Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). Fedasil organise, directement ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « MENA »). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique et participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre de différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur communauté locale.

Fedasil cherche un/une :
Collaboratrice/collaborateur administratif (h/f/x)
Service infrastructure
Sélection interne/externe
Numéro de référence : 9105/058

Fonction
Contexte
Êtes-vous un as de l'administration ? Alors cette offre d'emploi est faite pour vous !
Le service Infrastructure de Fedasil œuvre continuellement à son réseau toujours croissant de bâtiments afin de satisfaire à ses propres exigences de qualité et de créer un environnement de travail et de vie optimal.
Pour l'instant, le portefeuille comprend environ 54 sites avec plusieurs formes et types de bâtiments difficiles à gérer, allant d'une maison mitoyenne pour l'accueil d'une dizaine de réfugiés mineurs non accompagnés à un ancien hôpital pour l'accueil provisoire de 800 demandeurs de protection internationale.
Le service infrastructure est composé du responsable ainsi que de 14 collègues, dont 10 (ingénieurs) architectes. Il est en charge des travaux nécessaires lors du démarrage de nouveaux centres d'accueil, de la gestion du bâtiment pendant toute la durée de son exploitation, des travaux d'aménagement et de rénovation nécessaires et si besoin, des travaux lors des fermetures de centres.
En raison de la croissance exponentielle de son réseau de bâtiments, Fedasil est actuellement à la recherche de renfort administratif pour l'équipe Infrastructure.
Vos tâches
Concrètement, vos tâches consisteront à :

• Gérer efficacement les informations au sein du service, numériser les documents et la correspondance ;
• Améliorer le système actuel d'archivage électronique ;
• Classer et archiver tous les documents pertinents pour le service ;
• Assurer la préparation administrative des dossiers internes, vérifier leur exhaustivité et en faire le suivi (itinéraire de validation) ;
• Organiser des réunions internes et en faire le rapport ;
• Gérer le planning du service ;
• Faire le suivi de la facturation des marchés publics de « travaux », entre autres ceux qui concernent les containers.
• Assurer le remplacement des collègues en charge de l'administration au sein de l'équipe de la direction pendant les périodes de congé et d'absence ;
• Dans certains cas, préparer les bons de commande ;
• Créer et utiliser des bases de données et des listes dans Excel reprenant les informations relatives à l'infrastructure (immobilier, marchés publics, etc.) ;
• Assurer la gestion administrative et budgétaire des formations pour les collègues du service ;
• Gérer la documentation et les abonnements aux magazines ;
• Organiser certaines activités en collaboration avec vos collègues (marché public à l'étranger, conférences par une personne invitée, réunions, teambuilding, etc.)
• Veiller à une bonne communication entre votre service et d'autres services/personnes internes et externes ;
• Créer et régulièrement mettre à jour la présentation Power Point du service ;
• Assurer l'accueil des nouvelles recrues dans le service.

Vous ne serez évidemment pas seul et travaillerez en étroite collaboration avec les (ingénieurs) architectes et la direction de l'équipe.
Il s'agit d'une fonction avec un poste basé au siège central à Bruxelles.
Profil
Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toutes les informations : consultez www.fedasil.be.
Diplôme
Vous êtes titulaire d'un diplôme de graduat/bachelier (niveau B).
Compétences techniques et expérience
Pour cette fonction, les compétences suivantes sont spécifiquement requises:

• Au minimum 1 année d'expérience pratique dans une fonction similaire, acquise dans le secteur privé ou public.
• Aptitude à gérer plusieurs projets en parallèle.
• Des compétences informatiques de base (MS Office : Word, Excel…) sont indispensables.
• La capacité à s'exprimer facilement à l'écrit comme à l'oral dans les deux langues (FR-NL) est essentielle car vous travaillerez dans un environnement bilingue.

