La oficina en Colombia de American Bar Association -ABA, está recibiendo propuestas comerciales de proveedores de servicios contables y tributarios en Colombia, , para cubrir las obligaciones de normatividad local aplicable. Servicios a partir de diciembre 1 de 2024.
Responsabilidades a tener en cuenta para la presentación de la propuesta
· Liquidar y montar declaraciones en las diferentes plataformas con periodicidad mensual, bimestral, anual, de los impuestos a cargo de ABA en Colombia. Enviar siempre las hojas de trabajo y los soportes de liquidación de cada impuesto. Los Impuestos podrán comprender Impuestos del orden nacional, municipal o distrital, de igual forma contribuciones, estampillas, tasas o cualquier otra forma de recaudo fiscal aplicable. (Retención en la Fuente Mensual / Declaración de Renta Anual / Retención de ICA Bogotá Bimestral)
· Presentar oportunamente las declaraciones de impuestos a cargo de ABA en Colombia, sin exceder las fechas límite expuestas en los diferentes calendarios tributarios emitidos periódicamente por de cada autoridad tributaria competente y asegurando que se puedan presentar con la mayor anticipación posible a esas fechas.
· Producción de los estados financieros de ABA de acuerdo a la normatividad aplicable en Colombia junto con sus revelaciones y notas, con periodicidad anual, comparables con el año gravable anterior, firmados por Contador Público y con espacio para firma por Representante Legal o Apoderado de ABA en Colombia.
· Producción de estados de situación financiera o estados de resultados, en cualquier corte intermedio del año gravable, por solicitud de ABA. Estos estados intermedios deben estar firmados por Contador y ocasionalmente se solicitará espacio para la firma de Representante Legal o Apoderado de ABA en Colombia.
· Registrar mensualmente todas las operaciones y transacciones derivadas de los soportes y documentos entregados por el equipo de ABA, siguiendo la normatividad local para generar libros auxiliares y libros mayores de consulta abierta para ABA. (30-50 Egresos mensual / 1 Recibo de Caja mensual / 10-30 facturas de compra mensual)
· El software contable a utilizar será World Office -WO. Instalado en servidor al cual se podrá tener acceso a través de una VPN.
· En forma diaria brindar soporte al equipo ABA como respuesta a consultas de liquidaciones de retenciones en la fuente o retenciones de industria y comercio a que haya lugar en facturas o cuentas de cobro que requieran pago en la Tesorería de ABA. Esta liquidación de impuestos será el soporte de las deducciones para proceder a los pagos netos correspondientes.
· Verificar y asegurar que todos los documentos soporte que recibe del equipo de ABA, cumplen la normatividad aplicable para convertirse en gastos o costos deducibles en Colombia. De no cumplir deberá informar oportunamente para solicitar al proveedor el respectivo cambio.
· Presentar un informe trimestral por tercero de la cartera de cuentas por pagar y por cobrar
· Preparar y presentar los medios magnéticos nacionales y medios magnéticos distritales o municipales a que haya lugar. ABA debe recibir copia de los formatos y una conciliación frente a los libros mayores de la contabilidad. De igual forma el prestador del servicio debe entregar evidencia de la presentación oportuna de cada formato presentado antes de la fecha límite según el cronograma emitido por la autoridad fiscal competente.
· Proveer los soportes necesarios para la renovación oportuna del registro de matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio.
· Manejo, control y reporte en la plataforma Radian para todos los procesos de soportes de costos y gastos. (5-10 cuentas de cobro mensual)
· Manejo, control y reporte de la nómina electrónica en Colombia. (15-20 empleados). La liquidación de nómina se hace directamente en ABA.
· En caso de haber facturación electrónica, manejo y control del proceso. Por ahora ABA no generas facturas de venta en Colombia.
· Alistamiento y ejecución del proceso de permanencia en el Régimen Tributario Especial -RTE (registro WEB plataforma DIAN) en forma oportuna previo a las fechas establecidas cada año gravable y cumpliendo con toda la normatividad vigente.
· Actualizar la información del RUT o RIT, derivado de cambios en la operación, cambios de domicilio o cambios de los responsables de ABA en Colombia.
· Garantizar el cumplimiento de las normas NIIF sobre la operación de ABA en Colombia, así como el cumplimiento de tota la legislación fiscal local aplicable;
· Apoyar y estar disponible para atender solicitudes de las auditorías que puedan ser requeridas por la casa matriz de ABA o autoridades locales;
· Preparar certificaciones para la Superintendencia de Sociedades, supervisor de entidades ESAL extranjeras en Colombia.
· Preparar certificaciones de costos de seguridad social y parafiscales que sean requeridos por casa matriz.
· Preparar certificaciones de costos de prestaciones sociales que sean requeridos por casa matriz.
· Preparar certificaciones de liquidación de contratos laborales que sean requeridos por casa matriz.
· Otras tareas conexas que se entiendan asignadas por ABA en Colombia.
Por favor también incluya en su propuesta detalle de los siguientes puntos:
- Estructura general de servicios (ejemplo: departamentos, especialistas).
- Estructura especifica de la cuenta (ejemplo: responsable, transaccional, consultas).
- Canales de atención disponibles.
- Horarios de atención.
- Experiencia generando comunicaciones en inglés.
- Experiencia con entidades ESAL extranjeras en Colombia.
- Experiencia con el manejo del software World Office WO.
Por favor envíe su propuesta de servicios a colombia-admin@americanbar.org
Nota: American Bar Association se reserva el derecho de rechazar ofertas de servicios recibidas, renunciar a tecnicismos y llevar a cabo el compromiso de una manera que sea lo mejor para los intereses de la organización.
The Colombian office of the American Bar Association -ABA, is receiving commercial proposals from accounting and tax service providers in Colombia, registered businesses, to cover the obligations of applicable local regulations. Services starting December 1, 2024.
The period for receiving proposals begins on September 5th and closes on September 20th, 2024.
Responsibilities to take into account for the presentation of the proposal:

