Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

Fedasil zoekt een
Administratief assistent (M/V/X)
Voor het opvangcentrum van Alveringem
Interne & externe / werfreserve selectie
Referentienummer: 9075/032

FUNCTIE
Doel
Aan de hand van een aantal uitvoerende administratieve taken bied je ondersteuning aan je dienst om de algemene werking ervan te optimaliseren.

Context
Het opvangcentrum voor hervestigde vluchtelingen in Alveringem is een open federaal opvangcentrum en wordt beheerd door Fedasil. Het heeft een capaciteit van 133 plaatsen en er werken een 25-tal medewerkers. Het centrum richt zich tot alleenstaande mannen, vrouwen en gezinnen. De begeleiding omvat zowel materiële, psychosociale en maatschappelijke ondersteuning.
Het opvangcentrum Alveringem werd specifiek geopend voor de opvang van hervestigde vluchtelingen. De specifieke opdracht is het organiseren van de eerste fase van het opvangtraject. Tijdens deze eerste fase wordt er vooral gefocust op de sociale en/of medische noden, adaptatie en integratie en de doorstroom naar private huisvesting of opvangplaats in het opvangnetwerk.
Het centrum staat bovendien in voor de organisatie van specifieke activiteiten en opleidingen voor de hervestigde vluchtelingen, dit ter voorbereiding van hun integratietraject in België.
Voor meer informatie over hervestiging, bezoek de Fedasil website: https://www.fedasil.be/nl/hervestiging

Inhoud
Je stelt verslagen, brieven, nota’s en instructies op als ondersteuning van de dienst.
Je bereidt dossiers voor volgens de geldende richtlijnen en volgt ze verder op.
Je behandelt briefwisseling, je klasseert alle relevante documenten en zorgt dat ze eenvoudig en snel beschikbaar zijn voor verder gebruik. Je beheert gegevens in databases.
Je zorgt mee voor een correcte communicatie tussen jouw dienst en andere (interne en externe) personen en diensten, je beheert inkomende en uitgaande informatie op een gestructureerde manier. Je verwijst mensen door en stelt informatiebrochures ter beschikking.
Je beheert mee de agenda en planning, je legt afspraken vast en helpt bij de praktische organisatie van vergaderingen (accommodatie, materiaal).
Je zorgt voor een goed ontvangst van bezoekers.
Je organiseert rondleidingen voor scholen en groepen en vertegenwoordigt het centrum bij externe activiteiten.
Je voert diverse financieel-technische verrichtingen uit die noodzakelijk zijn voor een betrouwbare en accurate boekhouding.
Je ziet mee toe op de juiste toepassing van procedures, richtlijnen en wetgeving inzake overheidsopdrachten.
Je helpt bij de opvolging van financiële aankoopdossiers en het beheer van raamcontracten.
Je rapporteert aan andere diensten.

PROFIEL
Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be
Diploma en ervaring
Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting.
Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.

Technische competenties
Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …
Je hebt voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare en diverse doelgroep.

Generieke competenties
Informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.

Servicegericht handelen: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.

In team werken: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.

Troeven
Je bent vertrouwd met het werken in een multidisciplinair team en/of in een residentiële setting.
Je spreekt Engels en/of andere vreemde talen.

AANBOD
Type overeenkomst
Een voltijds contract (38u/week) van onbepaald duur met clausule verbonden aan Europese financiering. Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar. De aangelegde werfreserve kan ook door andere opvangcentra gebruikt worden.
Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Plaats van tewerkstelling
Fedasil Alveringem
Gapaard 9
8690 Alveringem

Loon
Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het maandsalaris bedraagt bruto € 2. 474, 99 (startsalaris op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag varieert in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be

Voordelen
26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

ZIN OM TE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 20 oktober 2024.
Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we competenties en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma
Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg www.naricvlaanderen.be. Voor vacatures in Brussel, zie ook www.equivalences.cfwb.be
Kennis van het Nederlands
Je hebt een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zoniet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands van Bosa. Voor meer informatie, raadpleeg www.werkenvoor.be
Juridische attesten
Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.
Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

SELECTIEPROCEDURE
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een gesprek en zal plaatsvinden eind oktober of begin november. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur voor de duur van 2 jaar in een wervingsreserve bijgehouden. Deze wervingsreserve kan door andere opvangcentra geraadpleegd worden. Kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Voor bijkomende info, contacteer saar.buyse@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).