Customer Service Administrator
AQUINOS is een toonaangevende Europese fabrikant van merk- en merkloze beddengoed- en stofferingsproducten.
Onze groep is gevestigd in Portugal en heeft meer dan 5000 werknemers in dienst, verspreid over 20 sites in heel Europa. Als AQUINOS Bedding zijn we beter gekend door onze producten onder bekende merknamen met een sterk lokaal erfgoed, zoals BEKA, Lattoflex, Swissflex, Schlaraffia, Sembella en Superba. In België (Hulshout en Geraardsbergen) produceren we matrassen en lattenbodems en zijn we in totaal met ongeveer 200 collega’s.
Aquinos Bedding zoekt een Customer Service Administrator te Geraardsbergen
Je rapporteert aan de regionale Customer Service verantwoordelijke in de vestiging in Geraardsbergen. Je werkt in nauw teamverband met sales, after sales, logistiek & productie. Samen met je collega's ben je de drijvende kracht achter het contact tussen ons en de klant. Je adviseert en begeleidt hen, plaatst verkooporders in ons ERP-systeem en volgt deze verkooporders op.
Verantwoordelijkheden:
1) Orderinvoer en opvolging

• Ontvangst van inkomende bestellingen van klanten
• Controle van de bestellingen op volledigheid
• De ontvangen bestellingen op een correcte manier in het systeem inbrengen
• Controlelijsten aanvragen en controleren op eventuele fouten
• Orderbevestiging aanvragen en doorsturen naar de klant
• Nakijken van achterstand lijsten en orderportefeuille en de nodige stappen ondernemen

2) Klantencontact

• Onderhoudt telefonische en schriftelijke contacten met klanten
• Beantwoordt vragen, geeft informatie door i.v.m. levertermijnen, productinformatie, prijzen.
• Vangt klachten op, brengt ze in het systeem, past indien nodig de garantieregeling toe en ruilt producten, en/of zorgt voor de terugbetaling
• Aangehaalde problemen van klanten doorspelen naar de verantwoordelijke personen.

3) Klachtenbehandeling en controle facturen

• Maakt aftersales dossiers op, overeenkomstig de geldende modaliteiten per klant
• Zorgt voor de opmaak van creditnota’s.

4) Diverse administratie

• Houdt prijslijsten up-to-date, en stuurt ze door naar de klant
• Je houdt onze CRM database up-to-date
• Maakt offertes op. Vraagt hiertoe kostprijzen op. Voegt de nodige documentatie bij de offerte, zodat de klant op de juiste manier geïnformeerd is.
• Doorfacturatie: intercompany facturatie en facturatie op externe opkopers
• Organiseren en beheren van de administratie van de afdeling
• Bemannen van de telefooncentrale: aannemen van oproepen, doorschakelen en aannemen van boodschappen.

Vereisten en vaardigheden:

• Bachelor denkniveau
• Je bent zeer communicatief en taalvaardig zowel in Nederlands als Frans
• Kennis van het Engels is een grote plus maar geen must.
• Je bent in staat om op een snelle manier informatie verwerken
• Je handelt proactief, zowel naar klanten als interne stakeholders
• Bovenal ben je steeds is altijd klantgericht en kan gestructureerd werken
• Je gaat oplossingsgericht te werk
• Je bent collegiaal en teamspeler
• Je staat open om het hele productiegebeuren te leren kennen.
• Je bent vaardig met het MS Office pakket & kennis van SAP is een hele grote plus.

Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs
Werkschema:

• ma-vr

Werklocatie: Fysiek