Excellente opportunité pour un(e) Agent(e) Administratif(ve) motivé(e) cherchant à faire évoluer sa carrière dans Montréal!

À quoi ressemblera votre quotidien?

• Gérer les activités quotidiennes et déterminer quelles sont les informations entrantes importantes, anticiper les besoins et aligner les priorités pour atteindre les objectifs
• Préparer le matériel nécessaire pour les réunions programmées
• Préparer et assurer le suivi des notes de frais et autres documents (correspondances, rapports, mémos, etc.) dans le style et format requis.
• Mettre à jour les organigrammes et les listes téléphoniques
• Développez des outils et des documents de rapport pour soutenir les objectifs exécutifs en utilisant Microsoft Excel, Word et Power Point comme outils principaux.
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Rédiger la correspondance interne et externe en Français et en Anglais
• Coordonner les événements d’entreprise, les visites hors sites des dirigeants et d’autres projets spéciaux.

Compétences requises:

• Bilingue de préférence - français et anglais (les candidats ayant un niveau intermédiaire en français sont acceptés).
• Excellentes compétences en matière de communication et d'organisation.
• 2 à 4 ans d'expérience en soutien administratif.
• La maîtrise de MS Office Suite et de SAP Ariba + Concur est indispensable.
• DEC en administration ou dans un domaine d'études pertinent.
• Expérience dans le traitement des factures et des dépenses.

Contact Information:
Should you wish to contact me directly with your CV, please don't hesitate to email me at fmerai@astoncarter.com

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Excellent opportunity for a motivated Administrative Agent looking to grow their career in Montreal!

What your day to day will look like?

• Manage daily activities and determine important matters regarding the incoming information, anticipating needs and aligning priorities to meet goals.
• prepare necessary materials for scheduled meetings
• Book travel arrangements including travel itinerary, hotel and transportation reservations.
• Prepare and consolidate expense reports, other financial documents and prepare all types of documents (correspondence, reports, memos, etc.) in the required styles and formats.
• Update organizational charts and phone lists.
• Develop tools and reporting documents to support the executive objectives using Microsoft Excel, Words and Power Point as prime tools.
• Manage / distribute incoming / outgoing mail
• Write internal and external correspondence in both French and English.
• Coordinate corporate events, executive off-sites, and other special projects.

Required skills:

• Bilingual preferred - French & English (Candidates with intermediate level of French is acceptable).
• Excellent communication and organizational skills.
• 2-4 years of experience in Administration Support.
• MS Office Suite & SAP Ariba + Concur is a must.
• DEC in Administration or relevant field of studies.
• Experience with processing Invoices and Expenses.

Contact Information:
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À propos d'Aston Carter:

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant Clearly Rated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents.

La diversité, l’équité et l’inclusion

Chez Aston Carter, la diversité et l’inclusion constituent le pont vers l’équité et la réussite de notre personnel. La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) sont ancrées dans notre culture par :

• L’embauche des talents diversifiés ;
• Le maintien d’un environnement inclusif par une autoréflexion permanente ;
• La mise en place d’une culture de soin, d’engagement, et de reconnaissance par des résultats concrets ;
• L’assurance des opportunités de croissance pour nos gens.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître d’autres options d’accommodement.
Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec)
Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)

About Aston Carter:

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a Clearly Rated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service.

Diversity, Equity & Inclusion

At Aston Carter, diversity and inclusion are a bridge towards the equity and success of our people. DE&I are embedded into our culture through:

• Hiring diverse talent
• Maintaining an inclusive environment through persistent self-reflection
• Building a culture of care, engagement, and recognition with clear outcomes
• Ensuring growth opportunities for our people

The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.
If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options.
Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec)
Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)