Overview
Our leading global insurance client is looking for a Facilities Services Assistant III.
Work Location: Onsite
Position Type: Contract to hire, 3 Months; Location: Montreal, QC
Responsiblities
* Develop and/or review annual budget for local office operations and regularly monitor financial reports in order to control office operating costs in a prudent manner, i.e. without having an adverse impact on the business.
* Supervise, mentor, and manage local FS colleagues, possibly also including local Language Services team; conduct goal setting, performance management, and professional development of direct reports.
* Work collaboratively with office leadership and corporate function colleagues to build trusted relationships, identify local business requirements, provide operational expertise and guidance, streamline processes, mitigate risk, develop support solutions that ensure the beneficial and cost-effective use of local, regional or global resources, and ensure local compliance with company policies and standards (e.g. security, compliance, branding, record management et al).
* Actively partner with our Corporate Real Estate team and local business leadership on successful completion of real estate projects for office(s) in the jurisdiction and share related learnings with others.
* Manage relationships with select external partners and stakeholders, as deemed necessary by business and/or other appropriate corporate functions, with agreement of RE&WS leadership.
* Work with the Facilities Services Region Leader to tailor and implement service metrics consistent with global or regional standards; share standards and metrics with local business leaders as required.
* Periodically approve non-trade supplier invoices in accordance with firm’s Approval Matrix and provide troubleshooting guidance to invoice coders when necessary.
* Champion initiatives that improve the firm’s profitability and service levels, manage/support related change management activities to reduce business disruption, and ensure FS involvement contributes to the successful achievement of intended objectives.
* Be fully knowledgeable of policies and procedures and help ensure compliance plus expected behaviors and practices by colleagues in the office through communication, education and local office protocols.
* Use values (client focus, teamwork, integrity, respect and excellence), related behaviours and our commitment to inclusion and diversity to underpin this role and guide overall performance objectives.
* Maintain knowledge and awareness of regulatory issues and obligations related to facility operations requirements for the assigned geographies. With respect specifically to relevant Quebec language legislation, participate in the Montreal Office’s Francization Committee to ensure that FS Montreal and FS Canada communications are compliant.
* Participate in Canada, North America and Global projects and initiatives as necessary.
* Role may require additional time commitment outside of normal business hours, especially when business is in danger of being significantly disrupted.
Qualifications
* General competencies and skills required are Business Acumen, Customer Service, Change Management, Results Focus, Collaboration, Relationship Management, Communication, Talent Development and Problem Solving/Resolution, but more specific details are as follows:
* Proficiency in the use of technology (e.g. MS Office, MS Share Point, Oracle and MS Teams)
* College/University degree preferred, but High School diploma, certificate or official equivalent is a minimum education requirement.
* 2-5 years of experience in a similar role will be advantageous.
* Strong oral and written communication skills in French and English is required for all candidates residing in Quebec.
* Experience with hands-on operations management of business support functions within a client-focused professional services environment.
* Proven ability as a people manager with skills to coach, train and motivate colleagues at various levels, especially during unexpected situations that require immediate attention.
* Customer service orientation with a strong desire to deliver value-added support to external and internal clients.
* Ability to create an environment of sound decision-making, ownership and accountability at all levels by communicating a clear stance on key issues.
* Success in the development and implementation of office processes, procedures and guidelines that drive efficiency and service excellence.
* Effective influencing skills, underpinned by strong written and verbal communication skills, are used to facilitate the understanding of a full range of views and develop support for business initiatives, and to assist key stakeholders in reaching satisfactory resolutions.
* Recognized as a positive change agent responding to changing business dynamics and support requirements.
* Proven strength in building positive working relationships with various constituents, especially local, Regional and Geography colleagues, with a focus on business productivity.
* Demonstrated analytical, organizational, project management, problem-solving and decision-making skills used to respond to the needs of diverse stakeholders.
* May occasionally require additional commitment outside of normal business hours, sometimes without much notice provided.
* In addition to the occasional travel within the role’s jurisdiction, some travel may also be required for meetings related to broader geography and/or corporate project activities.
All interested applicants who meet the qualifications listed above are invited to submit a resume by clicking "Apply Now".
The indicated pay range for this position is a good-faith estimate based on the qualifications necessary for the position, including experience, training, and other considerations permitted by law. Additionally, it is emphasized that the pay band mentioned herein is the one established by the client company. Factors that may be used when making an offer may include a candidate’s skills, experience and geographic location, the expected quality and quantity of work. Most candidates will start at the bottom half of the pay range, with the upper end reserved for candidates with extensive experience and skills and who live in geographic markets commanding a higher starting pay. An employee’s pay history will not be a contributing factor where prohibited by local law.
This information is subject to change and serves as a general guideline for compensation discussions. Actual offers may vary based on specific circumstances and company policies.
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Lieu de travail : Sur site
Type de poste : Contrat avec possibilité d'embauche, 3 mois
Lieu : Montréal, QC
Plage salariale : 27$/h à 36$/h
Notre client mondial de premier plan dans le secteur de l'assurance recherche un(e) Assistant(e) en services aux installations III.
Responsabilités
* Développer et/ou examiner le budget annuel pour les opérations des bureaux locaux et surveiller régulièrement les rapports financiers afin de contrôler les coûts de fonctionnement du bureau de manière prudente, c'est-à-dire sans nuire à l'entreprise.
* Superviser, encadrer et gérer les collègues locaux des services aux installations, y compris éventuellement l’équipe des services linguistiques locaux; fixer des objectifs, gérer la performance et le développement professionnel des collaborateurs directs.
* Travailler en collaboration avec la direction du bureau et les collègues des fonctions centrales pour établir des relations de confiance, identifier les besoins commerciaux locaux, fournir une expertise opérationnelle et des conseils, rationaliser les processus, atténuer les risques, développer des solutions de soutien qui assurent une utilisation bénéfique et rentable des ressources locales, régionales ou mondiales, et garantir la conformité locale aux politiques et aux normes de l'entreprise (par exemple, sécurité, conformité, gestion des documents, etc.).
* Partenariat actif avec l'équipe de l'immobilier d'entreprise et la direction locale sur la réussite des projets immobiliers pour les bureaux de la juridiction et partager les enseignements associés avec les autres.
* Gérer les relations avec certains partenaires externes et parties prenantes, selon les besoins de l'entreprise et/ou d'autres fonctions centrales appropriées, avec l'accord de la direction des services immobiliers et des services généraux.
* Travailler avec le responsable régional des services aux installations pour adapter et mettre en œuvre des indicateurs de service conformes aux normes mondiales ou régionales ; partager les normes et les indicateurs avec les dirigeants locaux, au besoin.
* Approuver périodiquement les factures des fournisseurs non commerciaux conformément à la matrice d'approbation de l'entreprise et fournir des conseils en matière de résolution de problèmes aux codeurs de factures, si nécessaire.
* Promouvoir des initiatives qui améliorent la rentabilité et les niveaux de service de l'entreprise, gérer/soutenir les activités de gestion du changement associées pour réduire les perturbations commerciales et s'assurer que l'implication des services aux installations contribue à la réalisation réussie des objectifs visés.
* Être pleinement informé des politiques et procédures de et aider à garantir leur conformité ainsi que les comportements et pratiques attendus des collègues au sein du bureau par la communication, l'éducation et les protocoles locaux du bureau.
* Utiliser les valeurs de (centré sur le client, travail d’équipe, intégrité, respect et excellence), les comportements associés et notre engagement envers l'inclusion et la diversité pour sous-tendre ce rôle et guider les objectifs de performance globaux.
* Maintenir des connaissances et une vigilance sur les questions réglementaires et les obligations relatives aux exigences des opérations des installations pour les géographies assignées. En ce qui concerne spécifiquement la législation linguistique du Québec, participer au Comité de Francisation du bureau de Montréal pour garantir que les communications des services aux installations de Montréal et du Canada respectent les exigences.
* Participer aux projets et initiatives au niveau du Canada, de l'Amérique du Nord et mondial, selon les besoins.
* Le rôle peut nécessiter un engagement supplémentaire en dehors des heures normales de travail, surtout lorsque l'activité de risque d'être perturbée de manière significative.
Qualifications
* Les compétences générales et les compétences requises sont : sens des affaires, service client, gestion du changement, orientation résultats, collaboration, gestion des relations, communication, développement des talents et résolution de problèmes, mais voici les détails spécifiques :
* Maîtrise des technologies (par exemple, MS Office, MS Share Point, Oracle et MS Teams).
* Diplôme universitaire ou collégial préféré, mais un diplôme de niveau secondaire, un certificat ou une équivalence officielle est un minimum requis.
* 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire seront un atout.
* Solides compétences en communication orale et écrite en français et anglais requises pour tous les candidats résidant au Québec.
* Expérience dans la gestion opérationnelle des fonctions de soutien aux affaires au sein d'un environnement de services professionnels axé sur le client.
* Aptitude à manager des équipes, avec des compétences pour encadrer, former et motiver les collègues à différents niveaux, notamment lors de situations inattendues nécessitant une attention immédiate.
* Orientation service client avec une forte volonté d’offrir un soutien à valeur ajoutée aux clients internes et externes.
* Capacité à créer un environnement propice à une prise de décision éclairée, avec responsabilité et engagement à tous les niveaux, en communiquant une position claire sur les questions clés.
* Succès dans le développement et la mise en œuvre de processus, procédures et lignes directrices de bureau qui favorisent l'efficacité et l'excellence des services.
* Compétences efficaces en matière d'influence, soutenues par de solides compétences en communication écrite et verbale, pour faciliter la compréhension d'un large éventail de points de vue, obtenir un soutien pour les initiatives commerciales et aider les parties prenantes à parvenir à des résolutions satisfaisantes.
* Reconnu comme un agent de changement positif face aux dynamiques commerciales changeantes et aux besoins de soutien.
* Force éprouvée dans l'établissement de relations de travail positives avec diverses parties prenantes, en particulier les collègues locaux, régionaux et géographiques, dans une optique de productivité commerciale.
* Compétences analytiques, organisationnelles, en gestion de projets, en résolution de problèmes et en prise de décision démontrées pour répondre aux besoins de parties prenantes diverses.
* Un engagement supplémentaire en dehors des heures normales de travail pourra être requis, parfois sans préavis.
* En plus de déplacements occasionnels au sein de la juridiction, des déplacements peuvent également être nécessaires pour des réunions liées à des projets ou activités géographiques plus larges.
#MSP
Job Type: Full-time
Pay: $27.00-$36.00 per hour
Expected hours: 40 per week
Education:

• Secondary School (preferred)

Work Location: In person
Application deadline: 2024-11-29
Expected start date: 2024-12-16