Hermès est le nom d’une maison, mais c’est avant tout celui d’une famille qui, depuis bientôt deux siècles, écrit l’histoire d’une entreprise parisienne fondée sur le savoir-faire et la qualité, la tradition et l’innovation.
Harnacheur puis sellier, Hermès déploie aujourd’hui sa créativité à travers 16 métiers. Les maîtres mots sont restés les mêmes : exigence et authenticité, élégance et sobriété, fantaisie et audace.
Maison familiale indépendante qui poursuit sa tradition artisanale française, Hermès créé, fabrique et vend des objets beaux, utiles et durables. L’entreprise rassemble plus de 20 000 collaborateurs dans 50 pays et 60 filiales, tous artisans à leur manière et engagés dans le projet à long terme de la Maison.
Le poste est à pourvoir en CDI dès que possible et sera basé au Pré-Saint-Gervais.
Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !

Élément de contexte

La direction sécurité groupe a pour missions d’élaborer la politique de sécurité, d’en auditer la mise en œuvre et d’accompagner les projets et les événements de l’ensemble des entités.
La création de ce poste au sein de la direction de la sécurité groupe vise à soutenir la direction et les équipes opérationnelles dans l’ensemble de leurs tâches de gestion du quotidien (administratif, RH, budget), pour garantir une organisation efficiente.

Principales missions

L'assistant(e) de direction est au cœur du système de communication, d'organisation et de décision de la direction sécurité groupe. Il/elle assiste la direction et se voit confier des missions qui confortent ce rôle central. Il/elle est en capacité d'analyser une situation, d'établir un diagnostic et de proposer une solution. Il/elle contribue à la réduction et à la simplification des tâches administratives aujourd’hui assurées par les équipes pour que celles-ci puissent se recentrer sur leur cœur de métier.
Intégré(e) au sein notre Direction Sécurité Groupe, vos principales missions seront les suivantes :

1.Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions

• Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction
• Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion
• Optimiser les processus administratifs
• Communiquer par écrit, en français et en anglais
• Assurer l'interface orale entre la direction et ses interlocuteurs, en français et en anglais
• Contribuer à la préparation des différents comités sécurité
• Rédiger les comptes-rendus des réunions hebdomadaires

2.Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information au sein de la direction

• Administrer un espace partagé de gestion documentaire, en collaboration avec les différents métiers et équipes, pour faciliter le travail collaboratif et le partage d'informations
• Participer à la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information (points de situation)
• Organiser la conservation, le classement et la traçabilité de l'information
• Contribuer à la protection de l’information
• Gérer la documentation relative aux audits de sécurité, suivi des incidents et plans d’action
• Centraliser les informations pour communiquer les directives des managers aux équipes de sécurité

3.Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques

• Participer à la coordination et au suivi d'un projet
• Organiser un événement interne
• Mettre en œuvre des actions de communication dans les codes de la Maison
• Contribuer à la gestion des ressources humaines (suivi des postes restant à combler, anticipation des départs à la retraite, gestion des processus arrivée et départ, vie et cohésion de l’équipe, suivi des dossiers administratifs des agents et des recyclages réglementaires, suivi des heures supplémentaires, etc.)

4.Soutien des équipes

• Effectuer les commandes et achats, tels que les uniformes, les tickets restaurant, la carte pressing, les consommables et fournitures, les équipements, etc.
• Organiser les relations avec les prestataires pour suivre la contractualisation et les missions en sous-traitance (renouvellement, vérification de la conformité, obligations contractuelles)
• Optimiser les process administratifs : proposition et mise en place d’outils de gestion pour automatiser certaines tâches administratives récurrentes (suivi des plannings, gestion des absences)
• Assurer le suivi de la facturation des prestataires.
• Apporter un appui au reporting budgétaire, en aidant à la collecte et à l'analyse des données financières
• Contribuer à l'harmonisation des processus en proposant des améliorations et en favorisant l'adoption de bonnes pratiques.
• Assister les différentes parties prenantes de la direction dans la formalisation des présentations et des doctrines, en apportant un regard critique et des solutions créatives
• Contribuer à l'amélioration du quotidien des équipes en identifiant les besoins et en proposant des initiatives innovantes et en encourageant l’expérimentation
• Animer le collectif en organisant des réunions et des événements pour favoriser la collaboration et l'échange d'idées au sein de l'équipe

Profil du candidat

• Formation : Bac+2 minimum dans le domaine du secrétariat en tant qu’assistant(e) de direction ou formation équivalente
• Expérience : minimum 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) dans un environnement similaire (70 collaborateurs agents de sécurité et cadres)

Compétences requises

• Excellente organisation, sens des priorités et de l’anticipation
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Autonomie
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Excellentes compétences en communication
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Teams, Share Point, Power Bi)
• Capacité à s'adapter à des environnements changeants
• Orienté vers les résultats