de matériel, les heures supplémentaires du personnel et tout autre coût lié à l'événement ; et vous anticiperez toute difficulté logistique et/ou financière potentielle posée par certaines exigences (paiement des factures, défis potentiels en matière de remboursements, etc). Vous conseillerez périodiquement l'ambassadeur et les gestionnaires de programme sur les mesures à prendre pour améliorer la qualité et l'efficacité de la gestion globale des événements de l'organisation.
- Gestion d'événements : Vous enverrez des invitations, contrôlerez les réponses et finaliserez les listes d'invités pour les événements organisés à la chancellerie, à la résidence officielle et dans d'autres lieux, après avoir reçu les listes d'invités des gestionnaires de programme ; vous calculerez les besoins budgétaires des événements et préparerez les documents financiers correspondants, ainsi que des rapports statistiques sur l'utilisation des installations, le nombre d'invités et les coûts des événements ; suivre tous les coûts liés aux fonctions d'accueil, contribuer à la planification budgétaire des événements d'accueil, collecter et soumettre tous les reçus d'accueil pour traitement, mettre à jour les fiches de suivi budgétaire pour les dépenses et tenir des registres détaillés des coûts générés par chaque événement ; effectuer des achats, réconcilier et préparer des rapports pour les budgets opérationnels pertinents ; tenir un registre de tous les événements et autres documents de planification et préparer des rapports post-événement pour la gestion, y compris la rétroaction, les leçons apprises et les coûts finaux.
- Liaison : Vous serez en contact avec les assistants exécutifs et les gestionnaires de programme pour préparer les calendriers et aider à planifier les visites et les événements à venir ; vous serez en contact avec le personnel de la résidence officielle et la sécurité de la mission concernant le nombre d'invités attendus pour les événements officiels et fournirez la liste des invités à la sécurité. Vous serez également en contact avec les gestionnaires de programme, le personnel de la résidence officielle et avec d'autres membres du personnel de la mission et des contractants en ce qui concerne les dispositions logistiques et d'accueil.
- Services à la clientèle : Vous maintiendrez un contact étroit avec le programme responsable de l'événement, identifierez les exigences spécifiques du protocole, assurerez le suivi des dates et des lieux des événements et les communiquerez aux différents programmes, le cas échéant. Vous superviserez également la logistique des événements assignés, y compris, mais sans s'y limiter, les réceptions, les repas assis, les conférences, les réunions, les exposés, les projections de films et les points de presse. Vous vous occuperez de la location contractuelle de l'équipement demandé et budgétisé pour le soutien de l'événement. En outre, vous coordonnerez le montage et le démontage du mobilier et de l'équipement de l'événement, gérerez le nettoyage et la sécurité si nécessaire, et conseillerez le personnel concerné.
- Communications et médias sociaux : Vous développerez du contenu pour les médias sociaux pour promouvoir les événements et améliorer la présence en ligne de l'ambassade. En collaboration avec le gestionnaire de programme et les agents, vous rédigerez, rassemblerez et coordonnerez la programmation de contenus attrayants sur les plateformes de médias sociaux pertinentes. En collaboration avec le coordinateur des médias sociaux, vous surveillerez et analyserez les paramètres des médias sociaux afin de mesurer l'efficacité des campagnes et d'ajuster les stratégies si nécessaire.
- Soutien aux visites de haut niveau. Vous assisterez occasionnellement l'ambassadeur, les gestionnaires de programme et les fonctionnaires dans l'exécution de visites de haut niveau (par exemple, des hauts fonctionnaires canadiens, des ministres et d'autres dignitaires). Il peut s'agir de fournir des conseils et un soutien en matière d'itinéraires, de protocole et de logistique.
- Autres tâches : Vous participerez aux événements officiels d'hospitalité organisés par la mission, superviserez l'arrivée des invités, réglerez les problèmes de dernière minute, superviserez les éléments techniques et résoudrez les problèmes le cas échéant.
Ce que nous pouvons vous offrir
- Environnement dynamique : Travailler avec d'excellents collègues au sein d'une équipe solide où les jours se suivent et ne se ressemblent pas. Possibilité de travailler à domicile jusqu'à un jour par semaine.
- Impact mondial : Faites une réelle différence dans le monde en contribuant à faire progresser la diplomatie canadienne et la coopération entre le Canada et les Pays-Bas.
- Développement professionnel : Possibilités de développement et d'épanouissement professionnels dans un environnement d'équipe favorable.
- Avantages complets : Nous offrons un salaire annuel compétitif et un plan de pension (eindloonregeling). Un ordinateur portable et un téléphone sont fournis. Le salaire augmente chaque année, en fonction des résultats positifs.
Vous devez avoir (qualifications essentielles)

• Éducation : Diplôme d'études secondaires.
• Langue : Maîtrise (lecture, écriture, compréhension et expression orale) de l'anglais et du néerlandais.
• Expérience : Expérience significative* du travail dans un cadre professionnel, de préférence dans un contexte interculturel, avec un accent sur l'organisation d'événements.

* Expérience significative veut dire que l'on travaille dans ce domaine et que l'on assume des responsabilités qui correspondent au rôle du poste.
Les candidats seront d'abord sélectionnés sur la base des qualifications essentielles relatives à l'éducation, à la langue, aux connaissances et à l'expérience. Les candidats doivent clairement démontrer dans leur CV comment ils satisfont à chacune de ces qualifications essentielles.
Nous voulons savoir (Exigences cotées)

• Connaissances : Savez-vous comment organiser des événements de haut niveau impliquant des représentants du gouvernement et des VIP, et êtes-vous familié.e avec l'étiquette et le protocole diplomatiques ?
• La communication. Avez-vous des compétences efficaces en matière de communication écrite, de lecture et d'expression orale ?
• L'établissement de priorités. Êtes-vous capable de gérer votre temps, d'établir des priorités et de respecter les délais ?
• Le travail en réseau. Êtes-vous capable de construire et d'entretenir un réseau de contacts ?
• Convocation et organisation. Êtes-vous capable d'organiser des réunions et/ou des événements ?
• Compétences interpersonnelles et jugement. Êtes-vous capable de bien travailler avec les autres et de faire preuve de discernement ?
• Connaissance des médias sociaux. Savez-vous travailler avec les outils des médias sociaux (Facebook, X, Linked In, etc.).

Les exigences cotées relatives aux connaissances, aux aptitudes et aux compétences seront également évaluées. Les méthodes d'évaluation peuvent inclure, sans s'y limiter, un examen écrit, un entretien oral, des jeux de rôle, des tests pratiques, des références, des présentations et/ou une évaluation psychométrique.
Il serait également utile que vous ayez (Qualifications constituant un atout)

• Expérience dans le secteur public ou diplomatique. Une bonne connaissance du travail diplomatique et/ou une expérience au sein du secteur public (par exemple, les gouvernements canadien et/ou néerlandais, les partis politiques ou les organisations de défense des intérêts) serait un atout.
• Français : Maîtrise (lecture, écriture, compréhension et expression orale) du français.
• Éducation : Diplôme ou certificat en gestion d'événements, hôtellerie, relations publiques ou dans un domaine connexe.

La préférence peut être donnée aux candidats qui satisfont également aux qualifications constituant un atout.
Exigences opérationnelles

• Heures de travail. 37,5 heures par semaine, 5 jours par semaine (7,5 heures par jour) ;
• Heures supplémentaires. Il peut être demandé de faire des heures supplémentaires rémunérées à l'occasion, y compris le soir. La préférence sera donnée aux candidats qui font preuve de flexibilité dans leurs horaires de travail.
• Déplacements : Des déplacements occasionnels aux Pays-Bas peuvent être nécessaires.

Comment postuler
Êtes-vous prêt à rejoindre une équipe dynamique qui se consacre au renforcement des relations entre le Canada et les Pays-Bas ?

• Veuillez remplir le formulaire de candidature en ligne et soumettre votre C.V. de même qu’une lettre de motivation en anglais ou en français.
• N'incluez pas de données personnelles telles que l'âge, la date de naissance, l'état civil, la situation familiale ou une photo dans votre formulaire de candidature ou dans votre CV. N'indiquez que les informations pertinentes pour le poste à pourvoir, telles qu'elles sont demandées dans l'offre d'emploi.
• Les candidats qui ne parviennent pas à soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques peuvent nous contacter directement à l'adresse LES-E-Recruitment-LDN@international.gc.ca avant la date de clôture.

Détails et informations complémentaires
Zone de sélection/éligibilité
Ce poste est ouvert aux candidats qui résident actuellement aux Pays-Bas, qui possèdent des documents en cours de validité leur permettant de travailler aux Pays-Bas sans restriction, qui satisfont à toutes les exigences essentielles énoncées et dont les candidatures ont été reçues avant la date de clôture.
Les candidats doivent être autorisés à travailler légalement aux Pays-Bas. Veuillez noter que l'ambassade du Canada ne sponsorise pas directement ou indirectement les permis de travail.
Le gouvernement du Canada est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et accueille favorablement les candidatures de divers groupes de la communauté. Afin d'obtenir une main-d'œuvre représentative, la sélection peut se faire en priorité sur la base de candidats qualifiés se déclarant membres d'un ou de plusieurs des groupes suivants : autochtones, personnes handicapées et minorités visibles. Les candidats seront considérés sur la base de leur mérite.
Valeurs et éthique

• Certains aménagements peuvent être apportés pour tenir compte des handicaps physiques et cognitifs. Le gouvernement du Canada est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et accueille favorablement les candidatures de divers groupes de la communauté.
• Toutes les activités des employés du gouvernement du Canada sont régies par le Code de valeurs et d'éthique du gouvernement du Canada.
• Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu'à encourager et à soutenir les employés pour qu'ils apprennent et développent leurs aptitudes et leurs compétences.

Conditions d'emploi

• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats doivent fournir une adresse locale aux Pays-Bas comme preuve de résidence, qui figurera sur la lettre d'offre ;
• Toute offre d'emploi est subordonnée à la réception de références satisfaisantes et à la capacité d'obtenir et de maintenir une cote de sécurité sur la fiabilité (y compris un casier judiciaire et une vérification de solvabilité) ;
• Les candidats doivent disposer d'une autorisation de travail valide couvrant toute la période d'emploi. Si l'emploi est à durée indéterminée, l'autorisation de travail doit être permanente ou conduire à une autorisation de travail permanente.

Remarques importantes

• Veuillez ne pas utiliser une tablette ou un téléphone portable pour soumettre votre candidature, car les navigateurs mobiles ne sont pas supportés par notre portail en ligne.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français). Les candidats ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix et d'indiquer la langue officielle qu'ils préfèrent dans leur candidature.
• La communication relative à ce processus sera envoyée par courrier électronique. Les candidats qui postulent à cette offre d'emploi doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courrier électronique, y compris les dossiers de spam.
• Des vérifications de références seront demandées pour les candidats qui parviennent au stade de l'entretien et pourront faire partie du processus de sélection.
• L'ambassade du Canada aux Pays-Bas ne rembourse pas les frais de déplacement pour se rendre aux entretiens/examens, ni les frais de réinstallation.
• Les candidats qui ont besoin d'une assistance particulière pour se présenter aux examens ou aux entretiens sont priés de nous en informer.
• Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés pour des postes à durée similaire, à durée indéterminée à temps partiel ou à temps plein à l'ambassade du Canada aux Pays-Bas qui pourraient se présenter suivant l'achèvement de ce processus de recrutement.
• Si vous avez des questions à poser à n'importe quel stade du processus de recrutement, veuillez envoyer un courriel à LES- E-Recruitment-LDN@international.gc.ca

Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : à partir de €47 658,00 par an
Lieu du poste : En présentiel