Dina arbetsuppgifter
Vi letar nu efter en konsult som kan gå in i en roll som projektadministratör till en fantastisk kund i Stockholm. I denna mångsidiga roll kommer du att hantera projektadministration och ge administrativt stöd till hela projektorganisationen, särskilt projektledare och delprojektledare inom PMOs projekt. Arbetsuppgifterna varierar beroende på projektens specifika krav och projektadministratören anpassar sig flexibelt efter dessa behov.

Arbetsuppgifterna inkluderar bland annat att:

• Planera och skapa inköpsbeställningar.
• Hantera fakturor kontinuerligt.
• Hantera avtal och inköp.
• Uppdatera kostnadsrapporter.
• Att boka och organisera konferenser och resor, samt bearbeta reseräkningar.
• Samordna beställningar av IT-utrustning.
• Boka möten och kurser; samt assistera projektledare/delprojektledare inom PMO med övrig planering och strukturering.

Ett axplock av förekommande arbetsuppgifter:

• Gör beställningar, öka beställningar, avsluta beställningar.
• Kontrollera fakturor mot avtal/beställningar, tidrapporter, konsulter.
• Ta emot fakturor.
• Hantera fakturor, granska inkommande fakturor.
• Ge stöd åt projektorganisationen i IFS.
• Organisera och genomföra inköp.
• Hantera avtal relaterade till inköp.
• Planera och strukturera tillsammans med Projektledaren/delprojektledningen.
• Uppdatera kostnadsrapporter; jämföra beställningar med budget, göra prognoser.
• Organisation av reseutlägg / arrangera tjänsteresor / stöd vid planering av tjänsteresor.
• Inköp och samordning av IT-system.
• Planering av möten.
• Registrering och bokning av utbildningar för PMO-anställda och konsulter.
• Dokumentation av möten.
• Organisera tidsschemat för PMO, använda Sharepoint Online, dela information på intranätet – till grupper, administrera behörigheter och mappstrukturer.
• Organisera/skapa kataloger/flytta i dokumenthantering/Sharepoint, hantera projektdokumentation.
• Ansvara för projektinformation på intranätet, administrera resursanskaffning för projektrelaterade behov.
• Hjälpa nya projektspecifika konsulter med introduktion i projekten, utveckla systemverktyg etc.
• Stänga av systemverktyg när projektspecifika konsulter slutar.
• Ge administrativt stöd till projektcontroller.

Krav

Du bör ha tidigare erfarenhet av att assistera eller koordinera i en liknande roll samt ha kunskap om följande:

• Hantering av fakturor (t.ex. kontering av leverantörsfakturor, uppföljning av fakturor enligt avtal, tidrapporter, inköpsorder etc., inleverans, kredit).
• Uppdatering av kostnadsrapporter (jämföra beställningar mot prognos/budget).
• Skapa inköpsförfrågningar för projektinköp.
• Hantera dokument (organisera mappar, flytta dokument, arkivera, följa rutiner för projekt-dokumentation).
• Skaffa resurser (beställa konsulter, introducera/avsluta konsulter, beställa/avsluta system, datorer osv.).
• Koordinera möten (boka möten, skriva protokoll osv.).
• Kontorsadministration.
• Tidigare jobb med betoning på kundservice (t.ex. support eller assistans).
• Mycket god organisatorisk förmåga och strukturerat tillvägagångssätt.
• Kapacitet att hantera flera uppgifter samtidigt och förmåga att prioritera effektivt.
• Stark kommunikationsförmåga i både tal och skrift på svenska och engelska.
• Körkort klass B.

Personliga egenskaper

Du är positiv, har fokus på service och kommunikation, och uppskattar att interagera med många personer. Dessutom beskriver du dig själv som ansvarsfull, mogen, en problemlösare och serviceinriktad.

Tillträde och ansökan
Startdatum: 2024-11-04
Slutdatum: 2025-10-31. Möjlighet till1 års förläning
Sista ansökningsdagen: snarast
Ort: Stockholm (mestadels on site)
Kontaktperson: 0790 06 27 11
Urval och intervjuer sker löpande!

Om oss
Sway Sourcing är ett modernt företag som rekryterar inom flera branscher på den svenska arbetsmarknaden. Vi matchar kandidaters kompetens och kunskap med företagets behov. Sway Sourcing har en företagsledning och personal med lång erfarenhet i rekryteringsbranschen, både som ägare och anställda. Vi har ett stort nätverk inom de branscher vi specialiserat oss inom och kan därför hitta de kandidater som snabbt blir en tillgång för företagen.