Compétences générales
Travailler en équipe : grâce à votre véritable esprit d'équipe, vous collaborez parfaitement et développez des relations durables avec les différentes parties prenantes. Vous pouvez créer et encourager un esprit d'équipe en partageant des avis et des idées et en contribuant à des solutions. Vous pouvez accompagner vos collègues, les soutenir dans leur travail quotidien et montrer l'exemple.
Autinomie: vous êtes en mesure de gérer de manière autonome une multitude de projets, de processus et de partenariats.
Agir de manière orientée client : vous êtes une personne diplomate, orientée client et communicative. Vous pouvez accompagner les clients internes et externes de manière claire, intègre et objective, leur offrir un service personnalisé et entretenir de bons contacts.
Faire preuve de fiabilité : vous pouvez travailler de manière intègre, selon les attentes de l'Agence, en respectant la confidentialité et les accords sans aucune forme de partialité. Vous faites preuve de responsabilité et de fiabilité et vous vous engagez à garantir la qualité des solutions que vous proposez.
Développement personnel: vous pouvez planifier activement et gérer votre propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions. Vous mettez votre propre fonctionnement en question de manière critique au moyen de nouveaux points de vue, de nouvelles expériences et connaissances.
Atteindre des objectifs : même sous la contrainte de temps, vous travaillez efficacement, de manière à résoudre les problèmes et à atteindre des résultats. Vous fixez des priorités, mais vous réagissez avec flexibilité lorsque celles-ci doivent être adaptées en raison des circonstances. Vous agissez avec détermination et sans perdre de vue les objectifs à atteindre.
Offre
Type de contrat
Un contrat de travail à temps plein durée indéterminée (38h/semaine).
Une réserve de recrutement est constituée pour tous les types de contrat de travail pour une durée de minimum 2 ans.
Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.
Lieu de travail
Fedasil - Siège central
Rue des Chartreux 21
1000 Bruxelles
Salaire
Vous serez embauché dans un niveau NB1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimal est € 2.913,67 (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter https://bosa.belgium.be/fr
Avantages
Un horaire variable
26 jours de congé par an (dès votre entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).
Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.
Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail.
Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.
Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
Possibilité de valorisation de votre expérience professionnelle utile.
Nombreuses possibilités de formations (à suivre pendant les heures de travail).
Constitution d'une pension complémentaire.
Possibilité de travailler à domicile plusieurs jours par semaine.
Un environnement de travail inspirant dans le centre de Bruxelles.
Envie de postuler ?
Si cette fonction vous intéresse et que vous vous retrouvez dans le profil, postulez via le lien dans l'offre d'emploi (www.fedasil.be). La date limite pour postuler est le 20/10/2024.
Pour que votre candidature soit prise en considération, vous devez nous remettre les documents suivants :

• une lettre de motivation;
• un CV détaillé (permettant d'évaluer les exigences du diplôme et votre expérience);
• une copie du diplôme exigé.

Diplôme étranger
Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger, vous devez joindre une équivalence de votre diplôme, octroyée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Pour plus d'informations, consultez le site web sur les équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
La connaissance du français
Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès du Selor. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consultez www.travaillerpour.be
Attestations juridiques
Si vous êtes retenu pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire) vous sera demandé. Un certificat modèle 2 est nécessaire pour les fonctions au service des mineurs.
Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.
Diversité
Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous avez un handicap, vous pouvez demander une adaptation raisonnable de la procédure de sélection. Cependant, pour pouvoir y faire appel, nous vous demandons d'en informer la responsable de la sélection.
Procédure de sélection
Présélection
La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.
Sélection
La sélection consiste en un test écrit et un entretien de sélection dans la semaine du 21/10/24. La candidature des candidats retenus mais non sélectionnés sera sauvegardée pour constituer une réserve de recrutement pour tous les types de contrats de travail, et ce pour une durée de 2 ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus participer dans les 6 mois à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau.
Vous pouvez obtenir toutes les informations complémentaires auprès de christophe.mahaut@fedasil.be (responsable de sélection).