GEPSA est une entreprise française spécialisée dans la gestion des sites sensibles et la gestion des services aux entreprises. GEPSA est l'acronyme de "Gestion des Entreprises et des Services Pénitentiaires". Fondée en 1991, l'entreprise opère principalement dans le secteur de la Justice, Intérieur et Défense, en assurant la gestion déléguée de services tels que la restauration, l'entretien et maintenance, l’efficacité énergétique, la blanchisserie, la formation professionnelle et d'autres services associés dans les établissements en France.
Pour soutenir son développement, le secteur Multitechnique et Multiservice de GEPSA recherche un(e) :
Assistant/e Exploitation en CDI (F/H)
Poste basé au siège à Saint Denis (93)
Rattaché(e) au rattaché au directeur de Secteur, vous aurez comme principaux objectifs le suivi administratif du secteur.
Pour cela vos missions seront :
Suivi administratif des déclarations de sous-traitance

• Prépare et instruit des DC4 pour les 3 secteurs
• Récupère les informations des sites pour la rédaction des DC4
• Met en place et assure un suivi des DC4
• Relance les sous-traitants

Suivi des Ressources Humaines :

• Joue le rôle d’interface entre le siège et les sites concernés
• Est le/la référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, déclaration d’accident du travail, etc.)
• Suit les habilitations sécurité des salariés
• Assure la mise en œuvre du plan de formation pour les salariés du site avec les responsables d’affaires
• Constitue les dossiers du personnel
• Sait trouver la convention collectif et/ou accord collectif et fait le relais d’informations auprès des différents services

Suivi administratif financiers :

• Joue le rôle d’interface entre le siège et les sites concernés
• Est l’interface qui permet de déposer la facturation de l’activité du P5 sur Chorus (les éléments sont préparés par les équipes des responsables d’affaires)
• Met en place et assure le suivi de la facturation du P5
• Est l’interface de la facturation des parts variables des CRA avec la DAF
• Met en place et assure un suivi des révision des différents marchés

La relation client :

• Ets en relation avec les clients pour les sujets relatifs aux DC4 et à la facturation

Le secrétariat :

• Peut sur demande du Directeur Secteur Justice l’aider ponctuellement sur des sujets administratifs particuliers
• Sait utiliser un ERP (note de frais, commande, réception, etc.)
• Peut être sollicité pour mettre à jour les différents documents du secteur (trombinoscope, affichage obligatoire, organigramme, etc.)
• Gère les différents documents et archivage

La qualité :
Suit pointilleusement les tableaux à remplir (causerie, VPS, intérim, transport) et veille à la mise à jour de certaines documentations (ex : le plan de prévention)
Profil recherché :
Vous êtes titulaire d’un diplôme niveau Bac +2 avec un première expérience en assistanat ou gestion administrative.
La connaissance des marchés publiques et la rédaction de DC4 est un plus pour le poste.
Vous êtes organisé(e), volontaire, rigoureux(se), curieux(se) et dynamique dans votre travail.
Votre sens relationnel et votre sens du service seront des atouts indispensables pour réussir.
La maîtrise du Pack Office (Excel, Powerpoint, Word) est un indispensable pour réussir dans cette mission.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : à partir de 33 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel