(French ad follows English ad)
Are you a natural relationship builder with a keen eye for detail?
Are you eager to contribute to building an alumni program and help children and youth across Canada be successful in a world increasingly driven by innovation?
Look no further - an exciting opportunity awaits you at Let's Talk Science!
We invite you to submit your application to join Let’s Talk Science – Canada’s leading national, charitable organization that engages youth in science, technology, engineering and math (STEM). Let’s Talk Science believes equity, diversity and inclusion strengthen the community and enhance excellence, innovation and creativity. We are committed to employment equity, building a diverse workforce and accessibility for all employees and program participants. We invite you to complete a brief questionnaire to help us build and measure our efforts to attract members of Equity Deserving communities to employment with Let’s Talk Science at https://questionpro.ca/t/AB3unpn ZB3uwj1.
Alumni Relations and Administrative Coordinator
The Alumni Relations and Administrative Coordinator works collaboratively to develop and implement the alumni relations strategy to achieve annual engagement and advancement goals aligned with Let’s Talk Science’s Campaign and Strategic Plans. The incumbent also coordinates the administration elements for the Fund Development team, providing support that includes; gift processing, processing various financial transactions and reconciliations, prospect and donor research, coordinating logistics for travel and general administrative support to senior staff, as required.
This role requires an individual who is tech-savvy, possesses a “can do” positive attitude, superior communication abilities and outstanding relationship-building skills.
Requirements/Qualifications

• Post-secondary education in a related field and at least 3 years of relevant experience; equivalent education or demonstrated experience will be considered
• A minimum of two years’ experience in office administration, preferably in the area(s) of fund development, including hands-on experience with fundraising database Raiser’s Edge
• Experience in alumni or stakeholder relations an asset
• Experience synthesizing information and producing reports
• Experience with gift processing, electronic records and database programs
• Bilingual (English and French) an asset

A full position description can be downloaded from our website at: https://letstalkscience.ca/employment-opportunities. We also invite you to visit our website letstalkscience.ca to learn more about our organization including our historical and ongoing commitment to equity, diversity, inclusion and accessibility (https://letstalkscience.ca/about-us/equity).
Benefits and Perks of Working at Let’s Talk Science

• Competitive salary and flexible hours
• Remote work option that enables you to join us anywhere in Canada with support for set-up and connectivity
• Starting with 3 weeks' vacation plus a 2-week paid closure over the December–January holiday period
• Comprehensive group benefit package, including health, dental, vision, life and critical illness
• Training to support our commitment to EDIA

Let's Talk Science has paused the enforcement of our mandatory COVID-19 Vaccination Policy. We will continue to strongly recommend vaccination; we will monitor and follow the scientific research but will not require that any new staff be vaccinated for COVID-19 as a condition of their employment. Please note that the policy will continue to exist and may be enforced again in the future if warranted.
Interested candidates should submit their resume and cover letter (including salary expectations) quoting “Alumni Relations and Administrative Coordinator” as outlined below by 11:59 pm ET on September 1, 2024 to:
Shawna Agathos
Human Resource Generalist, Let’s Talk Science
1510 Woodcock Street, Unit 8 London ON N6H 5S1
Or via email: hr@letstalkscience.ca (please submit all documents in one pdf file)
FAX: (519) 474-4085
Equity Statement
Let’s Talk Science is committed to implementing the Calls to Action framed by the Truth and Reconciliation Commission. We acknowledge the shared lands we live and work on across Canada and that our national office is situated on the traditional territory of the Haudenosaunee, Wyandot and Anishinaabe.
Let’s Talk Science values the diverse and intersectional identities of its stakeholders and staff. Let’s Talk Science believes equity, diversity and inclusion strengthen the community and enhance excellence, innovation and creativity and is committed to accessibility for all employees. We are committed to employment equity and building a diverse workforce reflective of Canadian society that will enrich our work and learning environment. Let’s Talk Science seeks applicants who embrace our values of equity, anti-racism and inclusion. As such, we encourage applications from candidates that have been historically disadvantaged and marginalized, including applications who identify as First Nations, Métis and/or Inuit/Inuk, Black, racialized, a person with a disability, women, and/or 2SLGBTQ+.
All qualified applicants are encouraged to apply; however, in accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents will be given priority. We are committed to providing accommodation to those with a disability or medical necessity. If you require an accommodation in order to participate in the recruitment process, please notify us and we will work together on the accommodation request. We thank everyone for their expression of interest and are truly appreciative of the time individuals put into applying. However, with the limitations on time only those selected for an interview will be contacted.
Vous avez un talent inné pour tisser des liens et possédez un grand souci du détail ?
Vous avez envie de contribuer à l'élaboration d'un programme d'anciens participants et à la réussite d’enfants et de jeunes de partout au Canada dans un monde de plus en plus axé sur l'innovation ?
Ne cherchez pas plus loin ! Une opportunité passionnante vous attend chez Parlons sciences !
Nous vous invitons à soumettre une candidature afin de vous joindre à notre équipe chez Parlons sciences - l'organisation caritative Canadienne primée au niveau national qui encourage les jeunes à s'intéresser aux sciences, à la technologie, à l'ingénierie et aux mathématiques (STIM). Parlons sciences croit que l’équité, la diversité et l’inclusion renforcent la communauté et favorisent l’excellence, l’innovation et la créativité. En tant qu’organisme, Parlons science s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi, à constituer une main-d’œuvre diversifiée et à assurer l’accessibilité aux programmes à tout le personnel ainsi qu’à l’ensemble des participants et participantes.
Coordonnateur.rice des relations administratives et avec les anciens
Le coordonnateur des relations administratives et avec les anciens travaille de manière collaborative à l’élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie de relations avec les anciens afin d'atteindre les objectifs annuels en matière d'engagement et de promotion, conformément à la campagne et aux plans stratégiques de Parlons sciences. Le ou la titulaire du poste coordonne également les éléments administratifs pour l'équipe de développement des fonds en la soutenant en matière de traitement des dons, de traitement de diverses transactions financières et de rapprochements, de recherche de prospects et de donateurs, de coordination de la logistique pour les voyages et de soutien administratif général au personnel supérieur, en fonction des besoins.
La personne occupant ce poste doit posséder une excellente maîtrise des technologies, une attitude positive, des capacités de communication supérieures et des compétences exceptionnelles en matière de développement de relations.
Exigences et qualifications :

