RESUMEN DE LA POSICIÓN:
Asegura el cumplimiento de los procesos administrativos y logísticos de HIAS Perú según las necesidades que se requieran para garantizar el funcionamiento adecuado de sus operaciones a nivel nacional. El Oficial de Logística y Administración estará a cargo de los procesos administrativos, de adquisiciones, abastecimiento de bienes y servicios, instalación, implementación y logística de las oficinas de HIAS a nivel nacional, así como del adecuado control de bienes e inventarios de estos.
FUNCIONES ESENCIALES:
Planificación y Presupuestos

• Participar en la elaboración de propuestas a los donantes proveyendo información en los costos de los bienes y servicios requeridos a nivel programático y desarrollando el presupuesto administrativo de las propuestas de acuerdo con los requerimientos del donantes y análisis de costos de la oficina.
• Elabora planes de compras en coordinación con líderes de proyectos y Dirección de programas.
• Elaborar y responder reportes solicitados por parte de la sede y donantes.

• Planificar, organizar e implementar aspectos presupuestarios en forma conjunta con los Budget Holders de los proyectos de HIAS Perú.
• Planificar y organizar las compras/adquisiciones de materiales, servicios e insumos y equipos en coordinación con los Budget Holders de los proyectos.
• Participar y dar soporte en la elaboración del plan de adquisiciones y mantenimiento anual en coordinación con las distintas áreas de la organización, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal.
• Asegurar procesos ágiles y transparentes en el abastecimiento, de acuerdo con las políticas vigentes y regulaciones del donante.
• Monitorear y evaluar que las operaciones logísticas, identificando áreas de mejora.
• Participa de la elaboración de los procesos, lineamientos, procedimientos de adquisiciones, administración, inventarios entre otros.
• Asegura procesos de selección de proveedores transparentes y según políticas de HIAS Perú.

Adquisición y abastecimiento de bienes y servicios

• Mantener convenios marco y un banco de proveedores verificados para la atención oportuna y eficiente de los requerimientos de los proyectos.
• Ejecutar el proceso de adquisiciones de equipos, materiales, servicios e insumos de acuerdo con las regulaciones de los donantes, a las políticas internas y las regulaciones del gobierno.
• Elaborar contratos y adendas con proveedores de servicios y otros, estableciendo los términos contractuales según los lineamientos de HIAS Perú y las leyes nacionales.
• Apoyar a los solicitantes en la formulación de TDRs para servicios externos y consultorías asegurando la viabilidad y coordinar con el área de RRHH acerca de la aplicabilidad de proveedores cuando corresponda.
• Asegurar la trazabilidad, transparencia, competitividad y oportunidad de los procesos de compras y adquisiciones.
• Asegurar el correcto y completo envío de documentación de los expedientes de pagos a remitir al área responsable de pagos.
• Coordinar la capacitación pertinente de proveedores o externos con salvaguarda, RRHH, y otras áreas.

Inventarios y control de bienes y vehículos

• Realizar y mantener actualizado el inventario de bienes y equipos de HIAS Perú a nivel de oficina central y regiones.
• Gestionar y supervisar los procesos de recepción, almacenamiento y distribución de materiales, suministros y servicios.
• Controlar el movimiento interno de bienes, equipos y vehículos.
• Actualizar y administrar las pólizas de seguros de activos y patrimoniales.
• Documentar la baja de bienes, equipos y vehículos de acuerdo con las reglas de cada donante.
• Coordina con la Gerencia de administración y finanzas, y BH’s de los proyectos de HIAS PERÚ, el proceso de donación y/o devolución de bienes adquiridos en la implementación de los proyectos, antes del cierre de este.

Implementación y mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y equipos

• Responsable de la implementación de locales, documentando la búsqueda y selección y verificando la condición legal del inmueble.
• Realiza el proceso de trámite de licencias de funcionamiento, certificado de Defensa Civil.
• Responsable de mantener actualizada la vigencia de documentación legal de locales (licencias, permisos, contrato de arrendamiento, etc.).
• Realizar y ejecutar el plan de mantenimiento de locales, mobiliario y equipos (incluye el mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos).
• Planificar y ejecutar adecuadamente el cierre de locales.
• Responsable de los procesos de búsqueda y adecuación de locales a nivel nacional según las necesidades de la organización

Otras funciones relacionadas al área.

• Responsable de presentar a la Gerencia de Administración y Finanzas los sustentos requeridos por auditorías de todos los procesos relacionados al área de Logística y Administración.
• Dar soporte, a las diferentes áreas de HIAS Perú brindando apoyo y orientación en la ejecución sus tareas y responsabilidades.
• Supervisar y prever los requerimientos de las oficinas tanto de suministros y economato con la finalidad de asegurar el abastecimiento oportuno de los almacenes de la organización.
• Participar en la elaboración de propuestas a los donantes y reportes solicitados por parte de la sede y los donantes.
• Brindar soporte logístico y administrativo a las distintas regiones donde HIAS cuenta con operaciones y a todos los proyectos de HIAS en Perú.
• Otras tareas, actividades o funciones que le sean asignadas relacionadas con su posición y que correspondan con el nivel de esta, de acuerdo a las necesidades operacionales y coyunturales de la organización, ya sean temporales o continuas.

CUALIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS:

• Educación formal:

Indispensable

• • Profesional Universitario (Título o bachiller) en ingeniería, administración o carrera afín.
  • Instrucción en planificación logística, compras, adquisiciones

Deseable

• • Diplomado o especialización en logística, administración o similar, en el marco de ONG’s.
• Experiencia
  • Mínimo indispensable de 03 años de experiencia relevante en posiciones o responsabilidades similares.

• Habilidades y Conocimientos

Indispensable:

• • Manejo del programa MS Office (Excel, Word, Power Point).
  • Conocimientos de los procedimientos y prácticas estándar de logística.
  • Capacidad para desarrollar planes, políticas y procedimientos logísticos.
  • Conocimiento de plazos y logro de resultados.
  • Manejo de herramientas de gestión documental y elaboración de reportes.

Deseable:

• ???????????????????????????????????Conocimientos en el uso de sistemas ERP, preferiblemente Netsuite (nivel intermedio deseable).

Competencias:

• Orientación de servicio
• ?Ética y valores
• ?Orientación de servicio
• ?Trabajo en equipo
• ?Orientación a resultados
• ?Comunicación asertiva
• ?Adaptabilidad y flexibilidad
• ?Trabajo bajo presión

Postular por medio de este enlace https://hias.org/who/careers/

PROCESO DE SELECCIÓN:
HIAS está comprometida con un proceso de selección justo y respetuoso, y hace su mejor esfuerzo para responder a cada candidato/a. Priorizamos la comunicación y transparencia con todos/as los/as candidatos/as, incluso aquellos que no avanzar en el proceso. A continuación, se describe un resumen del proceso de selección:
Paso 1: Presentar/enviar su aplicación
Paso 2: Conversación telefónica inicial con un/a reclutador/a
Paso 3: Aplicación de Prueba Técnica, caso práctico, o prueba psicolaboral
Step 4: Entrevista con el líder del proceso (virtual o presencial)
Step 4: Entrevista con un panel de empleados/as de HIAS (virtual o presencial)
Step 5: Comprobación de referencias
Step 6: Oferta laboral
Step 7: Empieza tu viaje profesional con HIAS
Nota: Algunos de nuestros procesos de selección y contratación pueden variar de acuerdo con su naturaleza o tipología, y no todos los/as candidatos/as avanzarán a cada paso.
El proceso de selección solo queda cerrado con la selección e incorporación de un candidato, y solo tras lo cual se enviará una comunicación a aquellas personas que hayan sido contactados para iniciar el proceso de selección con HIAS.
ACERCA DE NOSOTROS:
HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos. Buscamos empleados de diversos orígenes y experiencias de vida para unirse a nuestros equipos. Se alienta a postularse a personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de desplazamiento forzado o inmigración. Estamos comprometidos a construir una fuerza laboral diversa que refleje nuestra visión, misión y valores.
VISIÓN:
HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades.
MISIÓN:
Basándose en nuestros valores e historia, HIAS brinda servicios vitales a personas refugiadas y solicitantes del estatus de refugiado en todo el mundo, y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.
VALORES:
Welcome • Acogimiento • Hospitalité
Acogemos al extranjero
Justice • Justicia • Justice
Perseguimos la Justicia
Empathy • Empatía • Empathie
Abordamos a nuestros participantes con empatía
Partnership • Compañerismo • Coopération
Creemos en cambiar el mundo a través de la asociación
Courage • Coraje • Courage
Actuamos con coraje para construir un mundo mejor
Resilience • Resiliencia • Résilience
Nos adaptamos y sobreponemos, demostrando continuamente nuestra resiliencia
DIVERSIDAD:
HIAS está comprometida con un lugar de trabajo diverso e inclusivo. Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, todas las personas calificadas que apliquen serán consideradas para el empleo sin distinción de origen étnico, credo religioso, edad, sexo, género, orientación sexual, discapacidades, condición médica, estado civil u orientación política.
SALVAGUARDA:
HIAS está comprometida con la protección de niños y niñas, de las personas adultas vulnerables y cualquier otra persona de cualquier daño causado directa o indirectamente por su contacto con HIAS. No toleraremos la explotación sexual, el abuso o cualquier forma de abuso o negligencia infantil por parte de nuestro personal o personal asociado. Se espera todo/a candidato/a al que se le ofrezca un trabajo en HIAS, firme y se adhiera al Código de Conducta y a las Políticas de Salvaguarda de HIAS. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a referencias satisfactorias y controles de selección adecuados.