Als administratief assistent kan je op verschillende diensten werken in verschillende gevangenissen (zoals de griffie, de boekhouding en de personeelsdienst)
In elke directie of dienst maken de volgende algemene activiteiten in meerdere of mindere mate deel uit van je takenpakket:

• Je bent verantwoordelijk voor de follow-up van dossiers, zelfstandig en/of in samenwerking met jouw collega's, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;
• Je verzamelt de informatie en/of documenten die nodig zijn voor de behandeling van de dossiers waarvoor je verantwoordelijk bent;
• Je analyseert, interpreteert en verifieert de gegevens waarover je beschikt;
• Je informeert personeelsleden, gedetineerden en/of externe partners over diverse onderwerpen;
• Je schrijft diverse documenten (notulen van vergaderingen, standaardbrieven en -e-mails, enz.) voor verschillende gesprekspartners (interne en externe klanten).
• Afhankelijk van waar de functie zich situeert, voer je volgende specifieke taken uit:

Griffie:

• Je verzamelt de informatie en/of documenten die nodig zijn voor het naar behoren bijhouden van een detentiedossier;
• Je analyseert, interpreteert en controleert alle documenten: aanhoudingsdocument, strafblad, vonnis, arrest, verzoeken van de gerechtelijke autoriteiten, enz;
• Je past de wetten en ministeriële omzendbrieven toe, onder toezicht van jouw afdelingshoofd en de plaatselijke gevangenisdirectie;
• Je volgt de verschillende procedures op, zowel strafrechtelijke als administratieve, in het kader van de uitvoering van de straffen.

Personeel en organisatie:

• Je ontmoet personeelsleden van de gevangenis om de informatie en/of documenten te verzamelen die nodig zijn voor de samenstelling van hun administratief dossier, de behandeling van het dossier en de opvolging ervan;
• Je past de wet- en regelgeving toe in jouw dossiers.

Boekhouding:

• Je verzamelt behoeften/informatie van de interne diensten van de gevangenis; keuken, technische diensten, administratieve diensten (kantoorbenodigdheden), enz. om prijsoffertes van verschillende leveranciers te vragen;
• Je analyseert, interpreteert, vergelijkt en controleert prijsoffertes voor zowel goederen als diensten;
• Je verzamelt de gegevens en/of documenten die nodig zijn voor de verwerking van de rekeningen die op naam van de gedetineerden zijn geopend;
• Je zorgt voor de opvolging van de aanvragen van de gedetineerden door het coderen van hun aankooporders, sociale voorschotten, huurbonnen, enz;
• Je bent verantwoordelijk voor de bewaring en afgifte van waardevolle voorwerpen bij het vertrek van gedetineerden;
• Je bent de belangrijkste contactpersoon voor vragen van gedetineerden over het beheer van hun rekeningen.

Er is 1 plaats beschikbaar in de gevangenis van Oudenaarde.
Indien je geslaagd bent voor de selectie, word je tewerkgesteld in deze inrichting.
Het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (DG EPI) maakt deel uit van de FOD Justitie. België telt 38 gevangenissen, op verschillende locaties. Er werken in totaal 9 500 mensen. Werken in een gevangenis betekent werken aan een betere en veiligere samenleving. 99% van de gevangenen komt ooit vrij.
De kernopdracht van het DG EPI is de uitvoering van een rechtsconforme, zinvolle, veilige en humane detentie gericht op de terugkeer naar de samenleving.
Dit betekent:

• Instaan voor de veiligheid van alle betrokkenen: gedetineerden, personeel, samenwerkingspartners en bezoekers;
• Instaan voor een humane uitvoering van de detentie waarbij schadelijke effecten maximaal worden beperkt;
• Voorbereiden van de re-integratie en terugkeer naar de samenleving;
• Werken in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving en respect voor de rechten en plichten van gedetineerden.
• Een stimulerend detentieklimaat vergt de juiste balans tussen orde en veiligheid aan de ene kant (risicobeheersing) versus ondersteuning en begeleiding aan de andere kant (leefbaarheid).

Het DG EPI is een ‘glazen huis’ en moet handelen in lijn met recht en wet. Het is van groot belang dat medewerkers grote aandacht schenken aan integriteit en in lijn met de geldende normen en waarden handelen alsook mekaar daarop aanspreken.
Bij de uitvoering van de opdrachten staat communicatie en samenwerking centraal: met collega’s en leidinggevenden, maar ook met gedetineerden en hun bezoekers.
https://werkenbijjustitie.be

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs.

Gedragsgerichte competenties:

• Je reageert resultaatgericht op stress, controleert de eigen emoties en gaat constructief om met kritiek.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je structureert je eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.

Opgelet! Een goede motivatie en een correcte visie op de dienst/FOD Justitie en de functie zijn belangrijk (x2).
Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen en in de lijst van geslaagden opgenomen worden.
Pluspunten:

• Gezien de tweetalige context van de werkomgeving en de samenwerking met internationale regelgevers is kennis van het Frans een pluspunt.
• Een goede kennis van de meest courante pc-programma’s en MS-office is een extra troef.
• Ook goede administratieve vaardigheden (opstellen standaardbriefwisseling, versturen van brieven, klasseren van documenten beantwoorden van mails) zijn een troef.

Je wordt aangeworven als penitentiair administratief assistent (niveau C) via een contract van bepaalde duur (startbaanovereenkomst), met eventueel kans op verlenging, met de bijhorende weddeschaal CS1.
Minimum aanvangswedde: 31.763,97 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Extra premies en toelagen:

• een premie onaangenaamheden van 25 euro netto per maand
• specificiteitstoelage van 669,31 EUR (bruto per jaar)
• een toelage voor onregelmatige prestaties (flexipremie)

Voordelen:

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (enkel voor de Brusselse inrichtingen)
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• 26 dagen verlof per jaar en bijkomend 3 reglementaire feestdagen, 2 brugdagen en recuperatiemogelijkheid van de verlofdagen tussen kerst en nieuwjaar
• mogelijkheid tot werkuren in een 40-urenweek (regime 38-urenweek) met 26 dagen verlof en 13 dagen compensatieverlof of werkuren in een 40-urenweek (regime 36-urenweek) met 26 dagen verlof en 26 dagen compensatieverlof
• recht op vakantiegeld en eindejaarspremie specificiteitstoelage van 669,31 EUR (bruto per jaar) onaangenaamheidstoelage van 25 EUR (netto per maand) een toelage voor onregelmatige prestaties (o.a. flexibele prestaties)

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op Werken bij de overheid | BOSA (belgium.be), het portaal van het federale personeel.
Aanstellingsvoorwaarden:
Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Screening deelnemingsvoorwaarden:
Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie profiel).
Interview:
Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Profiel’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.
Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.
En als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van het interview.
Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor de motivatie voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.
Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Lijkt deze functie iets voor jou? Stuur dan jouw CV, motivatiebrief en een copie van uw diploma naar DLD.per.oudenaarde@just.fgov.be.
Vermeld de referentie referentienummer - functie in het onderwerp van je mail.
Zorg ervoor dat uw aanvraag bezorgd:

• Uw CV en motivatiebrief
• Een kopie van uw diploma (zie deelnemingsvoorwaarden)
• de juiste formulering van functie en referentienummer
• de juiste contactpersoon

Wil je meer te weten komen over de job? Neem dan zeker een kijkje op onze website
https://werkenbijjustitie.be

FOD Justitie voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.