L’assistant(e) commercial(e) est responsable de la bonne gestion des dossiers et soutient les commerciaux dans l’entretien de la relation avec leurs clients.
Il/elle prend en charge la rédaction et le suivi administratif des offres de prix et des contrats, gère les réponses aux appels d’offres ainsi que l’envoi des échantillons produits et assure le suivi des litiges de prix.

Rédaction et suivi des offres de prix

• Rédiger les offres de prix, en collaboration avec l’équipe commerciale et en s’assurant qu'elles soient conformes aux politiques internes.
• Transmettre les informations relatives aux prix au département finance en s’assurant que les données soient enregistrées dans le système.
• Assurer un suivi proactif des contrats, informer les équipes commerciales des renouvellements, veiller à ce que les mises à jour des prix soient effectuées en temps opportun.
• Sauvegarder les documents dans le système comme indiqué par le responsable service client.
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients et/ou transmettre les informations au(x) département(s) concerné(s).

Gestion des appels d’offre

• Préparer et soumettre les appels d’offres à la suite d’un examen proactif du système de gestion des appels d'offres.
• Rassembler, vérifier, remplir et organiser tous les documents justificatifs requis pour l'achèvement des appels d'offres (en liaison avec les ventes, le marketing, le département qualité, le département des affaires réglementaires, etc.)
• Vérifier la parfaite conformité des dossiers sur la forme, le fond, les délais impartis.
• Suivre les décisions d’adjudication, relancer les commanditaires, utiliser les recours éventuels.
• Gérer les contractualisations, les reconductions et prolongations de marché.

Support commercial à la vente

• Organiser les demandes d'échantillons
• Gérer les avoirs clients et/ou les litiges éventuels
• Préparer et envoyer les mailings pour des communications aux clients
• Travailler en relation étroite avec les divers services de l’entreprise (finance, service clientèle, logistique, marketing, affaire réglementaires…).

Compétences techniques

• Connaissances approfondies des outils bureautiques : suite Office (Word, Excel avancé), de logiciel CRM (Sales Force) et ERP (Sage, IFS)
• Anglais professionnel opérationnel
• Connaissances générales des procédures de gestion des appels d’offres privés et publics
• Connaissances générales des outils de veille d’appels d’offres
• La connaissance de l'industrie ophtalmique ou de l'industrie des dispositifs médicaux est un atout

Qualités professionnelles et interpersonnelles (soft skills)

• Excellentes compétences en communication - écrite et verbale
• Capacité à prioriser, à travailler dans des délais contraints
• Esprit méthodique et pragmatique
• Dynamique - Haute énergie
• Autonomie
• Esprit d’équipe
• Esprit d’initiative
• Démontre les valeurs de l'entreprise
• Comportement calme, professionnel et constant

Diplôme souhaité

• Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT, licence en commerce, gestion ou droit.

Expérience attendue

• Une première expérience d’au minimum deux ans dans une fonction similaire est requise.

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