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Chanel
CDD - Office Manager (H/F/X) - Novembre 2024
Neuilly-sur-Seine
FULL TIME
October 18, 2024
- Assurer l'assistanat au quotidien des 3 pôles : gestion d'agenda complexe, organisation des déplacements, suivi des mails, prise en charge des appels téléphoniques et suivi administratif courant.
- Assurer une communication interne fluide et précise auprès du Comité de Direction et de l'ensemble de l'équipe, ainsi qu'avec les différents interlocuteurs du siège et des Régions en coordination étroite avec les autres Assistantes de Direction.
- Aider à la préparation de réunions et organiser si nécessaire les séminaires/événements internes à l’équipe ou avec les marchés français ou internationaux : partage d'information, gestion logistique, préparation des ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes-rendus …etc.
- Contribuer au suivi de certains dossiers spécifiques ainsi qu'à la préparation de supports de présentations.
- Suivi administratif et juridique selon les process mis en place (certificats de confidentialité, bons de commandes, contrats).
- Gestion et suivi budgétaire de l’exécution des dépenses, suivi des notes de frais.
- Coordination de l’équipe au quotidien ; préparation et onboarding des nouveaux arrivants, organisation d’événements et célébrations diverses au sein de l’équipe, soutien sur la vie de bureau et des déplacements collectifs.
- De formation supérieure de type Bac+2/3, vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans en tant qu'assistant(e) de Direction dans un contexte international.
- Fiable, rigoureux(se), organisé(e) et impliqué(e), vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service et de la confidentialité.
- Autonome, vous savez faire preuve d'anticipation, de proactivité et possédez les atouts nécessaires pour intégrer un environnement exigeant.
- Vous avez un tempérament positif, dynamique, vous êtes moteur dans la proposition de solutions.
- Vous favorisez la communication grâce à votre excellent sens du contact et votre diplomatie.
- Vous parlez couramment anglais.
- Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, Power Point) et êtes autonome pour assurer la bonne qualité de présentation d'un document.
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