Broccolini est un employeur offrant l'égalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.


DESCRIPTION
Nous recherchons actuellement un(e) adjoint(e) à la direction expérimenté(e) qui jouera un rôle clé en soutenant le président de la construction et le directeur de l'excellence opérationnelle en s'occupant de diverses tâches administratives, en assurant une communication efficace et en facilitant leurs activités quotidiennes. En tant qu'adjoint(e) à la direction, vous serez un lien essentiel entre l'équipe, les membres du personnel interne à tous les niveaux et les parties prenantes externes.


POUR RÉUSSIR DANS CE RÔLE

• Vous êtes une personne dynamique, avec d'excellentes compétences en communication orale et écrite, qui réussit sous pression.
• Vous êtes un organisateur exceptionnel et autonome, capable d'exécuter et de prioriser des tâches multiples sans interruption et avec un grand souci du détail.
• Vous êtes un penseur innovant avec de fortes compétences interpersonnelles.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS


Soutien exécutif

• Fournir un soutien administratif complet aux dirigeants, y compris la gestion de l'agenda, la gestion des courriels, la programmation des réunions et l'organisation des voyages.
• Préparer et examiner des documents, des présentations, des rapports et d'autres matériels pour les réunions et les présentations.
• Assister aux réunions et prendre les minutes si nécessaire. Prendre action sur certains points et assurer le suivi avec les participants à la réunion pour d'autres.
• Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents d'information pour les réunions/projets.
• Gérer la coordination et l'exécution de projets et d'événements spéciaux pour le département de la construction.
• Communiquer et mettre à jour le calendrier des événements du département de la construction.
• Assurer le suivi et le rapprochement des dépenses, préparer les rapports de dépense et s'assurer de leur conformité avec les politiques de l'entreprise.
  
• Participer activement et fournir un soutien administratif à tous les objectifs du département de la construction en assurant la liaison avec les chefs de projet, en veillant à ce que les priorités et les délais soient respectés.
• Soutenir l'équipe Talent et culture dans le cadre de diverses initiatives :
  • Assister avec l'intégration des nouvelles embauches et/ou des nouveaux membres de l'équipe.
    
  • Programme de mentorat.

Communication et liaison

• Agir en tant que premier point de contact entre l'exécutif et les autres parties prenantes, en adoptant une attitude professionnelle et avenante.
• Filtrer les appels, les courriels et les messages entrants, en donnant la priorité aux informations importantes et en les transmettant.
• Coordonner et faciliter la communication et le suivi au nom des dirigeants.

L'excellence opérationnelle

• Simplifier les processus administratifs et mettre en œuvre des systèmes pour améliorer l'efficacité.
• Anticiper les besoins des dirigeants et traiter de manière proactive tout problème potentiel.
• Suivre et gérer les échéances, en veillant à ce que les projets et les livrables soient achevés dans les délais prévus.
• Maintenir et organiser des dossiers, des registres et des documents confidentiels, y compris des rapports financiers, des contrats et des documents juridiques. Assurer le suivi si nécessaire.

Soutien personnel exécutif

• Organiser les voyages personnels, l'hébergement et la logistique des transports.
• Coordonner et planifier les événements pour les collectes de fonds sportives.
• Maintenir la confidentialité et traiter les informations personnelles sensibles avec discrétion.
• Gérer les rendez-vous et les calendriers personnels et coordonner les horaires de la famille.

QUALIFICATIONS

• Formation post-secondaire dans un domaine pertinent.
• Minimum de 10 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise de l'anglais et du français.
• Expérience confirmée dans le soutien aux cadres supérieurs dans une organisation en évolution rapide.
• Capacité à établir des relations avec la direction générale en utilisant de solides compétences interpersonnelles.
• Compétences informatiques avancées (MS Office, PDF Exchange Viewer, MS Teams, Jonas Premier).
• Expérience de la discrétion et de la confidentialité en ce qui concerne les informations sensibles relatives à l'entreprise et aux clients.
• Une expérience dans le secteur de la construction est considérée comme un atout.

