Título del puesto: Asistente Administrativo

Ubicación: Cuenca-Guayaquil/Quito-Tulcán

Oficina Child Fund: Quito-Ecuador.

Cargo de Manager/Supervisor: Sr Finance Specialist

Tipo de puesto: Full-time regular

Tipo de Trabajo: Hybrid

Child Fund es una organización internacional de desarrollo centrada en la infancia que trabaja en 23 países para conectar a los niños con las personas, los recursos y las instituciones que necesitan para crecer sanos, educados, capacitados y seguros, sin importar dónde se encuentren.

Valores de Child Fund
Child Fund valora un entorno diverso, equitativo, inclusivo y accesible donde todos son bienvenidos y celebrados por igual. En nuestra cultura de conexión, tendrás amplias oportunidades para crecer, aprender y liderar mientras contribuyes con tus talentos e innovaciones a nuestra inspiradora misión.

Compromiso de Child Fund
Child Fund International tiene una política de tolerancia cero respecto a la explotación sexual, el abuso y el acoso (por sus siglas en inglés, SEAH) y todas las demás formas de daño por parte de su personal, socios y otros representantes en la entrega de su misión y servicios para los niños. Child Fund está comprometido con la creación de un entorno seguro tanto en el lugar de trabajo como en las comunidades donde entrega programas y servicios. Child Fund espera que cada miembro del personal, socio y representante adhiera a este compromiso y garantice que se sigan todas las políticas y estándares organizacionales.

Child Fund crea una cultura donde se celebra la diversidad de personas, pensamientos y experiencias, y todos son vistos y bienvenidos por igual. Child Fund está cultivando un entorno diverso, equitativo e inclusivo donde:

• Todas las personas relacionadas con nosotros se sienten libres y seguras para ser quienes son, para que todos podamos tener éxito y prosperar.
• Nuestros donantes y socios externos aspiran a experimentar un profundo sentido de orgullo y pertenencia en nuestro compromiso compartido con la excelencia y la responsabilidad social.
• Nuestros programas globales cada vez más centran la diversidad y la inclusión en nuestro trabajo diario.
• Las personas de las comunidades donde trabajamos experimentan evidencia concreta de nuestro compromiso con estos principios en nuestras prácticas mientras trabajamos juntos.

En Child Fund, promovemos y valoramos la diversidad en todas sus formas. Creemos en la importancia de un entorno inclusivo donde todas las personas, independientemente de su nacionalidad, cultura, religión, identidad de género, orientación sexual u otras características individuales, sean bienvenidas y respetadas. Para este puesto, se alienta especialmente a postularse a personas de la comunidad LGBTIQ+ y a personas con discapacidad. Únete a nosotros y contribuye a nuestra misión de mejorar la vida de los niños, niñas y adolescentes en todo el mundo.

Este puesto está sujeto a una serie de verificaciones, incluyendo un chequeo de antecedentes penales y/o divulgación para asegurar que los participantes del programa estén protegidos.

Responsable del proceso completo de adquisiciones y compras a través del sistema vigente, coordinación de la logística de talleres y eventos, gestión de recursos humanos del proyecto, manejo y control de inventarios, apoyo en la preparación de informes financieros y administrativos, y asistencia en la organización de reuniones y seguimiento de la correspondencia del proyecto. Este rol es fundamental para asegurar la eficiencia operativa y administrativa del Proyecto.

Educación:

• Estudios universitarios en administración, negocios, economía, comercio o áreas afines.

Experiencia:

• Mínimo 3 años de experiencia comprobable en compras y logística, preferentemente en un entorno multicultural. Experiencia en la adquisición de insumos para salud y educación es un plus.

Conocimientos

• Comprensión profunda de prácticas administrativas, de negociación y de procesos de compras.
• Tener la capacidad de priorizar varias tareas al mismo tiempo; trabajar de forma efectiva bajo presión y cumplir con fechas límite.
• Tener sólida ética de confidencialidad; demostrar tener flexibilidad y versatilidad para adaptarse a cambios de ambiente y de requerimientos, conforme sea necesario.
• Tener habilidades de manejo de relaciones interpersonales e interculturales de alto nivel, así como la capacidad de crear relaciones de colaboración internas y externas, tomando en cuenta todos los factores culturales, étnicos, sociales y políticos.
• Facilidad de expresión, claridad de ideas, aptitud para trabajar bajo presión y en equipo.
• Disponibilidad para viajar ocasionalmente dentro del área de cobertura del proyecto.
• De preferencia contar con licencia vigente para conducción de vehículo de cuatro ruedas.

