Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Förskoleförvaltningen är en liten fackförvaltning med ett stort och viktigt uppdrag. Hos oss får du vara med och bidra till att alla Stockholms förskolor håller en god kvalitet, såväl kommunala som enskilt drivna. Tillsammans med förskoleverksamheterna i staden sätter vi fokus på att våra yngsta stockholmare ska möta en trygg och likvärdig miljö i förskolan.

På förskoleförvaltningen jobbar kunniga och engagerade kollegor inom en mängd expertområden såsom tillsyn och tillståndsprövning samt utveckling inom förskolans alla sakområden.
Organisationen är under uppbyggnad och det finns en stor möjlighet för dig att vara delaktig och påverka. Förvaltningens kontor ligger på Kaplansbacken på Kungsholmen.


Vår förvaltning är i en spännande uppbyggnadsfas, och som administratör hos oss får du möjlighet att påverka och forma. Vi söker nu en administratör som vill vara med och bidra till utvecklingen av vår fackförvaltning. Varmt välkommen med din ansökan!

Välkommen till oss

Du kommer att arbeta på myndighetsavdelningen som är en av fyra avdelningar inom Förskoleförvaltningen. Hos oss arbetar cirka 20 medarbetare uppdelade i tre enheter:

• enheten för tillsyn och godkännande med ansvar för tillståndsprövning och tillsyn av fristående förskolor
• enheten för pedagogisk omsorg i enskild regi
• enheten för handläggning av tilläggsbelopp.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig ett viktigt uppdrag där vi arbetar tillsammans för stadens förskolebarn. Som medarbetare i Stockholms stad får du möjlighet till kontakt med många kompetenta kollegor och flera förmåner som flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling.

Din roll

Rollen som administratör för myndighetsavdelningen innebär varierande arbetsuppgifter. De rör huvudsakligen handläggning och administration inom ramen för myndighetsutövningen i tillståndsprövning och tillsyn av fristående förskolor och pedagogisk omsorg. Inom förvaltningen finns möjlighet till nära samarbete mellan administratörer och andra professioner för att bidra till kvalitet och likvärdighet i arbetet.
I dina arbetsuppgifter ingår att:

• bistå avdelnings- och enhetsledningen med övergripande administration inom området för ekonomi, avtal och personal
• samordna information för avdelningen och förvaltningen ex. semesterplanering samt planering och samordning av konferenser och kalendarium
• utföra vissa praktiska arbetsuppgifter t ex mottagning av besökare, varor och leveranser, göra inköp och beställningar.
• bistå medarbetarna med administrativa uppgifter kopplade till myndighetsutövningen såsom exempelvis e-postutskick, expediering av beslut och bevaka digitala brevlådor.
• arbeta med arkivhantering samt administration kopplat till system såsom e Dok och barn och elevregistret (BER) samt hantering av behörigheter.
• identifiera behov och initiera utvecklings- och förbättringsarbete när det gäller administrativa processer och rutiner, i samarbete med övriga administratörer och funktioner på förvaltningen.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• fullgjord gymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• flerårig och aktuell erfarenhet av brett administrativt arbete där du har stöttat ledning och medarbetare
• god förmåga att utrycka dig på svenska i tal och skrift
• god förmåga att arbeta i olika digitala system och van användare av Officepaketet.

Vi ser gärna också att du har:

• erfarenhet av administrativt arbete gällande myndighetsutövning i t. ex kommunal förvaltning eller myndighet
• kunskaper om och erfarenhet av administrativa verktyg och system som exempelvis Agresso, LISA, e Dok och BER
• erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation.

I rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang för tjänsten och följande kompetenser:
Förvaltningen är under uppbyggnad och för att trivas i denna roll tycker du om att hjälpa andra på ett serviceinriktat vis. Du är intresserad av att ta fram och utveckla rutiner och arbetssätt. Vidare är du självgående, flexibel och kan styra om arbetsuppgifter utifrån ändrade prioriteringar. Du har en god samarbetsförmåga som präglas av ett öppet, tillmötesgående och problemlösande förhållningssätt. Du arbetar strukturerat vilket betyder att du planerar, organiserar och prioriterar på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar. Din kommunikativa förmåga är också en styrka, så väl muntligt som i skrift.

Övrigt

I denna rekrytering har vi valt att rekrytera utan ett personligt brev. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsatta urvalsarbete för den här tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat.
I denna rekryteringsprocess kan arbetspsykologiska tester komma att användas.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.


Anställningsform: tillsvidareanställning | Anställningens omfattning: heltid | Antal lediga befattningar: 1 | Sysselsättningsgrad: 100 % | Ort: Stockholm | Län: Stockholms län | Land: Sweden | Referensnummer: 2024/5687 | Kontakt: Maria Forslycke, rekryteringskonsult 08-50811736, Eija Pohjanen, enhetschef 08-50800939, | Facklig företrädare: Behiye Arikan, Vision 08-50840782,behiye.arikan@edu.stockholm.se, | Publicerat: 2024-11-05 | Sista ansökningsdag: 2024-11-19