Sweden Job Openings

Karolinska Institutet (KI)

Executive Personal Coordinator to the SciLifeLab Director

Solna

FULL TIME

November 5, 2024

Vill du bidra till att förbättra människors hälsa?
Som ett av världens främsta medicinska universitet står KI för den enskilt största andelen av all akademisk medicinsk forskning som bedrivs i Sverige. KI erbjuder också landets bredaste utbud av utbildningar inom medicin och hälsovetenskap. Tillsammans med Sci Life Lab, en institution som finansieras som en nationell forskningsinfrastruktur av den svenska regeringen, söker vi nu en personlig koordinator till vår Sci Life Lab-direktör, professor Jan Ellenberg.
Som nyanställd kommer du att tillhöra institutionen för medicinsk biokemi och biofysik (MBB), och professor Jan Ellenbergs forskargrupp. MBB är en av de största institutionerna vid Karolinska Institutet, med fokus på grundforskning inom biomedicinska vetenskaper. Vi har en lång och stolt historia av banbrytande vetenskap, i synnerhet genom att utveckla innovativa metoder och tillämpa dem för att förstå grundläggande mänsklig biologi och de mekanismer som orsakar sjukdom. I din roll som personlig koordinator till Sci Life Lab-direktören kommer du också att vara nära associerad med Sci Life Lab Operations Office Team.
Din roll
Hantera direktörens dagbok och samordna hans/hennes schema, se till att all nödvändig information/dokumentation sammanställs, sorteras och tillhandahålls i god tid före möten; boka resor och tillhandahålla detaljerade resplaner; hantera all relevant reseadministration i tid, hantera utgifter och vara kontaktperson när direktören är frånvarande.
Övervaka och prioritera förfrågningar till direktören, se till att tidsfrister hålls, att korrespondens hanteras i tid och samordna uppföljningsåtgärder vid behov.
Övervaka och organisera direktörens kommunikation, delegera uppgifter till kollegor efter behov och diskussion med direktören, fastställa prioriteringar och informera direktören om viktig, känslig och tidsbunden information, förbereda korrespondens på direktörens vägnar, föra protokoll och sammanfattningar av kommittémöten som leds av direktören och se till att åtgärdspunkter kommuniceras i tid och följs upp.
Delta i anordnandet och förberedelserna av personalmöten, schemalägga och boka gruppevenemang, hjälpa till med utformningen och innehållet i dagordningar för evenemang, kontrollera och klargöra riktigheten i presentationer och utgående korrespondens som lämnas in för direktörens underskrift.
Vem är du?
För tjänsten som personlig samordnare krävs omfattande erfarenhet av arbete som chefsassistent, utmärkt administrativ och organisatorisk förmåga, mycket hög grad av integritet, konfidentialitet och tillförlitlighet, förmåga att uppmärksamma detaljer och att hantera människor på ett vänligt och professionellt sätt, enastående förmåga att arbeta i ett tvärvetenskapligt team, flexibilitet, proaktivitet och anpassningsförmåga, utmärkt förmåga att kommunicera och presentera muntligt och skriftligt; Förmåga att upprätta effektiva kommunikationskanaler och förbindelser med kolleger, externa delegationer och intressenter på hög nivå från den akademiska världen och näringslivet, förutse händelser och se till att frågor hanteras på ett effektivt sätt och i rätt tid, uthållighet inför utmaningar, förmåga att hantera motstridiga önskemål och arbeta med krävande tidsfrister under press med gott humör och diplomati.
Den utvalda personen ska kunna behärska och utnyttja nya digitala verktyg för att förbättra effektiviteten och ha mycket goda kunskaper i Microsoft Office, inklusive Excel och ERP-applikationer. Hon/han måste ha utmärkta kunskaper i engelska och intresse för att lära sig svenska är önskvärt. Kandidaten måste vara serviceinriktad och taktfull, ha gott omdöme och förmåga att upprätthålla effektiva arbetsrelationer i en mångkulturell miljö.
Han/hon ska ha erfarenhet av administration och ledning på hög nivå på europeisk eller internationell nivå, företrädesvis inom en forskningsorganisation och/eller forskningsinfrastrukturmiljö.
Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.
Placering: Stockholm Solna
Tio skäl att välja Karolinska Institutet


Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan senast den 2024-12-01.
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.
Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.
Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss
Anställningsform: tillsvidare med provanställning | Anställningens omfattning: heltid | Antal lediga befattningar: 1 | Sysselsättningsgrad: 100% | Ort: Solna | Län: Stockholms län | Land: Sweden | Referensnummer: STÖD 2-4157/2024 | Kontakt: Jan Ellenberg Jan.Ellenberg@ki.se, | Facklig företrädare: Anurupa Nagchowdhury, OFR anurupa.nagchowdhury@ki.se, Anurupa Nagchowdhury, OFR anurupa.nagchowdhury@ki.se, Helin Norberg, SACO helin.norberg@ki.se, Helin Norberg, SACO helin.norberg@ki.se, | Publicerat: 2024-11-04 | Sista ansökningsdag: 2024-12-01
New Job Alerts
BRUKS SIWERTELL GROUP

Group CIO

Bjuv

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
Karolinska Institutet, doctoral positions

Doktorandplats inom klinisk epidemiologi med fokus på vaccination under graviditet

Solna

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
AFRY

Fredrik söker en Senior Projektledare inom produktutveckling och produktion i Mälardalen

Stockholm

November 20, 2024

View Job Description
ARKET

Sales Advisor 8-12H

Malmö

PART TIME

November 20, 2024

View Job Description
Stegra

Shipping Operator januari

Luleå

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
Business Sweden

Guides to the Nordic pavilion, “The Nordic Circle” at EXPO 2025 Osaka

Stockholm

November 20, 2024

View Job Description
Business Sweden

Intern, Mexico City

Stockholm

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
Elite Hotels of Sweden

HOTELLSTÄDARE / HOUSEKEEPING AGENT 20% PÅ AD ASTRA BY ELITE

Södertälje

PART TIME

November 20, 2024

View Job Description
Job Solution Sweden Consulting AB

CAM-beredare med erfarenhet av kompositmaterial

Linköping

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
Looking for similar job?
World Fuel Services

Account Executive, Sweden

Malmö

FULL TIME

August 12, 2024

View Job Description
TUI Group

E-commerce & Personalisation Executive

Stockholm

FULL TIME

August 26, 2024

View Job Description
Euronext

Account Executive Sweden

Stockholm

FULL TIME

July 29, 2024

View Job Description
Red Hat, Inc.

Enterprise Account Executive - Red Hat Sales (Stockholm Office, Sweden)

Stockholm

FULL TIME

August 22, 2024

View Job Description
Lenovo

Services Sales Executive for Sweden

Kista

FULL TIME

August 25, 2024

View Job Description
AlexisHR

Account Executive Sweden at AlexisHR

Stockholm

August 20, 2024

View Job Description
See What’s New: Karolinska Institutet (KI) Job Opportunities
Karolinska Institutet (KI)

Laboratorieansvarig inom hudimmunologisk forskning

Stockholm

November 20, 2024

View Job Description
Karolinska Institutet (KI)

Vikarierande HR-partner

Solna

November 20, 2024

View Job Description
Karolinska Institutet (KI)

Forskningsassistent inom rättspsykiatri

Flemingsberg

November 20, 2024

View Job Description
Karolinska Institutet (KI)

Postdoktor i bakteriellt regulatoriskt RNA

Solna

November 20, 2024

View Job Description
Karolinska Institutet (KI)

Forskningsspecialist i oligodendroglia function in multiple sclerosis

Solna

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
View More Jobs by Karolinska Institutet (KI)
New Job Alerts
BRUKS SIWERTELL GROUP

Group CIO

Bjuv

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
Karolinska Institutet, doctoral positions

Doktorandplats inom klinisk epidemiologi med fokus på vaccination under graviditet

Solna

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
AFRY

Fredrik söker en Senior Projektledare inom produktutveckling och produktion i Mälardalen

Stockholm

November 20, 2024

View Job Description
ARKET

Sales Advisor 8-12H

Malmö

PART TIME

November 20, 2024

View Job Description
Stegra

Shipping Operator januari

Luleå

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
Business Sweden

Guides to the Nordic pavilion, “The Nordic Circle” at EXPO 2025 Osaka

Stockholm

November 20, 2024

View Job Description
Business Sweden

Intern, Mexico City

Stockholm

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description
Elite Hotels of Sweden

HOTELLSTÄDARE / HOUSEKEEPING AGENT 20% PÅ AD ASTRA BY ELITE

Södertälje

PART TIME

November 20, 2024

View Job Description
Job Solution Sweden Consulting AB

CAM-beredare med erfarenhet av kompositmaterial

Linköping

FULL TIME

November 20, 2024

View Job Description