Chez VIA TGF, nous réimaginons le service de transport ferroviaire de passagers au nom du gouvernement du Canada ! Notre objectif est de créer un nouveau réseau ferroviaire durable qui circulera plus rapidement, plus souvent et de manière plus fiable entre Toronto et Québec. Nous sommes le plus grand projet d'infrastructure du Canada depuis des générations.
Êtes-vous prêt·e à entreprendre un défi stimulant et percutant? Ne cherchez plus : VIA TGF est à la recherche d'un·e adjoint·e exécutif·ve, Affaires juridiques et Secrétariat corporatif.
Le rôle
La personne titulaire du poste assiste les membres de l’équipe des Affaires juridiques et Secrétariat corporatif de VIA TGF dans la réalisation de leurs différents mandats. Cette équipe est constituée d’un vice-président, d’un secrétaire corporatif et de quelques conseillers juridiques. Dans le cadre de ses fonctions, la personne qui occupe le poste d’adjoint·e exécutif.ve doit faire preuve de rigueur, de discrétion, de collaboration et d’efficacité.
Les responsabilités
Gestion documentaire : Assurer la bonne gestion des documents électroniques traités par l’équipe, ce qui inclus la participation au processus de signature des contrats et leur classement, ainsi que la conservation électronique adéquate des documents produits et reçus par l’équipe, tels que les opinions juridiques et les documents de reddition de compte.
Organisation : Assister les membres de l’équipe dans l’organisation des réunions qu’ils convoquent et plus particulièrement le secrétaire corporatif dans la planification et l’organisation des réunions du conseil d’administration et des comités du conseil d’administration (ex : préparation des calendriers de réunions et des cahiers de réunion sur Diligent, réservations de salle) ainsi que lors de leur déroulement.
Rédaction : Rédiger différents documents incluant des lettres, des courriels et des canevas de procès-verbaux, de présentations, de mémos, etc.
Administration : Contribuer à l’administration du budget de la vice-présidence en collaborant notamment à la production de rapports de dépenses, à la préparation et au suivi budgétaire et au traitement des factures des conseillers juridiques externes.
Travail clérical : Soutenir les membres de l’équipe dans la préparation de documents de nature juridique ou corporative (ex : impression, révision).
Toutes autres tâches connexes.

Les exigences

• Diplôme d’études secondaires (obligatoire).
• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat juridique (DEP) (un atout).
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience en cabinet juridique ou dans le service juridique d’une grande entreprise.
• Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Niveau d’anglais intermédiaire ou avancé.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Share Point).
• Maîtrise du logiciel Diligent (atout).
• Faire preuve de rigueur et avoir le souci du détail.
• Bon sens de l’organisation.
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie.
• Être reconnu pour ses capacités relationnelles.
• Capacité de gérer un volume élevé de dossiers simultanément.

Pourquoi se joindre à VIA TGF ?

• Des assurances collectives entièrement payées pour vous et votre famille : soins médicaux, dentaires, vie, invalidité, etc.
• Un régime de retraite et des options d’épargne (REER et CELI)
• Des avantages sociaux flexibles : accès à des comptes de mieux-être et de santé pour soutenir votre style de vie
• Des vacances selon votre expérience, disponibles dès l'embauche
• Un programme de primes incitatives
• Travailler en mode hybride flexible
• Un environnement de travail qui encourage l’initiative, l’innovation et les solutions avant-gardistes
• Une occasion unique de façonner l'avenir du transport au Canada

Nous travaillons à créer des équipes fortes et diversifiées
Chez VIA TGF, nous croyons à la force des équipes diversifiées. Nous aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne peut se développer et s’épanouir. Nous invitons donc toutes les personnes qualifiées, quelques soit leurs identités ou leurs spécificités, à postuler. Vous pouvez en savoir plus sur l'ensemble du projet sur notre site VIA TGF.
N’hésitez pas à nous avisez si vous avez besoin d’ajustements durant le processus de recrutement. Nous ferons notre possible pour vous offrir une expérience équitable et agréable, tout en gardant confidentielles les mesures d’ajustement.
Notez que nous contacterons uniquement les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue.