RESUMEN DE LA POSICIÓN:
HIAS busca una Analista de Administración y Logística que será responsable de ejecutar los procesos de adquisiciones y distribución en cumplimiento con las políticas y procedimientos institucionales, las normativas del donante y la legislación aplicable. Esta posición trabajará en estrecha colaboración con la coordinación nacional, brindando apoyo al proyecto implementado por HIAS PERÚ en conjunto con HI y CEDRO, financiado por PRM. Su labor será clave para asegurar un apoyo administrativo y logístico eficiente y de alta calidad que contribuya al éxito del proyecto.
FUNCIONES ESENCIALES:
Adquisiciones y Logística

• Responder a los requerimientos de abastecimiento y planificar los procesos de adquisición de bienes, servicios y consultorías necesarias para el proyecto, asegurando el cumplimiento de las políticas de adquisiciones de HIAS y las regulaciones del donante y las leyes locales.
• Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos, gestionar órdenes de compra y establecer acuerdos marco con proveedores en estrecha coordinación con el Coordinador/a y el Oficial de Logística Nacional.
• Documentar y dar seguimiento a todo el ciclo de adquisiciones, desde la solicitud inicial hasta el pago y entrega de bienes o servicios, entregando oportunamente los expedientes completos al área de Finanzas para su autorización.
• Asegurar la correcta conservación de los expedientes de adquisiciones, garantizando su disponibilidad para auditorías internas, externas o revisiones de terceros.
• Gestionar servicios de transporte, mensajería y courier, asegurando que se utilicen proveedores seleccionados y aprobados.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores de bienes y servicios de HIAS.
• Registrar y actualizar el inventario de materiales, controlando entradas y salidas.
• Organizar y mantener el inventario en el almacén de la oficina de Lima.
• Garantizar que todos los bienes, servicios y equipos se entreguen a tiempo y en las condiciones requeridas.
• Elaborar actas de entrega y recepción de bienes y materiales al personal.
• Gestionar la baja de bienes, equipos y vehículos según las normativas del donante.
• Ejecutar otras tareas asignadas por el Coordinador y el Oficial de Logística Nacional.
• Mantener convenios macros y un banco de proveedores verificados para la atención oportuna y eficiente de los requerimientos de los proyectos,
• Elaborar contratos y adendas estableciendo los términos contractuales según los lineamientos de HIAS Perú y las leyes nacionales.
• Apoyar a los solicitantes en la formulación de TDRs para servicios externos y consultorías.

Administración

• Organizar la logística de talleres, eventos y reuniones, asegurando la provisión oportuna de los materiales necesarios.
• Manejar y rendir la caja chica de acuerdo con las políticas institucionales.
• Elaboración de reportes para pago de servicios fijos de combustible, movilidad y líneas celulares, en estrecha coordinación con el Oficial de Logística Nacional.
• Brindar apoyo en el seguimiento presupuestal del proyecto.
• Asistir en la gestión de reservas de hoteles, transporte terrestre y boletos aéreos nacionales (BCD) e internacionales, así como en la elaboración del expediente de pago correspondiente, para visitas de personal o requerimientos eventuales.
• Participar en la planificación estratégica y operativa del proyecto, contribuyendo al logro de los objetivos programáticos.
• Coordinar la adquisición de bienes y servicios a nivel de Consorcio HIAS, HI y Cedro.
• Ejecutar otras tareas asignadas por el Coordinador de Proyecto y Gerencia de Administración y Finanzas.

CUALIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS:

• Educación: Bachiller o titulado en Administración o áreas afines equivalentes.

• Experiencia: 02 años de experiencia relevante en posiciones o responsabilidades vinculadas a procesos de compra, administrativos y logísticos. Preferiblemente en organizaciones no gubernamentales.

Habilidades y Conocimientos
Indispensable:

• Manejo del programa MS Office (Excel, Word, Power Point).
• Conocimientos básicos en gestión de inventarios y control de almacenes.
• Experiencia en logística de eventos y gestión de proveedores.
• Manejo de herramientas de gestión documental y elaboración de reportes.
• Disponibilidad para viajar a las áreas de intervención del proyecto.

Deseable:

• Inglés intermedio (Deseable).
• Conocimiento en normativas y procedimientos de adquisiciones en proyectos financiados por donantes internacionales. (Deseable)
• Conocimientos en el uso de sistemas ERP, preferiblemente Netsuite (nivel intermedio deseable).

Habilidades y Competencias:

• Orientación de servicio
• Ética y valores
• Orientación de servicio
• Trabajo en equipo
• Orientación a resultados
• Comunicación asertiva
• Adaptabilidad y flexibilidad
• Trabajo bajo presión

Postular por medio de este enlace https://hias.org/who/careers/
PROCESO DE SELECCIÓN:
HIAS está comprometida con un proceso de selección justo y respetuoso, y hace su mejor esfuerzo para responder a cada candidato/a. Priorizamos la comunicación y transparencia con todos/as los/as candidatos/as, incluso aquellos que no avanzar en el proceso. A continuación, se describe un resumen del proceso de selección:
Paso 1: Presentar/enviar su aplicación
Paso 2: Conversación telefónica inicial con un/a reclutador/a
Paso 3: Aplicación de Prueba Técnica, caso práctico, o prueba psicolaboral
Step 4: Entrevista con el líder del proceso (virtual o presencial)
Step 4: Entrevista con un panel de empleados/as de HIAS (virtual o presencial)
Step 5: Comprobación de referencias
Step 6: Oferta laboral
Step 7: Empieza tu viaje profesional con HIAS
Nota: Algunos de nuestros procesos de selección y contratación pueden variar de acuerdo con su naturaleza o tipología, y no todos los/as candidatos/as avanzarán a cada paso.
El proceso de selección solo queda cerrado con la selección e incorporación de un candidato, y solo tras lo cual se enviará una comunicación a aquellas personas que hayan sido contactados para iniciar el proceso de selección con HIAS.
ACERCA DE NOSOTROS:
HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos. Buscamos empleados de diversos orígenes y experiencias de vida para unirse a nuestros equipos. Se alienta a postularse a personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de desplazamiento forzado o inmigración. Estamos comprometidos a construir una fuerza laboral diversa que refleje nuestra visión, misión y valores.
VISIÓN:
HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades.
MISIÓN:
Basándose en nuestros valores e historia, HIAS brinda servicios vitales a personas refugiadas y solicitantes del estatus de refugiado en todo el mundo, y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.
VALORES:
Welcome • Acogimiento • Hospitalité
Acogemos al extranjero
Justice • Justicia • Justice
Perseguimos la Justicia
Empathy • Empatía • Empathie
Abordamos a nuestros participantes con empatía
Partnership • Compañerismo • Coopération
Creemos en cambiar el mundo a través de la asociación
Courage • Coraje • Courage
Actuamos con coraje para construir un mundo mejor
Resilience • Resiliencia • Résilience
Nos adaptamos y sobreponemos, demostrando continuamente nuestra resiliencia
DIVERSIDAD:
HIAS está comprometida con un lugar de trabajo diverso e inclusivo. Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, todas las personas calificadas que apliquen serán consideradas para el empleo sin distinción de origen étnico, credo religioso, edad, sexo, género, orientación sexual, discapacidades, condición médica, estado civil u orientación política.
SALVAGUARDA:
HIAS está comprometida con la protección de niños y niñas, de las personas adultas vulnerables y cualquier otra persona de cualquier daño causado directa o indirectamente por su contacto con HIAS. No toleraremos la explotación sexual, el abuso o cualquier forma de abuso o negligencia infantil por parte de nuestro personal o personal asociado. Se espera todo/a candidato/a al que se le ofrezca un trabajo en HIAS, firme y se adhiera al Código de Conducta y a las Políticas de Salvaguarda de HIAS. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a referencias satisfactorias y controles de selección adecuados.