Job Description Summary

Role Summary / Purpose:

In GE Grid Solutions stiamo elettrizzando il mondo con tecnologie di rete avanzate. In qualità di leader nel settore dell'energia, il nostro obiettivo è accelerare la transizione verso una rete più efficiente dal punto di vista energetico per soddisfare appieno le esigenze di domani. Con un'attenzione particolare alla crescita e alla sostenibilità, GE Grid Solutions svolge un ruolo fondamentale nell'integrazione delle energie rinnovabili nella rete per raggiungere la neutralità delle emissioni di carbonio. In Grid Solutions aiutiamo a consentire la transizione verso una rete più verde e più affidabile. GE Grid Solutions dispone del portafoglio di prodotti e soluzioni più avanzato e completo nel settore energetico.
Questo è un ruolo di gestione degli ordini per garantire un servizio di post-vendita e ricambistica relative ai prodotti forniti. Fare parte della pianificazione delle attività gestite dal team di riferimento. Collaborare con team Qualità, Sourcing, Ingegneria, Logistica e altro per aiutare a finalizzare le attività in corso. Include l'interazione quotidiana con il cliente e le richieste o necessità specifiche. La standardizzazione e la semplificazione dei processi chiave saranno fondamentali per il successo.

At GE Grid Solutions, we are electrifying the world with advanced grid technologies. As a leader in the energy sector, our goal is to accelerate the transition to a more energy-efficient grid to fully meet the needs of tomorrow. With a focus on growth and sustainability, GE Grid Solutions plays a key role in integrating renewable energy into the grid to achieve carbon neutrality. At Grid Solutions we help enable the transition to a greener and more reliable grid. GE Grid Solutions has the most advanced and comprehensive portfolio of products and solutions in the energy industry.
This is an order management role, in order to guarantee an after-sales and spare parts service related to the products supplied. Be part of the planning of activities managed by the reference team. Liaise with Quality, Sourcing, Engineering, Logistics and more teams to help finalize ongoing activities. Includes day-to-day customer interaction and specific requests or needs. Standardization and streamlining of key processes will be key to success.

Job Description

Job Posting Title :
Document Management Specialist – addetto/a gestione ordini di ricambi ( Stage)


Job and Role Summary / Purpose:
Gestione ordini ricambistica e fatture prodotti
Stage della durata di 6 mesi


Role Summary / Purpose:
In GE Grid Solutions stiamo elettrizzando il mondo con tecnologie di rete avanzate. In qualità di leader nel settore dell'energia, il nostro obiettivo è accelerare la transizione verso una rete più efficiente dal punto di vista energetico per soddisfare appieno le esigenze di domani. Con un'attenzione particolare alla crescita e alla sostenibilità, GE Grid Solutions svolge un ruolo fondamentale nell'integrazione delle energie rinnovabili nella rete per raggiungere la neutralità delle emissioni di carbonio. In Grid Solutions aiutiamo a consentire la transizione verso una rete più verde e più affidabile. GE Grid Solutions dispone del portafoglio di prodotti e soluzioni più avanzato e completo nel settore energetico.
Questo è un ruolo di gestione degli ordini per garantire un servizio di post-vendita e ricambistica relative ai prodotti forniti. Fare parte della pianificazione delle attività gestite dal team di riferimento. Collaborare con team Qualità, Sourcing, Ingegneria, Logistica e altro per aiutare a finalizzare le attività in corso. Include l'interazione quotidiana con il cliente e le richieste o necessità specifiche. La standardizzazione e la semplificazione dei processi chiave saranno fondamentali per il successo.


Essential Responsibilities:

• Ottima padronanza dell'inglese (apprezzata la conoscenza anche di altre lingue)
• Fluente in Italiano
• Studente o laureando /a laurea triennale/ magistrale : economia o affini, o conoscenze o esperienze equivalenti
• Richiesta creazione nuovo cliente nel gestionale SAP se necessario
• Inserimento accurato degli ordini nel software di gestione degli ordini SAP
• Creazione cartella in rete per archiviazione documentazione relativa all’ordine
• Salvataggio nei tool aziendali dei documenti
• Perfezionamento contratti Enel/Terna
• Invio conferma ordine al cliente
• Emissione di fattura di anticipo se previsto contrattualmente
• Avanzamento BOM (bill of material) in SAP+PEGASO
• Comunicazione apertura ordine e avanzamento via mail ai reparti che devono avviare acquisto materiali e produzione
• Corrispondenza con il cliente
• Preparazione packing list e marcatura
• Organizzazione spedizione ( cliente e spedizionieri)
• preparazione documenti di spedizione (fattura + certificato origine + dichiarazione libera esportazione….)
• corrispondenza con fornitori isolatori nel caso di spedizione diretta
• richiesta emissione DDT a logistica
• invio spot firmato a spedizionieri
• comunicazione a cliente di spedizione avvenuta con relativi dettagli.
• immissione in PEGASO dei dati fattura (costi trasporto + eventuale cut-off)
• invio fattura ai clienti in originale o inserimento nei relativi portali / gestionali
• Comunicare con altri reparti come supporto tecnico, acquisti, logistica, produzione, commerciale, project manager, ecc.,
• capacità di apprendere rapidamente, attenzione ai dettagli
• capacità di lavorare con spirito collaborativo in un team
• impegno a scoprire soluzioni per migliorare il servizio
• Se contratto in Italia: permesso di lavoro UE

Job and Role Summary / Purpose:
Spare parts order management and product invoicing
6 month internship

Role Summary / Purpose:
At GE Grid Solutions, we are electrifying the world with advanced grid technologies. As a leader in the energy sector, our goal is to accelerate the transition to a more energy-efficient grid to fully meet the needs of tomorrow. With a focus on growth and sustainability, GE Grid Solutions plays a key role in integrating renewable energy into the grid to achieve carbon neutrality. At Grid Solutions we help enable the transition to a greener and more reliable grid. GE Grid Solutions has the most advanced and comprehensive portfolio of products and solutions in the energy industry.
This is an order management role, in order to guarantee an after-sales and spare parts service related to the products supplied. Be part of the planning of activities managed by the reference team. Liaise with Quality, Sourcing, Engineering, Logistics and more teams to help finalize ongoing activities. Includes day-to-day customer interaction and specific requests or needs. Standardization and streamlining of key processes will be key to success.

Essential Responsibilities:

• Excellent command of English (knowledge of other languages is appreciated)
• Fluent in Italian
• Student or undergraduate / Bachelor's degree / Master's degree: economics or similar, or equivalent knowledge or experience
• Request for the creation of a new customer in the SAP management system if necessary
• Accurate entry of orders in the SAP order management software
• Creation of a network folder for archiving documentation relating to the order
• Saving of documents in company tools
• Performance of Enel / Terna contracts
• Sending order confirmation to the customer
• Issuing an advance invoice if contractually required
• Progress of BOM (bill of material) in SAP + PEGASO
• Communication of order opening and progress via email to the departments that need to start purchasing materials and production
• Correspondence with the customer
• Preparation of packing list and marking
• Organization of shipping (customer and freight forwarders)
• Preparation of shipping documents (invoice + certificate of origin + free export declaration...)
• Correspondence with insulators suppliers in the case of shipping direct
• Request for DDT issue to logistics
• Send signed spot to forwarders
• Communication to customer of shipment occurred with relative details.
• Entering invoice data into PEGASO (transport costs + possible cut-off)
• Sending invoice to customers in original or entering into the relative portals / management systems
• Communicating with other departments such as technical support, purchasing, logistics, production, sales, project manager, etc.,
• Ability to learn quickly, attention to detail
• Ability to work with a collaborative spirit in a team
• Commitment to discover solutions to improve the service
• If contracted in Italy: EU work permit

Additional Information