Contexte professionnel
L’UFCV, association à but non lucratif, développe depuis plus de 100 ans des actions visant à répondre aux enjeux sociétaux par le biais de ses activités : animation territoriale (dispositifs d’accueil de mineurs), vacances pour enfants et jeunes et vacances adaptées, BAFA/BAFD, formation professionnelle, insertion.

La délégation régionale Ile-de-France cherche un(e) assistant(e) d’activité intervenant sur la gestion des activités dans un esprit de transversalité afin de garantir la qualité et le suivi des actions que l’UFCV met en œuvre.

Il/elle travaillera de manière transversale avec les autres assistantes administratives, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.

Finalité et Enjeux du Poste

• Mettre en place une organisation et suivi administratif et financier rigoureux
• Garantir la qualité globale du service administratif à l’interne comme à l’externe

Fonctions et responsabilités
Missions de prospection, et relation avec les usagers :

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription aux activités
• Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection

Administration des ventes / inscriptions / adhésions :

• Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)
• Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

Administration des activités :

• Participer à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des dossiers d’inscription, conventions…

Secrétariat général:

• Assurer les secrétariats d'un ou de plusieurs responsables

FORMATION :

• Niveau Bac +2 type gestion administrative
• Connaître la formation dans l'animation et/ou les ACM serait un plus

COMPETENCES :

• Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, internet

EXPERIENCES :

• Expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)
• Expérience de la gestion financière et administrative : rédaction de conventions, facturation, relances clients, enregistrement des paiements

QUALITES :

• Rigueur et organisation
• Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation
• Aisance relationnelle
• Sens du travail en équipe et du Service Client