Asistente de Administración y Logística (Los Chiles)

Resumen de la posición:
La Oficina de HIAS en Costa Rica busca un(a) profesional interesado(a) en la posición de Asistente de Operaciones para la oficina de terreno de HIAS en Los Chiles quien es responsable de contribuir a garantizar los procesos logísticos para asegurar la implementación de los proyectos en curso, de acuerdo con requerimientos de HIAS y/o Donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales.
El o La profesional que ocupe el puesto será el punto de contacto de HIAS en Los Chiles, principalmente para los siguientes temas: (1) procesos de compra de bienes y servicios para el cuidado de la oficina e implementación de actividades; (2) Administración de los activos e insumos de HIAS bajo el principio de ética y la debida diligencia de cuidado; (3) procesos de instalación y/o movilización de sitios de trabajo de HIAS en Los Chiles ; (4) interacción con proveedores en la zona cumpliendo los lineamientos de compras y servicios.

Funciones esenciales:
Bajo la supervisión de la Dirección y/o el Especialista de Operaciones a continuación, la principales funciones de la posición:

• Asiste en el control y custodia de los activos (laptops, celulares, equipo de oficina, etc) de HIAS en la oficina. En este sentido, todos los activos de la organización deberán estar debidamente identificados y actualizados en una base de datos;
• Asiste en el control y custodia de los insumos y artículos (kits de higiene, aseo entre otros) para otorgar a las personas a las que servimos;
• Diligencia actas de entrega para documentar todo insumo o artículo que ingrese o sea retirado de la oficina. Así como con el recibo de materiales o productos de parte de los proveedores cuando el área de logística lo indique y sea necesario.
• Realiza las compras de bienes y servicios para la continuidad e implementación de los programas de HIAS en la frontera norte en estricto cumplimiento de la política y procedimientos de HIAS;
• Es el principal punto de contacto para la realización de reservas de hoteles en Frontera Norte para el hospedaje del staff de San José u otros sitios de HIAS en Costa Rica;
• Responsable del cuidado general de la oficina respecto a su orden, seguridad y mantenimiento asegurando que los proveedores cumplan con sus servicios de limpieza o cualquier acción para el ornato de la oficina;
• Gestiona la caja chica en la oficina para gastos no programados y de poco monto;
• En la eventualidad de un vehículo, apoya con el traslado de integrantes del equipo dentro de la zona de Los Chiles y hasta Upala siguiendo la legislación de Tránsito.
• Apoya con diligencias según necesidades logísticas de oficina y de sus misiones
• Reporta cualquier incidente o accidente con inmediatez, diligenciando los reportes necesarios.
• Respetar las reglas de seguridad contenidas en el protocolo de seguridad de la organización e informar de manera inmediata al Supervisor y Gerente de Operaciones, cada incidente o sensación de inseguridad.
• En general, cualquiera acción relacionada la gestión logística de la oficina en Los Chiles.

Cualificaciones y requerimientos:

• Estudios avanzados en temas relacionados a la Administración, Compras y Logística;
• Conocimiento intermedio en el uso de Microsoft Word, Excel, Outlook, One Drive, Teams y otras aplicaciones de Microsoft.
• Experiencia mínima de 1 año en cargos con funciones relacionadas a compras, administración, organización de eventos, distribución de materiales:
• Experiencia de trabajo con organizaciones no gubernamentales (Deseable).
• Mínimo 1 año de experiencia en actividades de conducción.
• Habilidades para la gestión de seguridad en el terreno.
• Conocimiento de la institucionalidad local, la geografía y el contexto de Corredores (Paso Canoas Ciudad Neily y otros)
• Alineación con los valores de la organización: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje y Resiliencia.
• Facilidad de relacionamiento interpersonal
• Capacidad organizativa
• Capacidad para resolver situaciones cotidianas.
• Capacidad para trabajar en equipo y adaptación a cambios
• Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables bajo presión
• Capacidad de innovación y adaptabilidad
• Manejo óptimo de programas Microsoft Office

DECLARACIÓN:
Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.
La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.
Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.

PROCESO DE SELECCIÓN:
Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes. Priorizamos comunicación y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso. Aquí una breve descripción del proceso actual:
Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataforma
Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónico
Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos
Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnico
Paso 5: Revisión de referencias e investigación laboral
Paso 6: Carta Oferta
Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS
Nota: Algunos de nuestros procesos pueden varias, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas:

ACERCA DE NOSOTROS:
Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society – Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.
HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.

VISION:
HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.
MISION:
Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.
VALORES:
Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)
Acogemos al extranjero
Justice • Justicia • Justice • ??? (Tzedek)
Perseguimos la Justicia
Empathy • Empatía • Empathie • ??? (Chesed)
Nos acercamos a nuestros clientes con Empatía
Partnership • Compañerismo • Coopération • ?????? (Chevruta)
Creemos en cambiar al mundo a través del Compañerismo
Courage • Coraje • Courage • ???? (Ometz)
Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor
Resilience • Resiliencia • Résilience • ??? (Ruach)
Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia

DIVERSIDAD:
HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.

SALVAGUARDA:
HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme). En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento. Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección.

Instrucciones para la aplicación:
Envíe su currículum y su expectativa salarial, a nuestro sitio web: http://www.hias.org/career-and-internship-opportunities a más tardar el 27 de octubre 2024 a las 12 md.