• Prepare and record tax forms on the different platforms on a monthly, bimonthly, and annual basis for taxes charged to ABA in Colombia. Always send the worksheets and settlement forms for each tax. Taxes may include taxes of the national, municipal or district order, as well as contributions, stamps, fees or any other form of applicable tax collection. (Monthly Withholding at Source / Annual Income Statement / Bogotá Bimonthly ICA Withholding)

• Timely submit tax returns by ABA in Colombia, without exceeding the deadlines set forth in the different tax calendars issued periodically by each competent tax authority and ensuring that they can be submitted as far in advance of those dates as possible.

• Production of ABA's financial statements in accordance with the regulations applicable in Colombia along with its disclosures and notes, on an annual basis, comparable with the previous taxable year, signed by a Public Accountant and with space for signature by the Legal Representative or Attorney of ABA. in Colombia.

• Production of statements of financial position or income statements, in any intermediate cut of the taxable year, at the request of ABA. These intermediate statements must be signed by an Accountant and occasionally space will be requested for the signature of the Legal Representative or Attorney of ABA in Colombia.

• Record monthly all operations and transactions derived from the supports and documents delivered by the ABA team, following local regulations to generate auxiliary books and open reference ledgers for ABA. (30-50 monthly expenses / 1 monthly cash receipt / 10-30 monthly purchase invoices)

• The accounting software to be used will be World Office -WO. Installed on a server that can be accessed through a VPN.

• On a daily basis, provide support to the ABA team in response to queries regarding settlements of withholdings at source or industrial and commercial withholdings that may arise on invoices or collection accounts that require payment in the ABA Treasury. This tax settlement will be the support for the deductions to proceed with the corresponding net payments.

• Verify and ensure that all the supporting documents received from the ABA team comply with the applicable regulations to become deductible expenses or costs in Colombia. If you do not comply, you must inform in a timely manner to request the respective change from the supplier.

• Present a quarterly report by third party of the accounts payable and receivable portfolio

• Prepare and present the national magnetic media and district or municipal magnetic media that may be applicable. ABA must receive a copy of the forms and a reconciliation against the accounting ledgers. Likewise, the service provider must provide evidence of the timely presentation of each format presented before the deadline according to the schedule issued by the competent tax authority.

• Provide the necessary support for the timely renewal of the commercial registration registration before the Chamber of Commerce.

• Management, control and reporting on the Radian platform for all cost and expense support processes. (5-10 monthly billing accounts)

• Management, control and reporting of electronic payroll in Colombia. (15-20 employees). Payroll settlement is done directly in ABA.

• Enlistment and execution of the process of permanence in the Special Tax Regime -RTE (DIAN platform WEB registration) in a timely manner prior to the dates established each taxable year and complying with all current regulations.

• Update the RUT or RIT information, derived from changes in the operation, changes of address or changes in those responsible for ABA in Colombia.

• Guarantee compliance with IFRS standards on ABA's operation in Colombia, as well as compliance with all applicable local tax legislation;

• Support and be available to respond to audit requests that may be required by the ABA headquarters or local authorities;

• Prepare certifications for the Superintendency of Companies, supervisor of foreign ESAL entities in Colombia.

• Prepare certifications of social security and parafiscal costs that are required by the headquarters.

• Prepare certifications of costs of social benefits that are required by headquarters.

• Prepare certifications of settlement of employment contracts that are required by the headquarters.

• Other related tasks that are understood to be assigned by ABA in Colombia.

Please also include details of the following points in your proposal:
- General structure of services (example: departments, specialists).
- Specific structure of the account (example: responsible, transactional, inquiries).
- Service channels available.
- Opening hours.
- Experience generating communications in English.
- Experience with foreign ESAL entities in Colombia.
- Experience using World Office WO software.
Please send your service proposal to colombia-admin@americanbar.org
Note: The American Bar Association reserves the right to reject offers of services received, to waive technicalities and to conduct the engagement in a manner that is in the best interest of the organization.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Idioma:

• ingles (Deseable)

Fecha límite para postularse: 20/09/2024