Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt een:
Administratief medewerker (m/v/x)
Dienst infrastructuur
Intern/Extern
Referentienummer: 9105-058

Functie
Context
Ben je een kei in administratie? Dan is dit de geknipte vacature voor jou!
De dienst Infrastructuur van Fedasil werkt permanent aan haar steeds groter wordend netwerk van gebouwen, om te voldoen aan haar eigen kwaliteitseisen en om een optimale leef- en werkomgeving te vormen.
De portefeuille omvat momenteel een 54-tal sites met allerlei uitdagende vormen en types van gebouwen: van rijwoning voor de opvang van een tiental niet-begeleide minderjarige vluchtelingen, tot een voormalig ziekenhuis voor de tijdelijke opvang van 800 verzoekers om internationale bescherming.
De dienst infrastructuur bestaat uit de verantwoordelijke en 14 collega’s, waaronder 10 (ingenieur-) architecten, en is verantwoordelijk voor de werken die nodig zijn bij de opstart van nieuwe opvangcentra, het gebouwbeheer tijdens de exploitatieduur, de nodige aanpassings- en renovatiewerken en indien nodig de afbouwwerken tijdens sluitingen van centra.
Door de exponentiële groei van zijn gebouwnetwerk, is Fedasil momenteel op zoek naar een administratieve versterking van het team Infrastructuur.
Uw taken
Concreet bestaat je takenpakket uit:

• Het efficiënt beheer van informatie binnen de dienst, digitalisatie van documenten en correspondentie;
• Verbetering van het huidige elektronische archiveringssysteem;
• Klasseren en archiveren van alle document die relevant zijn voor de dienst;
• Het administratief voorbereiden, nakijken op volledigheid en opvolgen van interne dossiers (validatieparcours);
• Organiseren van interne overlegmomenten en de verslaggeving hierrond;
• Het beheer van de planning van de dienst;
• Opvolging van de facturatie van de overheidsopdrachten ‘werken’, onder andere ook deze met betrekking tot containerunits.
• Back-up van de administratieve collega’s binnen het management team tijdens verlof- en afwezigheidsperiodes
• Aankooporders in sommige gevallen voorbereiden;
• Aanmaken en gebruiken van databases en lijsten in Excel met informatie over infrastructuur (onroerend goed, overheidsopdrachten, enz.);
• Administratief en budgettair beheren van de opleidingen voor collega’s van de dienst;
• Documentatie en tijdschriftabonnementen beheren;
• In samenwerking met je collega's, bepaalde activiteiten organiseren (dienstopdracht in het buitenland, gastlezingen, overlegmomenten, teambuilding, enz;)
• Zorgen voor een goede communicatie tussen jouw dienst en andere interne en externe personen/diensten;
• Samenstellen en regelmatig updaten van de powerpoint presentatie van de dienst
• Zorgen voor een goede ontvangst van nieuwe collega’s in de dienst.

Dit doe je uiteraard niet alleen, je zal zeer nauw samen werken met de (ingenieur-)architecten en het management van het team.
Het gaat om een functie met standplaats op het hoofdkantoor in Brussel.
Profiel
U heeft een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be.
Diploma
U hebt een graduaat/bachelor diploma (niveau B).
Technische vaardigheden en ervaring
Specifiek voor deze functie vragen we het volgende:

• Minimaal 1 jaar praktische ervaring binnen een gelijkaardige functie, opgebouwd in de privé sector of binnen de overheid.
• Skills om verschillende gelijklopende projecten te behandelen.
• Standaard IT-skills (MS Office : Word, Excel,…) zijn een basis gegeven.
• Vlot tweetalig (FR-NL) schrijven en spreken is een must: u zal in een 2-talige omgeving werken.

Algemene vaardigheden
In team werken: Als een echter teamspeler werk je uitstekend samen en bouw je duurzame relaties op met de verschillende stakeholders. Je kan een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen. Je kan je collega’s begeleiden, hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren en een voorbeeldfunctie uitoefenen.
Autonoom: Je bent in staat om op zelfstandige basis een grote hoeveelheid aan projecten, processen en samenwerkingsverbanden te managen.
Klantgericht handelen: Je bent diplomatisch ingesteld, klantgericht en communicatief. Je kan interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
Betrouwbaarheid tonen: Je kan werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van het Agentschap, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder enige vorm van partijdigheid. Je toont verantwoordelijkheid, betrouwbaarheid en staat borg voor de kwaliteit van de door jou voorgestelde oplossingen.
Persoonlijke ontwikkeling: Je kan actief plannen en je beheert je eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities. Je stelt de eigen werking kritisch in vraag aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
Doelstellingen bereiken: Ook onder tijdsdruk werk je doeltreffend, probleemoplossend en resultaatsgericht. Je stelt prioriteiten maar reageert flexibel wanneer deze door omstandigheden moeten worden aangepast. Je bent besluitvaardig en blijft gefocust op het behalen van de doelstellingen.
Aanbod
Type overeenkomst
Een voltijds contract van onbepaalde duur (38u/w).
Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten over de duur van minstens 2 jaar.
Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.
Plaats van tewerkstelling
Fedasil Hoofdbestuur
Kartuizerstraat 21
1000 Brussel
Loon
Je wordt aangeworven op niveau NB1 met een loonschaal die voor jouw situatie van toepassing is. Het bruto minimum maandloon bedraagt € 2.913,67 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je relevante professionele ervaring. Indien je meer wenst te weten, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl
Voordelen
Variabel uurrooster
26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).
Opbouw van aanvullend pensioen.
Mogelijkheid tot verscheidene dagen per week thuiswerk.
Een inspirerende werkomgeving in het centrum van Brussel.
Zin om te solliciteren?
Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link bij de vacature (www.fedasil.be). De uiterste datum om te solliciteren is 20/10/2024.
Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief;
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen);
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma
Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.
De kennis van het Nederlands
Indien je jouw diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je beschikken over het taalattest Artikel 7 van Selor. Dit attest bewijst dat je geslaagd bent voor een examen over de kennis van het Nederlands en is noodzakelijk om voor deze functie te kunnen aangeworven worden. Gelieve dit attest bij jouw kandidatuur toe te voegen. Voor meer informatie, raadpleeg https://werkenvoor.be/nl
Juridische attesten
Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. Een bewijs model 2 is nodig voor functies op de minderjarigen afdeling.
Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.
Selectieprocedure
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een selectiegesprek in de week van 21/10/24. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij christophe.mahaut@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).