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Prologis

Assistente Administrativo (RECX Assistant)

São Paulo

FULL TIME

August 28, 2024

Prologis, Inc. is the global leader in logistics real estate. In partnership with our customers and our communities, we develop modern, high-quality properties that set the standard for innovative building design and sustainability. Prologis owns or has investments in properties and development projects of ~1.2 billion square feet in 19 countries and enables 2.8% of the world’s GDP. We have committed to achieve net zero emissions by 2040. Beyond real estate, our Essentials platform optimizes the company’s global asset portfolio to provide our customers solutions that address today’s warehouse and shipping challenges. Prologis Ventures invests in logistics innovation and technology companies to modernize supply chains worldwide.

Job Title:

Assistente Administrativo (RECX Assistant)

Company:

Prologis

Missão do Cargo

Auxiliar a equipe de Propertiers nas rotinas administrativas e operacionais dos condomínios. Através da realização do atendimento aos clientes em suas solicitações, organizando o fluxo financeiro de pagamentos e recebimentos, controlando os documentos vigentes, cotando materiais ou contratação de serviços esporádicos, para oferecer o melhor atendimento a Clientes, Fornecedores e Equipes terceiras que atuam dentro dos condomínios.

Pricipais Responsabilidades

1) Assegurar os lançamentos de todas as notas fiscais realizando todos os lançamentos dentro do mês de competência, para facilitar o entendimento das despesas ocorridas no mês.

2) Providenciar no início do mês o controle dos pagamentos e recebimentos, lançamentos e consumo das concessionárias fechados no mês anterior para que o RECX Manager faça o relatório operacional;

3) Emitir e enviar a planilha de rateios para o Financeiro gerar os boletos de cobrança, analisando as contas de consumo e as leituras de água e energia realizado pelas equipes de manutenção, para que sejam realizadas as cobranças corretas aos locatários e aos restaurantes;

4) Realizar mensalmente cotações de materiais de construção, elétrico e de limpeza, obtendo os melhores preços para que as equipes realizem suas atividades;

5) Organizar as pastas de prestação de conta de cada mês com as informações financeiras de tudo que foi realizado.

6) Atendimento aos clientes: solicitação de TAG, cadastro biométrico, desbloqueio de veículos e reserva de auditório;

7) Acompanhar se as documentações dos condomínios estão vigentes.

Desafios da Posição

1) Atendimento presencial aos clientes. A demanda deles por informações torna necessário parar processos em andamento para que seja realizado o atendimento. Desta forma é importante, gerenciar o tempo das atividades para que não tenha atraso nas outras demandas;

2) Solicitações emergenciais ou com prioridade. Necessitam que outros processos sejam interrompidos, e em muitos casos essas solicitações demandam a ação de mais de um departamento;

3) Comunicação falha. Algumas informações precisam ser disseminadas para que possamos atender clientes e fornecedores dentro do escopo acordado, evitando desta forma, solicitações emergenciais.

CAPACITAÇÕES

1) Formação Acadêmica: Graduação em Administração de empresas, ou áreas correlatas.

2) Tempo de Experiência: 2 anos;

Conhecimentos Específicos: Sistema SAP, rotinas administrativas, atendimento ao cliente;

3) Idiomas e fluência: Inglês Intermediário (oral, gramática, leitura e escuta)

PERFIL/ COMPETÊNCIAS

Relacionamento interpessoal
Trabalho em Equipe
Organização
Inteligência emocional
Proatividade
Conhecimento em rotinas financeiras
Conhecimento em administração de condomínios

People First

As a successful global enterprise, Prologis has never lost sight of what matters most - our strong belief that our people are the most important part of our business. And because of that, we provide a generous total rewards package and dedicate both time and resources to leadership development. Our team is intentional about cultivating a culture rooted in diversity, equity, and inclusion so that everyone at Prologis feels a sense of belonging.

Employment Type:

Full time

Location:

Sao Paulo, Brazil

Additional Locations:

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