Switzerland Job Openings

graduate institute

Stage Assistant Administratif ( F/H/D)

Geneva

FULL TIME

September 18, 2024

L'Institut de hautes études internationales et du développement recrute un/une

Stage Assistant Administratif (F/H/D)

SERVICE: RESSOURCES HUMAINES
CONTRAT:STAGE (UNIQUEMENT RESERVE AUX ETUDIANT.ES)
TAUX DÂCTIVITE: 100%, SOIT 40H/SEMAINE
DEBUT DU CONTRAT: FEVRIER 2025

LIEU: GENEVE

DUREE: 5 A 6 MOIS

REMUNERATION: 1'400.-CHF (EN FONCTION DU NIVEAU D'ETUDE)

Rejoindre le Geneva Graduate Institute, c'est intégrer une institution de renommée mondiale, réputée pour son excellence académique et son environnement multiculturel. Vous aurez l'opportunité de travailler aux côtés de professionnels de divers horizons et de contribuer à une mission éducative prestigieuse.

En tant que stagiaire au sein de notre service des Ressources Humaines, vous serez impliqué.e dans une variété de tâches et de projets qui vous permettront d'acquérir des compétences pratiques et diversifiées. Vous toucherez à différents aspects des RH, allant de la gestion administrative à la communication interne, en passant par le recrutement et la formation.

Nous recherchons un.e stagiaire de niveau Bachelor (en cours) pour rejoindre notre équipe des Ressources Humaines. Si vous êtes passionné.e par le domaine des ressources humaines et souhaitez acquérir une expérience précieuse au sein d'une équipe dynamique, cette opportunité est faite pour vous !

Missions Principales :

Recrutement

Publication et clôture d’annonces (plateformes internes, OCE, job boards, agences de placement)
Suivi des annonces auprès de l’OCE et des agences de placement
Prise de rendez-vous et suivi des candidatures (réservation des salles, contacts avec candidat·e·s)
Suivi des réponses négatives
Classement et tri des documents

Formation :

Suivi individuel des formations internes et externes
Participation à l’organisation des formations internes et externes
Contribution au benchmark des organismes de formation et suivi de la base de données
Observation du suivi du budget de formation
Participation au suivi des facturations avec les prestataires internes et externes

Communication externe et interne

Participation aux communications externes en suivant les directives en vigueur
Participation aux communications internes (affichages, newsletter, intranet)
Participation à l’élaboration de la stratégie de la marque employeur

Gestion administrative :

Mise à jour des bases de données RH
Participation à la gestion du cycle de vie des collaborateurs : préparation de tous les documents liés au cycle de vie des collaborateurs, de l’engagement jusqu’à la sortie
Participation à la gestion des demandes et suivi des allocations diverses, permis de travail

Projets RH :

Contribution aux divers projets du service RH et utilisation du logiciel Monday

Profil Recherché :

Étudiant.e en cours de Bachelor dans la gestion administrative ou domaine connexe
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point).
Excellente compréhension orale et écrite de l’anglais et du français (C1 minimum)

Capacité à utiliser et à analyser des bases de données.
Excellentes compétences en communication écrite et orale.
Aptitude à fournir un service de qualité aux employés et aux candidats, en répondant à leurs besoins de manière professionnelle et efficace.
Curiosité et envie d’apprendre un nouveau métier

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :

Capacité à rédiger des annonces, des rapports et des communications internes/externe claires et concises.
Capacité à gérer plusieurs tâches et projets simultanément.
Efficacité dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités.
Capacité à identifier et résoudre les problèmes de manière proactive.
Respect des normes de confidentialité concernant les informations sensibles des employés.
Capacité à collaborer efficacement avec les membres de l'équipe et d'autres départements.
Flexibilité pour s'adapter à un environnement de travail en évolution rapide et à des situations variées.
Capacité à prendre des initiatives et à proposer des améliorations aux processus existants.
Souci du détail dans la gestion des dossiers, la rédaction de documents et la réalisation des tâches administratives.

The Geneva Graduate Institute c’est aussi :

Une grande communauté internationale
Travailler avec des étudiant.es, des Professeur.es et des chercheur.es venant d'horizons divers
Pionnier dans l'exploration des questions de dimension mondiale
Au cœur de la Genève internationale
Un environnement de travail flexible, ouvert et international avec une approche collaborative

Comment postuler?

Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants :

1) une lettre de motivation

2) un CV

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.

Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch

Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.

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