Compras:

• Responsable de la adquisición de bienes y servicios a través del proceso de compras, alineado al cumplimiento de las políticas y estándares organizacionales, así como los requerimientos del donante.
• Elaborar plan de compras trimestral en conjunto con los Líderes del proyecto.
• Responsable de la logística de bienes y servicios adquiridos.
• Coordinación del seguro para activos fijos.
• Responsable de la administración de las instalaciones, incluyendo administración de contratos.
• Responsable de la gestión de servicios generales.
• Responsable de la adquisición de inventario del material de oficina, equipos y otros bienes/servicios que se requieran.
• Coordinación de transporte, según las necesidades de desplazamiento de las personas autorizadas a utilizar vehículos de la institución y seguimiento al mantenimiento de vehículos.
• Llevar a cabo actividades de fortalecimiento de capacidades con Socios implementadores en temas concernientes al área de compras y control interno.
• Acompañamiento a las compras de bienes y servicios de los socios implementadores del proyecto, cuando sea necesario.
• Realizar Vetting y calificación de proveedores para todos los proveedores y consultores del proyecto. Asegurando el cumplimiento con todas las regulaciones locales e internacionales pertinentes
• Innovar y mejorar continuamente los procesos administrativos y logísticos.

Recursos humanos:

• Actuar como enlace de RH del proyecto con el área de RH en la Oficina de País, así como en caso de que haya solicitudes y requerimientos internos o externos.
• Llevar el control y registro de las hojas de esfuerzo realizando recordatorios al personal para cumplir con el requerimiento mensual.
• Apoyar en el proceso de reclutamiento y coordinar el apoyo para la selección de personal para el proyecto con RH de la Oficina País.
• Archivar documentación en expedientes del personal y mantenerlos los archivos actualizados.
• Realizar Vetting para candidatos y personal del proyecto.
• Llevar a cabo actividades de fortalecimiento de capacidades con Socios Locales en temas concernientes al área de Recursos Humanos.

Competencias Básicas de Child Fund

• Trabajo en equipo: la capacidad de trabajar de manera efectiva y colaborar con otros; valora y respeta las diferencias individuales.
• Comunicación: demuestra empatía y tacto al comunicarse con otros y usa un lenguaje apropiado.
• Orientación a resultados: logra las cosas; toma medidas proactivas para alcanzar los objetivos y estándares de calidad de la organización.
• Toma de decisiones: utiliza buen juicio, pensamiento crítico y formas no tradicionales para evaluar problemas y oportunidades; reflexiona e innova para mejorar decisiones y resultados.
• Resiliencia: prospera y crece en entornos cambiantes, exigentes y complejos.
• Alfabetización digital: adopta y promueve nueva tecnología en contextos relevantes, se mantiene al tanto de las tendencias tecnológicas y abraza soluciones tecnológicas para los desafíos empresariales.

Otras Competencias Requeridas

• Tener dominio de aplicaciones relevantes computacionales y plataformas digitales (hoja de cálculo, bases de datos, software de operaciones contables, software de proyectos administrativos, software de presentaciones, Teams, Zoom, Salesforce, ERP).
• Tener habilidades de planeación, organizacionales y de resolución de problemas.
• Capacidad para trabajar de manera efectiva con comunidades diversas y en situaciones de alta vulnerabilidad.
• Capacidad para entender y respetar las experiencias y desafíos únicos de las personas LGBTIQ+ y en movilidad.

Child Fund International está comprometido a salvaguardar los intereses, los derechos y el bienestar de las niñas y los niños con quienes está en contacto y a llevar a cabo sus programas y operaciones de manera segura para la niñez.

Child Fund crea una cultura donde se celebra la diversidad de personas, pensamientos y experiencias, y cada persona es reconocida y bienvenida por igual.

Descargo de responsabilidad: Esta descripción de cargo no es una lista exhaustiva de las habilidades, el esfuerzo, los deberes y las responsabilidades relacionados con la posición.