Mitie Defence Ltd

POST TITLE:

Administrator/Helpdesk Operator - OPC Germany

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES / KEY RESULTS AREAS:

• Operate the Helpdesk function in a professional and timely manner.

• Be the focal point for all contract enquires with the ability to provide contract/estate knowledge to end user as required.

• Extract all relevant details from callers to enable the correct allocation of resources to rectify the fault first time.

• Enter all information relating to the request onto the IT system and issue the work order task to relevant Supervisors/departments in a timely manner.

• Support the Helpdesk Manager in monitoring all work order tasks against response times, chasing up any outstanding work order tasks as they approach their target completion dates.

• Ensure all Helpdesk specific targets are achieved. If/when a Helpdesk target has failed ensure corrective action is implemented.

• Ensure all documents are accurately completed and hard copies archived correctly.

• Accept and forward on compliments and complaints to the Helpdesk Manager

• Deliver admin support for the wider Mitie Team. This will include but not be limited to use of Office 365, Outlook, filing, scanning and Sharepoint.

• Add information and attachments to database (for which training will be given.

• Confident use of Sharepoint

• Run and analyse reports

• Be adaptable as tasks will differ from day to day

Attribute / Criteria

Essential
Desirable
Education / Qualifications / Training

• GSCE Levels or Equivalent

• Diploma or Equivalent

• Business Office Administration or similar

Knowledge & Experience

• Experience in a Customer Service based environment.

• Previous experience of working in an MOD environment.

• Experience in a facilities management organisation.

• Telephone Operator Experience

Skills &
Abilities

• Planning & organising works to achieve objectives.

• Excellent use of Microsoft Office and accurate typing abilities

• Meticulous attention to detail.

• Effective communication skills and ability to work within a team.

• Good customer focus.

• Able to establish and maintain effective working relationships.

• Ability to touch type an advantage but not essential.

Personal Qualities

• Confident use of the English language, spoken/written and the ability to converse in German.

• Enthusiastic and flexible

• Initiative-taking team member with ability to work with minimal supervision.

• Ability to work under pressure and meet deadlines.

HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN / WESENTLICHE EINSATZBEREICHE:

• Professionelle und pünktliche Ausführung der Helpdesk-Funktionen.
• Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Vertragsanfragen und sind in der Lage, den Endnutzern bei Bedarf Vertrags- und Immobilienkenntnisse zu vermitteln.
• Erfassung aller relevanten Details von Anrufern, um die korrekte Zuteilung von Ressourcen zur Behebung des Fehlers auf Anhieb zu ermöglichen.
• Eingabe aller Informationen über die Anfrage in das IT-System und rechtzeitige Erteilung des Arbeitsauftrags an die zuständigen Vorgesetzten/Abteilungen.
• Unterstützung des Helpdesk-Managers bei der Überwachung aller Arbeitsauftragsaufgaben im Hinblick auf die Reaktionszeiten und Verfolgung aller ausstehenden Aufgaben, die sich ihrem Zieltermin nähern.
• Sicherstellung, dass alle Helpdesk-spezifischen Ziele erreicht werden. Wenn ein Helpdesk-Ziel verfehlt wurde, muss sichergestellt werden, dass Abhilfemaßnahmen ergriffen werden.
• Durchführung regelmäßiger Überprüfungen der IT-Datenbank, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt gepflegt werden und Meldung etwaiger Unstimmigkeiten direkt an den Helpdesk-Manager.
• Sicherstellen, dass alle Dokumente korrekt ausgefüllt und die Ausdrucke ordnungsgemäß archiviert werden.
• Annahme und Weiterleitung von Lob und Beschwerden an den Helpdesk Supervisor.
• Unterstützung bei den monatlichen Inspektionen durch Bereitstellung von Stichproben und Nachweisen nach Bedarf, um sicherzustellen, dass etwaige Korrekturmaßnahmen so schnell wie möglich durchgeführt warden.
• Bereitstellung von Verwaltungsunterstützung für das gesamte Mitie-Team. Dies umfasst unter anderem die Nutzung von Office 365, Outlook, Sharepoint, die Ablage und das Scannen von Dokumenten.
• Hinzufügen von Informationen und Anhängen zur Datenbank (hierfür wird eine Schulung angeboten).
• Sicherer Umgang mit Sharepoint.
• Anfertigen und Analysieren von Berichten
• Anpassungsfähig sein, da die Aufgaben von Tag zu Tag unterschiedlich sind

Merkmal / Kriterien
Bedingung
Erwünscht
Schulbildung / Ausbildung / Training

• GSCE Levels oder gleichwertig

• Haupt- oder Realschulabschluss

• Diplom oder gleichwertig

• Kaufmännische Ausbildung

Wissen & Erfahrung

• Erfahrung in einem kundenorientierten Umfeld.

• Frühere Erfahrungen mit der Arbeit in einem Verteidigungsministerium.

• Erfahrung in einer Facility-Management-Organisation.

• Erfahrung als Telefonist

Fertigkeiten & Fähigkeiten

• Planung und Organisation von Arbeiten zur Erreichung von Zielen.

• Hervorragende Beherrschung von Microsoft Office und genaue Schreibfähigkeiten

• Akribische Aufmerksamkeit für Details.

• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit.

• Hohe Kundenorientierung.

• Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.

• Die Fähigkeit zum Tippen ist von Vorteil, aber nicht unbedingt erforderlich.

Persönliche Qualitäten

• Sicherer Umgang mit der englischen Sprache in Wort und Schrift und die Fähigkeit, sich auf Deutsch zu unterhalten.

• Engagiert und flexibel

• Proaktives Teammitglied mit der Fähigkeit unter minimaler Aufsicht zu arbeiten.

• Fähigkeit, unter Stress zu arbeiten und Fristen einzuhalten.

Objektive Erfordernis

• Uneingeschränkte Arbeitserlaubnis in Deutschland