BÉNÉFICES


Broccolini est une entreprise à croissance rapide qui offre une approche multi-marchés, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération compétitif et d'excellents avantages tels que :

• Régime d'assurance collective (trois régimes au choix)
• Télémédecine (accès 24/7 à une infirmière ou un médecin)
• Programme d'aide aux employés
• Programme de formation et de développement professionnel
• Programme de mentorat
• Gymnase gratuite et accès à un entraîneur personnel
• Un comité social et de bien-être actif (séances de méditation, séances d'entraînement virtuelles, défis de bien-être)
  
• Espresso, café et thé gratuits

Broccolini remercie tous les candidat(e)s intéressé(e)s, mais seules les personnes retenues seront contactées.


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Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.

Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.


DESCRIPTION
We are currently seeking an experienced Executive Assistant who will play a key role in supporting the President of Construction and the Director of Operational Excellence by handling various administrative tasks, ensuring smooth communication, and facilitating their day-to-day operations. As the EA, you will be a critical liaison between the team, internal staff members at all levels and external stakeholders.

TO BE SUCCESSFUL IN THIS ROLE

• You are a dynamic individual with excellent oral and written communication skills who succeeds under pressure.
• You are an exceptional and autonomous organizer with the ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail.
• You are an out of the box thinker with strong interpersonal skills.

KEY RESPONSIBILITIES


Executive Support

• Provide comprehensive administrative support to the Executives, including calendar management, managing emails, scheduling meetings, and organizing travel.
• Prepare and review documents, presentations, reports, and other materials for meetings and presentations.
• Attend meetings and take minutes as required. Action certain takeaways and follow-up with meeting participants for others.
• Conduct research, compile data, and prepare briefing materials for meetings/projects.
• Manage the coordination and execution of special projects and events for the construction department.
• Communicate and update the construction department calendar of events.
• Track and reconcile expenses, prepare expense reports, and ensure compliance with company policies.
• Actively participate and provide administrative support on all construction departmental goals by liaising with the Project Leads, ensuring that priorities and deadlines are met.
• Act as a support to the People & Culture team on various initiatives:
  • Assist with onboarding of new hires and/or new team members.
    
  • Mentorship program.
  • Liaising with senior construction staff regarding the development of our employees.

Communication & Liaison

• Act as the primary point of contact between the Executive and other stakeholders, maintaining a professional and approachable demeanor.
• Screen incoming calls, emails, and messages, prioritizing/relaying important information.
• Coordinate and facilitate communication and follow-up on behalf of the Executives.

Operational Excellence

• Streamline administrative processes and implement systems to enhance efficiency.
• Anticipate the Executives needs and proactively address any potential issues.
• Track and manage deadlines, ensuring timely completion of projects and deliverables.
• Maintain and organize confidential files, records, and documents, including financial reports, contracts, and legal documents. Do follow-ups when necessary.

Personal Executive Support

• Arrange personal travel, accommodation, and transportation logistics.
• Coordinate and plan events for sporting fundraisers.
• Maintain confidentiality and handle sensitive personal information with discretion.
• Manage personal appointments and calendars and coordinate family schedules.

QUALIFICATIONS

• Post-secondary education in a relevant field.
• Minimum of 10 years of experience in a similar role.
• Bilingual proficiency in English and French.
• Proven history supporting Senior Leaders in a fast-paced organization.
• Ability to build relationships with executive management using solid interpersonal skills.
• Advanced computer skills (MS Office, PDF Exchange Viewer, MS Teams, Jonas Premier).
• Experience exercising discretion and confidentiality with sensitive company and client information.
• Experience in the construction industry is considered an asset.

BENEFITS


Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program
• Free gym and access to a personal trainer
• An active social & wellness committee (meditation sessions, virtual workouts, wellness challenges)
  
• Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.