• Formation postsecondaire dans un domaine connexe et au moins trois ans d'expérience pertinente ; une formation équivalente ou une expérience confirmée seront prises en considération;
• Au moins deux ans d'expérience en administration de bureau, de préférence dans le(s) domaine(s) de la collecte de fonds, y compris une expérience pratique avec la base de données de collecte de fonds Raiser's Edge;
• Expérience dans le domaine des relations avec les anciens ou les parties prenantes, un atout;
• Expérience de la synthèse d'informations et de la production de rapports;
• Expérience en matière de traitement des dons, de dossiers électroniques et de programmes de base de données;
• Bilinguisme (anglais et français), un atout.

Nous vous invitons à visiter notre site web à parlonssciences.ca pour en savoir davantage sur notre organisme, y compris sur notre engagement de longue date et continu envers l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité (EDIA) (https://parlonssciences.ca/a-notre-sujet/equite). Nous vous invitons également à remplir un bref questionnaire qui nous aidera à analyser nos efforts en vue de recruter des personnes membres de communautés en quête d’équité, au https://questionpro.ca/t/AB3unpn ZB3uwj1
Avantages et privilèges liés au fait de travailler à Parlons sciences

• Salaire compétitif et horaire flexible.
• Possibilité de travailler à distance, depuis la localisation de votre choix au Canada. Un soutien est offert pour l’installation de votre poste de travail et la connectivité.
• Trois (3) semaines de vacances initiales et congé payé de deux (2) semaines durant la période des Fêtes de fin d’année.
• Régime complet d’avantages sociaux collectifs, y compris les soins de santé, les soins dentaires, les soins de la vue, l’assurance vie et une protection contre les maladies graves.
• Formation pour soutenir notre engagement envers l’EDIA.

Parlons sciences a suspendu l’application de sa politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19. Nous continuerons à recommander vivement la vaccination; nous surveillerons et suivrons les recherches scientifiques, mais nous n’exigerons pas que tout nouveau membre du personnel soit vacciné contre la COVID-19 comme condition d’emploi. Veuillez noter que cette politique demeurera existante et qu’elle pourra être remise en vigueur éventuellement si cela s’avérait nécessaire.
Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leur curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation (incluant leurs attentes salariales) mentionnant le poste « Coordonnateur.rice des relations administratives et avec les anciens », comme indiqué ci-dessous, avant 23 h 59 (heure de l’Est) le 1 septembre 2024, à l’adresse suivante :
Shawna Agathos
Généraliste en ressources humaines, Parlons sciences
1510, rue Woodcock, unité 8, London (Ontario) N6H 5S1
Courriel : hr@letstalkscience.ca (prière d’envoyer tous les documents dans un seul fichier PDF)
TÉLÉCOPIEUR : 519-474-4085
Déclaration d’équité
Parlons sciences s’engage à mettre en œuvre les appels à l’action formulés par la Commission de vérité et réconciliation. Nous reconnaissons les terres partagées sur lesquelles nous vivons et travaillons au Canada et que notre bureau national est situé sur le territoire traditionnel des Haudenosaunee, des Wyandot et des Anichinabés.
Parlons sciences valorise les identités diverses et intersectionnelles de ses intervenants et de son personnel. Parlons sciences croit que l’équité, la diversité et l’inclusion renforcent la communauté et favorisent l’excellence, l’innovation et la créativité et s’engage à assurer l’accessibilité à tout son personnel. Nous nous engageons à respecter l’équité en matière d’emploi et à constituer une main-d’œuvre diversifiée reflétant la société canadienne, qui enrichira notre environnement de travail et d’apprentissage. Parlons sciences recherche des candidats et candidates qui adhèrent à ses valeurs d’équité, d’antiracisme et d’inclusion. Par conséquent, nous encourageons les candidatures de personnes qui ont été historiquement désavantagées et marginalisées, y compris celles qui s’identifient comme membres des Premières Nations, Métis et/ou Inuit/Inuk, femmes, personnes noires, racialisées, handicapées et/ou bispirituelles, lesbiennes, gaies, bisexuelles, transgenres, queers et autres (2SLGBTQ+).
Les candidates et candidats qualifié/es sont encouragé/es à postuler; toutefois, conformément aux exigences de l’immigration canadienne, les citoyens canadiens et citoyennes canadiennes ainsi que les résidents permanents et résidentes permanentes auront la priorité. Nous nous engageons à fournir des aménagements aux personnes ayant un handicap ou des besoins médicaux. Si vous avez besoin d’un aménagement afin de participer au processus de recrutement, veuillez nous en informer et nous travaillerons ensemble au sujet de votre demande d’aménagement. Nous remercions toutes les personnes qui exprimeront leur intérêt et sommes sincèrement reconnaissants du temps qu’elles auront consacré à l’envoi de leur candidature. Toutefois, en raison des contraintes de temps, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour les entrevues.
Job Types: Full-time, Permanent
Benefits:

• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Flexible schedule
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care
• Work from home

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: Remote
Application deadline: 2024-09-01