Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

Fedasil zoekt een
Assistent medisch secretariaat (M/V/X)
voor het opvangcentrum van Machelen
Interne & externe / werfreserve selectie
Referentienummer: 9068-109

FUNCTIE
Doel
Aan de hand van een aantal uitvoerende administratieve taken bied je ondersteuning aan je dienst om de algemene werking ervan te optimaliseren.
Context
Het centrum heeft een capaciteit van 395 plaatsen en er werken 75 medewerkers.
Deze personeelsleden hebben zeer diverse profielen en staan in voor de goede werking van het centrum: sociaal werkers, opvoeders, onthaalmedewerkers, verpleegkundigen, begeleiders…. Het opvangcentrum voorziet immers niet alleen in de dagelijkse basisbehoeften (zoals onderdak, voedsel en kledij), verzoekers om internationale bescherming krijgen ook sociale, juridische en medische bijstand. Bovendien organiseert het centrum verschillende activiteiten en opleidingen zodat de bewoners hun tijd nuttig kunnen besteden. Als administratief assistent werk je binnen de administratieve dienst, deze bestaat uit…medewerkers waaronder... (meer informatie over het centrum in kwestie vind je op www.fedasil.be).
Inhoud
Je behandelt administratieve taken van de arts(en)en de verpleegkundigen efficiënt en adequaat, met het oog op de ondersteuning die nodig is voor de goede werking van de medische dienst.
Je bent verantwoordelijk voor de correcte inhoud van de medische dossiers door het volgen van procedures en richtlijnen, om de beschikbaarheid van informatie te garanderen. Dit omvat de koppeling van medische documenten aan een elektronisch medisch dossier(EMD), de aanmaak van nieuwe medische dossiers en beheer van bestaande dossiers, alsook de klassering en archivering van bestanden.
Je zorgt ervoor dat derden toegang hebben tot de dienst en de organisatie, zodat ze een correct en gepersonaliseerd onthaal krijgen. Dit omvat het verstrekken van telefonische basisinformatie, het organiseren van medische consultaties (intern en extern) en het opvragen van de nodige informatie om de aanvrager de juiste informatie te kunnen verstrekken.
Je verwerkt informatie in bestanden correct, zodat deze duidelijk en systematisch is voor verdere verwerking. Dit omvat het encoderen, het wijzigen, corrigeren en up to date houden van gegevens.
Je voert een eerste controle uit in de specifieke database van de administratieve gegevens en betreffende vaccinaties en TBC screenings van de bewoners en voert deze gegevens in het EMD.
Je staat mee in voor de controle en verwerking van de facturatie van de externe hulpverleners.
Je beheert mee de agenda van de medische dienst.
Je doet aanvragen ten laste neming namens de bewoners volgens de geldende procedures.

PROFIEL
Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be
Diploma en ervaring
Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting.
Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.
Technische competenties
Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …
Je hebt voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare en diverse doelgroep.

Generieke competenties
INFORMATIE ANALYSEREN: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
SERVICEGERICHT HANDELEN: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.

Troeven
Je bent vertrouwd met het werken in een multidisciplinair team en/of in een residentiële setting.
Je spreekt Engels en/of andere vreemde talen.

AANBOD
Type overeenkomst
Een voltijds contract (38u) vervangingscontract
Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Plaats van tewerkstelling
Fedasil Machelen
Bessenveldstraat 15
1831 Machelen/Diegem

Loon
Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het maandsalaris bedraagt bruto minstens € 2.426 (startsalaris op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag varieert in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be
Voordelen
26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

ZIN OM TE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 13/10/24
Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we competenties en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma
Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg www.naricvlaanderen.be.
Kennis van het Nederlands
Je hebt een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zoniet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands van Bosa. Voor meer informatie, raadpleeg www.werkenvoor.be.
Juridische attesten
Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.
Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

SELECTIEPROCEDURE
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een gesprek en zal plaatsvinden vanaf 16/10/24. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur voor de duur van 2 jaar in een wervingsreserve bijgehouden. Deze wervingsreserve kan door andere opvangcentra geraadpleegd worden. Kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Voor bijkomende info, contacteer hr.machelen@fedasil.be