7 September 2024-23:59-GMT-05:00 Colombia Standard Time (Bogota)

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

• Analizar las transacciones y sistemas corporativos de viajes, inventarios, y manejo de flota entre otros.
• Diseño de informes, análisis de datos y procesos con el propósito de mejorar la eficiencia y el control de las operaciones.
• Administrar y mantener registros de manera física y digital dentro de los temas administrativos con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos según sea necesario.
• Ser el punto focal del área administrativa para el sistema corporativo SAP, proveer asesoría en los procesos del área relativos al mencionado sistema.
• Punto focal de administración para temas de viajes, inventarios y temas administrativas, debe ser un consejero para las oficinas de terreno y personal sobre los temas administrativos.
• Analizar los procedimientos existentes, detectar fallas en los controles, proponer mejoras.
• Analizar la infraestructura de oficina, servicios y viajes con análisis de costo- efectividad.
• Coordinar los comités de activos fijos, coordinar la ejecución de las decisiones de los comités a cargo.
• Colaborar con la planeación y seguimiento semanal de actividades a los objetivos propuestos.
• Gestionar documentos y ser un enlace con la oficina central en temas administrativos que permitan optimizar las actividades.
• Mantener los sistemas estándar de archivos, registro de correspondencia.

• Apoyar los registros en los sistemas corporativos de PMA cuando sea requerido.
• Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas (logística de eventos y reuniones, seguimiento a activos, seguridad y compras) y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
• Cumplir los estándares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo logístico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP.
• Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.

• Cinco años como mínimo de experiencia en la prestación de apoyo con responsabilidades cada vez mayores, incluidos, por lo menos, dos años en la esfera de administración u otra disciplina afín.
  • Capacidad demostrada para llevar a cabo todas las actividades administrativas ordinarias de conformidad con las normas operativas del PMA mediante el trabajo diario.
  • Experiencia en proporcionar orientaciones ad hoc a los nuevos miembros del personal
  • Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Power Point, Excel, etc.); más específicamente conocimientos avanzados en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos, así como el uso de procesadores de texto y otros paquetes de software.
  • Deseables conocimientos generales sobre las políticas financieras del Sistema de Naciones Unidas, reglas, reglamentos y procedimientos y conocimientos del sistema SAP.

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
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