Sigma recherche pour notre client reconnu dans le secteur du BTP, un(e) Responsable administratif(ve) travaux dans le secteur du BTP à Feyzin (H/F) pour une embauche en CDI.

Vos missions seront les suivantes :

I - SERVICES GENERAUX

• Accueil physique, téléphonie, mail
• Courrier : rédaction, réception, tri, scan, archivage, distribution, reprographie
• Gestion des commandes de fournitures, des photocopieurs, des ordinateurs et téléphonie (suivi flotte, commande et lien avec le prestataire)
• Maintenance des locaux

II - TRAVAUX

• Suivi des dossiers marchés signés, avenants signés, PV de réception, PV de levées
• de réserves, DOE (dossier des ouvrages exécutés) remis, DGD (décomptes généraux et définitifs) signés
• Ouverture de chantier : DICT (déclaration d'intention de commencement de travaux, classeur sécurité, PPSPS, panneaux de chantier)
• Fin de chantier : DOE (mise en page, impression, transmission et archivage)

III - CLIENTS

• Préparation au 15 du mois pour avancement conducteur de travaux
• Envoi au MO (maitrise ouvrage) avec bon de paiement sous-traitant si paiement direct MO
• Saisie des factures de vente dans le tableau suivi CA et sur le logiciel FILEMAKER
• Devis : rédaction, et envoi au MOE et MO, suivi validation ou refus des avenants.
• Suivi des encaissements et relances clients

IV - FOURNISSEURS

• Etablissement du contrat, validation auprès des conducteurs de travaux, Directeur
• de travaux et la Direction

V - SOUS-TRAITANTS / CO-TRAITANTS

• Prise de contact avec MOE et MO pour procédure acceptation
• Etablissement des Contrats et avenants, de la demande d'agrément et la délégation
• novatoire de paiement. Gestion des pièces administratives
• Dématérialisation des signatures pour les contrats sous-traitants

VI - PRORATA

• Etablissement de la convention (après vérification du conducteur de travaux)
• Convocations aux réunions
• Etablissement des appels de fonds selon le mode de facturation chantier
• Intégration des dépenses de YOOZ vers FAIRCOST
• Courriers de mise à jour des taux et/ou de clôture du compte prorata

VII- QUALIFICATION SOCIETE

• ISO 9001, suivi et pilotage du calendrier; rédaction et mise à jour de la revue de
• Direction, mise à jour des supports de documentations relatives à l'ISO

VIII - RESPONSABILITE SOCIETALE DE L'ENTREPRISE

• ECO FLUX & DECARBONACTION, suivi trimestriel des actions engagées.

Votre profil :

• Diplômé(e) d'un Brevet de Technicien Supérieur, d'une licence en gestion ou finances. Master ou équivalent.
• Vous avez une première expérience réussie d'au moins 5 ans dans le secteur d'activité du BTP.
• Vous avez un bon esprit de synthèse et d'analyse ainsi que le sens de la discrétion. Votre rigueur, votre
• bonne gestion des délais, ainsi que votre réactivité seront vos meilleurs atouts pour réussir et mener à
• bien vos missions.
• Vous aimez travailler en équipe et être en étroite collaboration avec différents interlocuteurs aussi bien
• en interne qu'en externe. Votre relationnel vous permet d'établir des contacts privilégiés avec vos
• différents interlocuteurs. Vous maitrisez l'outil informatique indispensable dans votre métier.
• Désireux de vous investir, vous souhaitez rejoindre une PME dynamique et en pleine évolution.

Les avantages du poste :

• Pas de déplacement à prévoir
• Carte TR - SWILE 10€/ jours (60% pris en charge par l'entreprise)
• Statut CADRE
• 36H Hebdo dont 7 RTT/an (8h-12h/14h-18h lundi au jeudi et vendredi 17h)
• Date de prise de poste 02/12/2024
• Rémunération 36 à 42K€

Ce poste vous correspond ? N'attendez plus et transmettez votre CV à fabienne.friaud@sigma.tech