• Épauler les VPs et, au besoin les directeurs dans leurs activités quotidiennes et / ou nouvelles initiatives mises en place au sein de la fonction;
• Assurer la gestion de l’agenda des vice-présidents par la coordination de tous les rendez-vous avec les intervenants internes et externes;
• Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions des vice-présidents en prenant en charge de façon proactive les activités de logistique, la préparation du matériel nécessaire et en assurer le suivi des actions qui en découlent;
• Collaborer à l’élaboration de présentations Power Point pour diverses rencontres et événements;
• Participer à la préparation d’événements corporatifs en prenant en charge toute la logistique entourant leur tenue;
• Assurer le suivi auprès des collaborateurs afin de recevoir les documents dans le respect des échéanciers;
• Prendre les arrangements pour les réservations ou déplacements des vice-présidents.es.
• Produire, traduire et diffuser diverses communications, présentations, lettres, notes de service, comptes rendus, etc;
• Rassembler, compiler, numériser et classer divers documents;
• Préparer les rapports de comptes de dépenses;
• Prendre en charge la gestion des factures du département : Comptes payables et réconciliation et notes de frais, etc.;
• Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité et la qualité des services;
• Effectuer la mise à jour du calendrier des vacances annuelles;
• Temporairement - Offrir un support à l'équipe Santé et Sécurité en ce qui à trait à la production de rapports et requêtes provenant des clients internes (ex.: procédures, politiques, preuves de conformité et d’assurances);
• Effectuer des remplacements des autres adjointes lors d’absences.

• Huit (8) années ou 10 d’expérience pertinente dans des fonctions similaires idéalement, comme adjoint.e exécutif.ve auprès de membres de la haute direction.
• Titulaire DEC ou d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou une expérience équivalente.

• Expérience au sein de départements ressources humaines, finance, ventes et marketing est un atout certain.
• Sens aigu du service à la clientèle et habileté à gérer avec diplomatie les demandes provenant de divers intervenants.
• Grand sens de l’organisation et capacité à prioriser de nombreuses tâches.
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en simultané.
• Très grande autonomie et habileté à travailler avec un minimum de supervision et de disponibilités des exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande débrouillardise.
• Capable de travailler sous pression.
• Sens de la discrétion et de la confidentialité avec une maturité professionnelle.
• Souci du détail et rigueur.
• Faire preuve de jugement et de discrétion.
• Très bonne maîtrise de la Suite MS Office.
• Bilingue français/anglais (à l’oral et à l’écrit).