Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Är du en nyfiken administratör som letar efter nya utmaningar? Har du god systemvana och trivs i ett arbete med många kontaktytor i en koordinerande roll tror vi denna roll passar dig bra. I rollen som administratör har du en utåtriktad roll där huvuduppgiften är att ge stöd och service till institutions medarbetare.

Din roll

Som administratör kommer du ansvara för avdelningsadministration i nära samarbete med forskare, forskningspersonal och lärare samt vara institutionsadministratör för utbildnings- och forskningsadministration.
I samarbete med forskare, lärare och avdelningschef sköter du administrationen kring interna möten, konferenser, fristående kurser och annan utbildning. Vidare är du behjälplig vid disputationer, beställningar av resor och registrering av utlägg. Du kommer att fungera som ett nav på avdelningen dit anställda, anknutna och institutionens centrala funktioner vänder sig i olika ärenden.
Du kommer även att sköta enklare personal- och ekonomiärenden som till exempel anknytningar, reseräkningar, utlägg, fakturahantering och lönekontering.
Tjänsten ligger organisatoriskt inom Karolinska institutet men då flera medarbetarna är verksamma både inom Karolinska Institutet och Karolinska universitetssjukhuset behöver du som person vara flexibel och uppskatta en ombytlig vardag.
Tjänsten är en tillsvidareanställning med omfattning 80-100% utifrån sökandes önskemål. Arbetet kommer utföras till största del på plats, men med möjlighet till arbete på distans om verksamheten tillåter.

Vem är du?

Vi söker dig som tycker om att ge service och att ha mycket kontakt med människor i ditt arbete. Du har egenskaper som noggrannhet, god kommunikations- och samarbetsförmåga, samt ett lösningsorienterat förhållningssätt. Då du dagligen kommer att ställas inför frågor av skiftande karaktär krävs det att du har ett sinne för struktur och ordning, är van att ta egna initiativ, är flexibel och har lätt att ställa om mellan olika arbetsuppgifter. Det är viktigt att du trivs med ett arbete som både kräver en förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter parallellt och i flera olika system.
De internationella kontakterna är många och därför bör du ha lätt för att uttrycka dig både på engelska och svenska i tal och skrift. Du har stor datorvana och goda kunskaper i Microsoft Word, Excel, Powerpoint etc. Vidare behövs en god prioriteringsförmåga och att du arbetar strukturerat med en positiv inställning. De personliga kvalifikationerna är mycket viktiga och vi sätter högt värde på social kompetens, samarbetsförmåga och servicevilja. I arbetet som administratör behövs mycket god förmåga att självständigt organisera och prioritera arbetet.
Krav:

• flexibilitet
• tidigare erfarenhet av administrativt arbete
• god systemvana
• dokumenterad erfarenhet av service
• god svenska och engelska både i skrift och tal

Meriterande:

• eftergymnasial utbildning inom administration

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.
Placering: Solna
Läs mer om institutionen för kvinnors och barns hälsa här

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan.
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.
Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss

Anställningsform: tillsvidareanställning | Anställningens omfattning: heltid | Antal lediga befattningar: 1 | Sysselsättningsgrad: 80-100% | Ort: Stockholm | Län: Stockholms län | Land: Sweden | Referensnummer: STÖD 2-3591/2024 | Kontakt: Johanna Ahlström, HR-Partner 08-52482397, Sandra Brogårde, Administrativ chef 08-52480000, | Publicerat: 2024-09-20 | Sista ansökningsdag: 2024-10-04