Hast du Freude an der Arbeit in einem internationalen Unternehmen?
Ist es dir wichtig, dass der Umgang unter Kolleg Innen kompetent jedoch auch freundlich und entspannt ist?
Ist dir Work-Life-Balance wichtig?
Dann bist du richtig bei uns!
Als Front Desk Manager bei Terma Technologies bist du Teil eines 21-köpfigen Global Facility Teams und verantwortlich für den Standort in Wien.
Deine Aufgaben:

• Selbstständige Bearbeitung aller Front Desk Tätigkeiten:
  • Entgegennehmen und Weiterleiten (internationaler) Anrufe
  • Empfang von Besuchern und Lieferanten
  • Interne und externe Korrespondenz (Post, E-Mails) auf Deutsch und Englisch
  • Ausgabe von Schlüsseln und/oder Badges
  • Postbearbeitung und Annahme von Paketen/Bestellungen
  • Terminierung und Organisation von Meetings
  • Unterstützung bei Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
  • Organisation von Events und Firmenveranstaltungen
• „Go to person“ für Facility Angelegenheiten:
  • Schnittstelle zu Vermieter, Reinigungsfirma, Handwerker, etc.
  • Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Weiterleitung zu entsprechende Abteilungen
  • Organisation von Büromaterial
• Unterstützung für HR und Finance (Onboardings, kleinere Admintätigkeiten)

Um eine Besetzung des Front Desks sicherzustellen, sind folgende Arbeitszeiten zu beachten:
Montag bis Donnerstag von 07:30 – 14:00 Uhr und Freitag 07:30 – 13:00 Uhr (darüber hinaus flexible Arbeitszeiten)
Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringst du bereits Berufserfahrung im Bereich Front Desk Management in einem internationalen Umfeld mit.
• Fließende Deutsch und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift sind vorhanden.
• Gute EDV-Kenntnisse (Windows, MS Office) sind für dich selbstverständlich.
• Du arbeitest gerne selbstständig und bringst die nötige Hands-On-Mentalität mit, darüber hinaus bist du ein echter Teamplayer (auch remote ;)).

Was erwartet dich bei uns?
Bei Terma betrachten wir qualifizierte Mitarbeiter Innen, Motivation und Zufriedenheit am Arbeitsplatz als die Grundlage unseres Erfolgs und als Voraussetzung für die Entwicklung der "best -in-class" Lösungen, die wir anbieten. Bei Terma erwartet dich ein angenehmes Arbeitsumfeld, in dem du spannende Herausforderungen und Verantwortung übernehmen kannst.
Unsere Benefits:

• Ein cooles Arbeitsumfeld mit viel Abwechslung und einem tollen internationalen Team
• Home-Office-Zuschuss: 3 EUR/Heimarbeitstag
• Förderung des Mittagessens i Hv. 8 EUR/Tag (in der hauseigenen Kantine)
• Firmen-Handy (i Phone) auch zur privaten Nutzung
• Betriebliche Pensionskasse
• Weihnachtsgeschenke
• Wohlfühlprogramm mit verschiedenen Angeboten (Shiatsu, Bürofitness, Nordic Walking, ...)
• 2 zusätzliche Urlaubstage (24. und 31.12.)
• Gutscheine vom Betriebsrat für vergünstigte Einkäufe (z.B. REWE, Spar, etc.)
• Viele Weiterbildungsmöglichkeiten, unter anderem durch firmeninternes Schulungssystem
• Firmenparkplätze

Weitere Informationen
Deine Ansprechpartnerin für Rückfragen:
Frau Christina Werkel, Associate Regional HR Business Partner
E-Mail: ta.space@terma.com
Aus gesetzlichen Gründen weisen wir auf das KV-Mindestgehalt von € 39.718,70 brutto pro Jahr, auf Vollzeitbasis (38,5 Std.), hin. Basierend auf deinen Qualifikationen bieten wir ein attraktives Gehalt, welches über dem Kollektivvertrag liegen kann.
Wenn Du die Herausforderung, in einem innovativen Unternehmen zu arbeiten, annehmen möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Bitte beachte, dass alle Bewerber Innen, eine EU-Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis benötigen.
English version:
As Front Desk Manager, you will be part of Terma’s Global Facility team, consisting of 21 employees, responsible for front office and facilities maintenance at all Terma’s sites.
Your primary tasks will include:

• Independent planning, organisation and execution of Front desk tasks:
  • Answering and forwarding (international) calls
  • Reception of visitors and suppliers
  • Internal and external correspondence (mails, emails) in German and Englisch
  • Issuing keys and/or badges
  • Mail processing and occasional delivery handling
  • Scheduling and organizing meetings
  • Support with travel bookings, travel expense support and Relocation activities
  • Organization of company events
• “Go to person” for Facility matters:
  • Interface with landlord, cleaning company, craftsmen, etc.
  • First point of contact for employees and forwarding to relevant departments
  • Organization of office supplies
• Administrative Support for HR and Finance (Onboarding tasks, minor administrative tasks)

As our Front Desk Manager, your core working hours will be:
Monday to Thursday from 7:30 AM to 2 PM and Friday from 7.30 AM to 1 PM.
Your profile

• You have completed a commercial apprenticeship or have a comparable qualification.
• Ideally, you already have professional experience as a Front Desk Manager in an international environment.
• You are fluent in German and English.
• Good IT skills (Windows, MS Office) are a matter of course for you.
• You like to work independently and have the necessary hands-on mentality, you are also a real team player (even remotely ;))

What Terma can offer:
Terma is a global supplier of advanced electronics for the civil market and the defense industry, delivering products for both radars, avionics, and space.
We are an international company with world-class expertise, and we make complex and high-tech products. We value our colleagues and our contribution to protect people through advanced technology.
You will get a thorough introduction to your tasks and our systems and processes as we wish to prepare you as much as possible for your new position. Our culture is informal and direct, and we acknowledge the importance of flexibility in a pleasant working environment.
Our Benefits:

• A cool working environment with lots of variety and a great international team
• Home office allowance: EUR 3/home working day
• Lunch subsidy of EUR 8/day (in the in-house canteen)
• Company mobile phone (i Phone) also for private use
• Company pension fund
• Christmas presents
• Well-being program with various offers (Shiatsu, office fitness, Nordic walking, ...)
• 2 additional vacation days (24. and 31.12.)
• Vouchers from the works council for discounted purchases (e.g. REWE, Spar, etc.)
• Many further training opportunities, including through the company's internal training system
• Company parking spaces

Additional information
For further information, please contact:
Ms. Christina Werkel, Associate Regional HR Business Partner
Email: ta.space@terma.com
For legal reasons, we would like to point out the minimum salary of € 39,718.70 gross per year on a full-time basis (38,5 hours). Based on your qualifications, we offer an attractive salary, which may be higher than the collective agreement.
If you would like to take on the challenge of working in an innovative company, we look forward to receiving your CV!
To ensure that your application will reach us and is properly processed we would prefer that you apply through the link.
Please note that applicants must hold all appropriate documentation and permits to work in Europe.