Luxembourg Job Openings
Ville de Luxembourg
Plusieurs expéditionnaires administratifs (m/f)
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October 15, 2024
a) Conditions d’admissibilité :
- être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
- faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
- disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement C1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.
b) Missions et tâches:
1 poste auprès du Service Biens communaux et aménagement foncier
Support administratif
- Prise en charge de l’accueil téléphonique ;
- Gestion du courrier ;
- Rédaction de contrats et d’avis ;
- Gestion de la résiliation (visite, remise des clés) ;
- Émission de factures annuelles ;
- Mise à jour de la liste d'attente et des bases de données ;
- Vérifications périodiques des données ;
- Collecte de documents cadastraux (mesurages, extraits) ;
- Gestion du stock de matériel d’entretien ;
- Coordination régulière des demandes des associations avec les autres services communaux ;
- Préparation des demande d’offres et dossiers d'adjudication ;
- Élaboration du cahier des charges ;
- Lancement des appels d'offres ;
- Analyse des propositions ;
- Préparation des commandes ;
- Gestion du budget ;
- Vérification des factures ;
- Analyse des autorisations ;
- Coordination avec le bureau d'études ;
- Supervision des chantiers d'entretien.
En coordination avec l’équipe terrain
- Établissement de visites des lieux ;
- Réalisation périodique d'analyses de sol ;
- Visites périodiques des terrains ;
- Contrôle des travaux réalisés ;
- Réception des travaux.
Profil :
- Aisance au niveau de la coordination et de l’organisation impliquant de nombreux acteurs ;
- Facilité à communiquer et à travailler avec de nombreux intervenants ;
- Sens des responsabilités pour la réalisation des projets « client-oriented » et le respect des délais impartis ;
- Capacité à travailler de façon autonome ;
- Compétence en outils bureautiques et informatiques communs (word, excel, …) ;
- Bonnes facultés de communication ;
- Capacité à travailler avec les chiffres ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Capacité à travailler avec des plans et cartes.
Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Pierre-Yves Mutel, chef de service, tél. : 4796 – 4774.
1 poste auprès du Service intégration et besoins spécifiques
Support administratif
- Gestion des appels téléphoniques
- Accueil et réception
- Soutien du service IBS dans la réalisation d’actions dans les domaines de l’intégration et des besoins spécifiques
- Gestion de la comptabilité du budget du service
Central Téléphonique
- Réception et identification des appels ;
- Analyse de la demande et orientation vers le service compétent ;
- Mise en relation et suivi de la prise en charge de l’appel ;
- Traitement des demandes de renseignements téléphoniques.
Accueil / Réception
- Accueillir le public ;
- Orienter, conseiller et informer les citoyens ;
- Commander et distribuer des brochures et dépliants d’information ;
- Assurer la réception et la distribution du courrier ;
- Veiller à l’ouverture et la fermeture des portes d’entrée du bâtiment.
Finances / Budget
- Gérer les factures et les déclarations de recette à l’aide du logiciel SAP ;
- Vérification et suivi des factures ;
- Gérer le budget du service et préparer le budget rectifié au deuxième semestre (en collaboration avec le chef de service).
Travail Rédactionnel
- Avis / Notes ;
- Rapports d’activités ;
- Rapports de réunion ;
- Tenue à jour de fichiers.
Profil
- Précision, rigueur et bonne faculté de travail en équipe
- Bon sens des responsabilités
- Bon esprit d’organisation et de coordination
- Aisance au niveau des relations interpersonnelles
- Bonnes facultés de communication
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Bonnes connaissances informatiques (MS Office)
Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de Mme Madeleine Kayser, chef de service, tél. : 4796 – 4215.
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