À propos de nous

Le Grand Palais Rmn recherche pour sa Direction Commerciale et Marketing :
Un assistant de direction (F/H) en CDI
La Direction Commerciale et Marketing regroupe une Sous-Direction ventes et logistique, comprenant les grands sites et le réseau commercial ainsi que le Département Logistique-approvisionnements et une Sous-Direction Marketing, comprenant les Services Marketing Produits, Image et Graphisme, Livres et Audiovisuel / Référencement, Merchandising et Design Boutiques, digital et relation client.Elle a pour mission de développer un résultat commercial positif sur un périmètre d’activités non subventionnées et d’accompagner la politique culturelle des musées en diffusant au plus grand nombre des produits culturels en adéquation avec les collections permanentes ou temporaires présentées dans les musées.
Ses principaux enjeux tournent autour du développement du réseau de vente et de la satisfaction du client (acheteur et musée), de l’intégration de la révolution digitale et de la simplification des processus de travail pour atteindre un chiffre d’affaires annuel de plus de 60 M€ (hors filiale).

Mission

Sous l’autorité de la Directrice commerciale et marketing, la/le titulaire du poste exercera ses missions, en coordination avec une autre assistante de direction, formant ainsi un pôle dédié à la direction commerciale et marketing :
ASSURER L’ASSISTANAT DE LA DIRECTION (DIRECTRICE, DIRECTEUR ADJOINT COMMERCIAL, DIRECTEUR ADJOINT MARKETING)

• Gérer les agendas, prendre les rendez-vous et les messages, filtrer les appels téléphoniques, assurer le premier accueil des correspondants, effectuer les réservations pour des déjeuners, etc…,
  
• Organiser les déplacements tant en France qu’à l’international : réservation des transports, hôtels, location de véhicules…,
  
• Organiser les réunions,
  
• Rédiger des comptes rendus de réunion et préparer les réponses à certains courriers,
  
• Préparer des dossiers et les archiver, effectuer les photocopies demandées,
  
• Maintenir un classement fiable de l’ensemble des documents traités pour une reprise rapide des dossiers en cas d’absence,
  
• Gérer l'approvisionnement en fournitures diverses et passer les commandes
  

CONTRIBUER À LA BONNE CIRCULATION DE L’INFORMATION AUPRES DES DIFFERENTS INTERLOCUTEURS

• Assurer le relais entre les interlocuteurs internes et externes, notamment pour récolter les informations nécessaires au suivi des dossiers, y compris les quatre filiales
  
• Coordonner les circuits d’information et veiller à transmettre dans les délais les informations importantes,
  
• Organiser la diffusion des documents dans le respect des calendriers fixés,
  
• Assurer le suivi des parapheurs.
  
• Traiter les demandes et incidents liées aux locaux et effectuer toutes les demandes Hélios concernant le service ou les locaux (nouveaux arrivants, demande matériels, déclaration incidents, travaux, imprimante…)
  

CONTRIBUER AUX ACTIVITES ET FONCTIONNEMENT DE LA DIRECTION

• Mise à jour des outils de suivi d’activité de la direction (réception et envoi des courriers, congés des collaborateurs, …),
  
• Assurer la finalisation, l’enregistrement, le suivi et la diffusion, ainsi que la mise à jour des outils afférents,
  
• Traiter les mises à jour des coordonnées de la direction et des bases de données,
  
• Assurer le relais pour la gestion des bons de commande et des factures, ainsi que pour le référencement des fournisseurs auprès des achats,
  
• Développer des relations de travail collaboratives et efficaces avec les responsables de chaque service,
  
• A la demande, intervenir sur des présentations Powerpoint et Canva ou produire des présentations simples,
  
• Participer à la recherche documentaire (sélectionner les sources d'information et en évaluer la qualité et la pertinence),
  
• Participer à la relecture des appels d’offre pour s’assurer de l’orthographe et la syntaxe
  

Profil

De Formation bac+2/3, type BTS Assistant de Direction /Assistant Manager, vous justifiez d’une expérience significative sur un poste similaire (assistanat de Direction Générale) idéalement acquise dans un établissement public culturel et commercial.
Vous êtes à l’aise pour accueillir les interlocuteurs au téléphone de façon professionnelle sur le plan de la courtoisie, de la disponibilité. Vous savez organiser des réunions, rassembler les éléments utiles auprès des sources compétentes et constituer un dossier préalable à une prise de décision. Vous faites preuve de réactivité, de rigueur dans l'exécution de vos tâches et d’efficacité dans la gestion des priorités et des délais contraints. Vous assurez de façon optimale et fiable le suivi administratif des dossiers de la direction que vous assistez.
Vous maîtrisez les règles d’orthographe, syntaxe et grammaire et disposez d’une communication orale et écrite de qualité en français comme en anglais. Vous savez prendre des notes de façon rapide, précise et exhaustive dans des situations telles que des réunions de travail.
Vous avez un sens du service développé, complété de capacités relationnelles basées sur l’écoute, la discrétion et la confidentialité.
Vous êtes reconnu-e pour votre capacité à travailler en équipe comme en réseau. Vous savez entretenir des relations de qualité avec des interlocuteurs variés et faire vivre avec discernement un réseau d’information et de communication en transversalité.
Votre parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook …) et des logiciels dédiés à l’activité vous permettra de réussir avec aisance dans les missions de ce poste.