Job Description

 إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهرية الخاصة بالمكتب.  إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير.  استقبال الطلبة وزوار المكتب والترحيب بهم.  تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وجدولة المواعيد والاعمال ومتابعة تنفيذها في الوقت المحدد.  تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمكتب.  تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال بالمكتب.  حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بالمكتب بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.  استلام وتوجيه البريد والفاكس الوارد باسم المكتب وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات.  استلام وتوجيه وارسال البريد الإلكتروني الخاص بالمكتب وفهرسة هذه الرسائل.  تحضير ومراجعة التقارير واعداد وتجميع التقارير الدورية والإحصاءات التي يحتاجها المدير لاتخاذ القرارات والتوجيه.  التحضير للاجتماعات الخاصة بالمكتب العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.  توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها مدير المكتب.  كتابة محاضر الاجتماعات والجلسات والتي يكون المدير طرفاً فيها.  متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة من مدير بالمكتب.  طلب مسؤولي الصيانة ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكاتب بالمكتب.  المساعدة والدعم في تنظيم الفعاليات والأنشطة الخاصة بالمركز وتنسيق المشاركة في الفعاليات الداخلية والخارجية الخاصة بالمركز واعداد التحضيرات اللازمة  الحفاظ على السرية والخصوصية في التعامل مع المعلومات والتصرف باحترافية في جميع المهام اليومية.  القيام بأي أعمال أخرى ذات علاقة بطبيعة العمل عند التكليف.

Minimum Qualification

 دبلوم عالي ويفضل حملة درجة البكالوريوس

Preferred Qualification

 3 سنوات كحد أعلى إجادة اللغتين عربي -انجليزي

Expected Skills

 دورات تدريبية في السكرتارية التنفيذية  دورات تدريبية في تطبيقات الحاسوب المكتبية  دورات تدريبية في مهارات الاتصال الفعال  دورات تدريبية في خدمة الجمهور  دورات تدريبية في اللغة الإنجليزية

Close Date Kindly apply before the closing date.

12/09/2024