Ми шукаємо адміністративну асистентку/адміністративного асистента в команду відділу розвитку. Якщо ви поділяєте наші цінності та маєте бажання організовувати та координувати роботу щодо забезпечення офісу всім необхідним — ця вакансія саме для вас!

Відділ розвитку співпрацює з усіма іншими підрозділами організації, з метою забезпечення, супроводу, аналізу та вдосконалення усіх процесів.

У цій ролі головними є три напрямки: забезпечення офісу та команди усім необхідним – офісними матеріалами, послугами, та приладдям; ведення та координація документообігу організації та співпраця з контрагентами; а також асистування іншим підрозділам в різноспрямованих задачах.

Чим ви будете займатись:
забезпечення безперебійної життєдіяльності офісу (оргтехніка, канцелярія, меблі, контроль прибирання тощо);

організація внутрішньої та зовнішньої комунікації (робота з кореспонденцією та телефонними дзвінками, зустріч гостей,

забезпечення проведення нарад, адміністрування Zoom тощо);

організація і координація документообігу організації;

моніторинг і систематизація інформації, необхідної для діяльності проєктів;

допомога у веденні та своєчасному заповненні існуючих баз даних організації;

участь у зборі та аналізі інформації та підтримка команди відділу з виконанні регулярних задач;

участь у відборі підрядників і здійсненні закупівельних процесів, потрібних для підтримки життєдіяльності організації,

супровід закупівельного процесу з дотриманням тендерних процедур організації;

вирішення поточних організаційних питань, взаємодія з усіма підрозділами організації;

участь в організації та проведенні командоутворюючих та корпоративних заходів;

виконання інших доручень керівника.

Які навички вам необхідні для цієї роботи:
відмінні комунікативні навички та навички презентації (як усної, так і письмової);

навички планування, координації та вміння визначати пріоритети у роботі;

творчі підходи до вирішення викликів;

відмінні організаторські здібності;

вільне володіння українською мовою;

володіння англійською мовою (бажано не нижче рівня Upper-Intermediate);

знання Excel і Google Sheets;

відповідальність, увага до деталей та акуратність.

Сміливо подавайтеся, якщо маєте:
проактивну громадянську позицію та поділяєте цінності організації;

любов до порядку, затишку та структурованості;

зацікавленість в зростанні в рамках організації;

досвід взаємодії з представниками міжнародної спільноти буде перевагою.

Ми пропонуємо динамічну та багатогранну роботу в дружньому колективі професіоналів. На цій посаді ви зрозумієте особливості роботи всіх підрозділів організації та, за бажання, визначите напрям і сферу власного росту і розвитку в рамках організації.

А ще в нас крутезна команда, конкурентна винагорода (за результатами співбесіди), офіс біля Львівської площі й можливості компенсації навчання для вашого зростання.

Якщо вирішите приєднатися, то на вас очікує:
телефонна розмова з нашою HR > співбесіда з операційним директором > пропозиція співпраці, якщо ми підходимо один одному. Перші 2 місяці будуть випробувальним терміном.

Дедлайн подачі на вакансію: 31 жовтня 2024 року.

Щоб взяти участь в конкурсі, будь ласка, надішліть своє CV та мотиваційний лист на адресу [email protected] з темою повідомлення “Адміністративний асистент” із зазначеним бажаним рівнем заробітної плати.

Додатково:
– команда відділу розвитку — частина Transparency International Ukraine. TI Ukraine — представництво міжнародної організації Transparency International. Організація комплексно підходить до розробки та впровадження змін задля зниження рівня корупції в окремих сферах і має й інші команди, які працюють за своїми напрямками;

– команда відділу розвитку працює з усіма підрозділами організації, очолюється операційною директоркою і складається з менеджера з моніторингу та оцінки, менеджера з персоналу, менеджерів міжнародних зв’язків та фандрайзингу, перекладача та системного адміністратора;

– команда організації реалізує проєкти у співпраці з партнерами в Україні та поза її межами;

– найголовніше завдання для нас — забезпечувати безперебійне функціонування офісу та адміністративну підтримку команди.