Mitarbeiter:in Empfang (m/w/d) in Jena

Am Leibniz-Institut für Photonische Technologien (Leibniz-IPHT) ist in der Kaufmännischen Abteilung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Mitarbeiter:in Empfang (m/w/d)

vorzugsweise in Vollzeit (100%) zu besetzen.
Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet. Eine Entfristung wird bei Eignung angestrebt.
Das Leibniz-IPHT ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung, die eng mit der Friedrich-Schiller-Universität Jena zusammenarbeitet. Das Leibniz-IPHT erforscht und entwickelt Lösungen mit Licht für Gesundheit und Medizin, für Umwelt, Energie und Sicherheit. Es verfolgt die Vision, medizinische Diagnosen schneller und genauer zu machen, neue Therapien zu entwickeln und die Überwachung von Lebensmitteln und Umwelt zu verbessern. Außerdem leistet es wichtige Beiträge zur Weiterentwicklung der Sicherheitstechnik. Diese Vision lässt sich kurz und knapp durch den Slogan „Photonics for Life“ zusammenfassen.
Als Empfangsmitarbeiter:in repräsentieren Sie als zentrale Servicestelle unser Leibniz-Institut. Sie erteilen Auskünfte und sind erste/r Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen, Besucher:innen und Gäste. Durch Ihre freundliche Begrüßung und hilfsbereite Art schaffen Sie sofort eine angenehme Atmosphäre und tragen zu einer positiven Wahrnehmung unseres Instituts sowohl bei den Mitarbeitenden als auch der Öffentlichkeit bei.

Ihr Aufgabenfeld umfasst:

• Begrüßung und Empfang von Besucher:innen und Gästen
• Zentrale Anlaufstelle für Anliegen der Mitarbeiter:innen und Gäste
• Betreuung der Telefon- und Postzentrale
• Durchführung des Warenannahmeprozesses sowie Paketversand
• Administrative Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen der Verwaltung
• Unterstützung bei der Betreuung und Organisation der jährlichen Gremiensitzungen, Konferenzen und Workshops
• Verwaltung der Cafeteria, inkl. Versorgung hausinterner Veranstaltungen und Meetings
• Reservierung von Besprechungsräumen
• Koordination der Dienstwagenflotte und Gästeparkplätze
• Schlüsselverwaltung sowie Verwaltung der Handkasse (z. B. Parkplatzgebühren)
• Betreuung und Pflege der Instituts-Kaffeemaschine sowie des Wasserautomaten
• Zentrale Ausgabe von Verbrauchsmaterial (bspw. Kopierpapier, Pflegzubehör etc.)

Ihre Qualifikation:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

Gewünschte Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Sicherer Umgang mit MS-Office (insbesondere Word, Excel, Power Point)
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
• Organisationstalent sowie strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Gepflegtes und freundliches Auftreten
• Teamfähigkeit, hohe Motivation und Einsatzbereitschaft
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen – von der Annahme der Anrufe über die Begrüßung von Besuchern bis hin zur Bearbeitung administrativer Aufgaben
• Idealerweise bereits Erfahrung im Empfangsbereich einer Wissenschaftseinrichtung oder Hochschule

Wir bieten:

• Eine offene Willkommenskultur sowie integratives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Das Leibniz-IPHT befindet sich auf dem Beutenberg-Campus in Jena und beherbergt mehr als 400 Mitarbeiter:innen aus der ganzen Welt, die an der Schnittstelle von Physik, Biochemie, Technologie, Datenwissenschaften und Medizin arbeiten, um die photonischen Technologien von morgen zu entwickeln.
• Flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub/Jahr, Jahressonderzahlung, Brückentage u. v. m.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit Unterstützungsangeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. Eltern-Kind-Zimmer, Campus-Kindergartenplätze, Beratung zu familiären Pflegesituationen durch geschulte Pflegelots:innen u. v. m.).
• Jena – Stadt der Wissenschaft: Eine junge Stadt mit einer lebendigen lokalen Kulturagenda!

Vergütung:

• Die Vergütung erfolgt entsprechend dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) und Ihrer Qualifikation und Erfahrung.

Über uns:

Wir sind ein modernes, international ausgerichtetes Forschungsinstitut. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist eines unserer zentralen Anliegen. Wir wertschätzen Diversität und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Sind Frauen im Bereich der ausgeschriebenen Stelle unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Eignung bei der Einstellung bevorzugt berücksichtigt.

Weitergehende Informationen:

Bei Rückfragen wenden sich Interessierte bitte an Dr. Karina Weber; E-Mail: karina.weber@leibniz-ipht.de.

Bewerbung:

Bewerben Sie sich ganz einfach über unser Jobportal (https://www.leibniz-ipht.de/de/institut/karriere/stellenportal) oder senden Sie Ihre Bewerbung bis zum 15.11.2024, vorzugsweise in einer pdf-Datei, unter Angabe der Kennziffer 1320 an das:
Leibniz-Institut für Photonische Technologien Jena e.V.
Personalabteilung
Albert-Einstein-Straße 9, 07745 Jena, Germany
E-Mail: Personal_Abtl@leibniz-ipht.de

Kennziffer: 1320