CORFO

Encargado(a) Administrativo(a) Oficina de Partes

Antofagasta

October 28, 2024


Institución
Ministerio de Salud / Servicio de Salud Antofagasta / Dirección del Servicio de Salud Antofagasta
Convocatoria
Encargado(a) Administrativo(a) Oficina de Partes
Nº de Vacantes
1
Área de Trabajo
Salud
Región
Región de Antofagasta
Ciudad
Antofagasta
Tipo de Vacante
Contrata
Postulaciones a esta convocatoria
138
Última a las 22:40:02 del 01-11-2024
¿Qué documentos necesito para postular?

- Copia Cédula de Identidad
  • Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley
  • Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados, según corresponda
  • Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral
  • CV Formato Libre (Propio)

Simbología:
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Postular a la Convocatoria

  • Renta Bruta

    1.165.834

Condiciones
a) Estamento: Administrativo
b) Grado: 12° E.U.S, renta bruta de $1.165.834
c) Lugar de desempeño: Dirección Servicio de Salud de Antofagasta
d) Jornada de trabajo: Las funciones se realizarán en jornada diurna de 44 hrs, de lunes a jueves de 8:00 a 17:00 hrs y viernes de 8:00 a 16:00 hrs.
e) Dependencia: Dirección Regional Servicio de Salud de Antofagasta

Déjase establecido que la persona seleccionada será nombrada en un empleo a contrata, que tendrá una duración de 3 meses a prueba, prorrogable de acuerdo a evaluación de desempeño y cumplimiento de objetivos y que durará como máximo, hasta el 31 de diciembre de cada año y las personas que los sirvan expiran en sus funciones en esa fecha, por el sólo ministerio de la ley, salvo que se proponga una prórroga con, a lo menos, treinta días de anticipación, como asimismo, hasta que sean necesarios sus servicios.
Objetivo del cargo
Asegurar un servicio óptimo en cuanto al soporte administrativo que brinda la Oficina de Partes, dirigiendo la aplicación de los procedimientos relacionados con la recepción, clasificación, registro, despacho, archivo y resguardo de la documentación que es ingresada, para contribuir con el cumplimiento de estándares de oportunidad, confiabilidad y confidencialidad en el flujo de información que recibe y se emite desde la Dirección del Servicio de Salud.

  • Funciones del Cargo

    • Proponer a su jefatura las bases sobre las cuales versarán los procedimientos de gestión documental que se apliquen en la oficina de Partes, a fin de asegurar la implementación de estándares de calidad, oportunidad y confidencialidad del servicio, así como de seguridad de la información. Con tales efectos, tendrá a la vista cánones definidos por el Departamento de Planificación y Control Estratégico de Gestión y en la Ley de Probidad.
    • Elaborar e implementar procedimientos y protocolos que regulen las acciones de gestión documental que se desarrollan en la Oficina de Partes, a fin de asegurar el procesamiento adecuado y trazabilidad de la información, en un estricto marco de confidencialidad. Para ello, desarrolla procesos participativos de elaboración; realiza aportes a partir de las desviaciones que haya identificado, tal que se consideren medidas correctivas; considera el tratamiento de información para los distintos medios por los cuales recepciona documentos la unidad; establece flujos de procesos específicos, así como responsabilidades para los diversos actores que intervienen en el tratamiento de la información; e implementa instancias de socialización que permitan la incorporación de los lineamientos definidos en el quehacer habitual.
    • Diseñar e implementar capacitaciones internas dirigidas a los funcionarios que se desempeñan en Oficina de Partes – así como a usuarios internos que se vinculen a la Unidad –, a fin de contribuir a la asimilación e integración al quehacer habitual, de los lineamientos especificados en protocolos y procedimientos que regulan las acciones de soporte logístico / administrativo; con tales efectos, planifica y coordina las acciones de capacitación, genera material de apoyo pedagógico que contemple las características del proceso de enseñanza/aprendizaje en adultos, ejecuta actividades de capacitación, y evalúa la aplicación de los contenidos entregados.
    • Establecer mecanismos de control que le permitan verificar la implementación de los lineamientos técnicos y procedimentales establecidos en los procedimientos y protocolos que han sido formalizados, así como el cumplimiento de los estándares de gestión documental, y la efectividad de los tiempos y condiciones de respuesta de la Unidad. Con tales efectos, programa y ejecuta instancias de acompañamiento y retroalimentación; asegura su propia actualización y dominio en materia de normativas, procedimientos y softwares asociados a su labor, tal que pueda orientar al equipo; identifica oportunidades de mejora y aspectos bien logrados por parte de los funcionarios; y reporta los principales hallazgos a la jefatura directa.
    • Verificar que los procesos de gestión documental – sean ingreso, registro, archivo y mantenimiento, y distribución – se ejecuten en conformidad con la normativa que regula el tratamiento de documentación pública, a fin de asegurar el procesamiento y resguardo adecuado de los respaldos de la gestión Institucional; con tales efectos, instruye al equipo respecto de normativas y procedimientos, y asesora a las unidades usuarias.
    • Implementar un sistema de archivo documental, que asegure el resguardo confiable y seguro de la información, así como su accesibilidad conforme a requerimiento; para ello, estandariza con el equipo procesos de análisis y catalogación de información en base a criterios como fechas, correlativo, unidad emisora, unidad receptora (distribución) y otros útiles para estos fines. En este contexto, deberá considerar los diversos formatos en que es procesada la documentación.
    • Asegurar la aplicación del Sistema Informático de Gestión Documental (SISDOC) para registrar y controlar el flujo de la documentación que es recepcionada en Oficina de Partes; con tales efectos instruye a su equipo de trabajo en el uso sistemático de la plataforma y genera controles aleatorios que certifiquen la práctica.
    • Ejercer como ministro de fe a fin de certificar la pertinencia de los documentos recepcionados en Oficina de Partes, para ello verifica el cumplimiento de los criterios de emisión de la documentación y secunda el acto mediante firma.
    • Brindar atención al público que acude a Oficina de Partes, o bien a quienes consultan por medios no presenciales, asegurando la satisfacción de usuarios; para ello, entrega orientaciones e información que se ajuste a la normativa legal y protocolos de confidencialidad.
    • Velar por el cumplimiento de las disposiciones disciplinarias, las leyes, los estatutos y los reglamentos del Servicio; con tales efectos, planificará y ejecutará estrategias que aseguren la socialización y asimilación de estas disposiciones en el equipo de trabajo que lidera.
    • Liderar a las personas bajo su dependencia, orientando y alineando las acciones para la consecución de las metas del Servicio, en un marco de respeto y de clima propicio para el desarrollo de las capacidades individuales y grupales.
    • Liderar y coordinar la gestión de la Oficina de Partes, potenciando el desempeño de las personas bajo su dependencia, mediante la asignación de responsabilidades individuales y colectivas, en función de sus talentos y fortalezas, orientándolos a la excelencia para dar respuesta a las demandas de los usuarios; igualmente, lo hará aplicando los sistemas institucionales definidos para calificar y gestionar el desempeño.
    • Desarrollar todas las acciones administrativas que subyacen al liderazgo de personas y equipos de trabajo – sean requerimientos de contratación, control de asistencia y presentismo, autorización de permisos y feriados, asignación de notas de mérito o demérito, calificación del desempeño, entre otros –, así como aquellas orientadas a retroalimentar, reconocer y gestionar el desempeño, contribuyendo al cumplimiento de la normativa y procedimientos establecidos, y al cumplimiento de los objetivos institucionales.



Perfil de la Función
Los siguientes elementos componen el Perfil de la Función y servirán para evaluar a los/las postulantes.
Formación Educacional
Licencia de Enseñanza Media o equivalente, otorgado por el Estado o reconocido por éste o aquellos validados en Chile de acuerdo a la legislación vigente.
Especialización y/o Capacitación
Deseable acreditar cursos en:

  • Curso atención de público / usuario.
  • Curso gestión y manejo documental.
  • Curso DFL N° 29, año 2004, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº18.834, Curso Estatuto Administrativo.
  • Curso Ley Nº 18.575, O.C. de Bases Generales de la Administración del Estado, que incluye las normas de la Ley de Probidad, Nº 19.653.
  • Curso manejo plataforma informática SISDOC.
  • Curso MS Office 2010 o superior.
Experiencia sector público / sector privado
Acreditar una experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a cinco años en el sector público.
Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Competencia
Descripción del Nivel
Nivel

Orientación al servicio
  • Comprende que el usuario es el fin de la organización y actúa en consecuencia, entregando un trato amable y cercano, orientado a su satisfacción, empatizando con sus necesidades implícitas y explicitas lo que le permite anticiparse a los pedidos de los usuarios, favoreciendo el establecimiento de relaciones duraderas basadas en la confianza.

  • Propicia trabajar brindando un valor agregado a los usuarios, desarrollando estrategias prácticas para ello y se asegura de que sus compañeros actúen de igual manera, promoviendo un ambiente laboral adecuado para que el equipo busque comprender y satisfacer las necesidades de los usuarios.

  • 4

    Trabajo en Equipo
  • Visualiza la importancia y beneficios de trabajar en equipo, por lo que aprovecha estas circunstancias para su desarrollo y el de otros, fomentando el espíritu de colaboración entre sus compañeros. Promueve el intercambio de apoyo e ideas con su equipo de trabajo, coordinándose además con ellos, lo que facilita la consecución de objetivos mancomunados.

  • Busca el consenso y cuida que no se impongan modalidades de trabajo de manera arbitraria, propiciando siempre el dialogo y fomentando el buen clima entre los miembros de su equipo.

  • 3

    Integridad
  • Guía las propias acciones y las de sus colaboradores en función de los valores morales y las buenas costumbres, logrando ser un ejemplo para otros por mantener una conducta congruente con los valores organizacionales.

  • Hace aportes y entrega ideas para mejorar el accionar de la institución adecuándolos a valores, buenas costumbres, procesos y procedimientos de la institución y fomentando dentro de su área un manejo óptimo de la información y los recursos de la organización.



  • Comunicación efectiva
  • Transmite sus ideas y mensajes claramente en su grupo de trabajo y jefatura directa. Aprovecha los canales de comunicación existente, formales e informales, a fin de obtener la información que necesita para la realización de sus tareas.

  • Escucha adecuadamente a otros y se asegura de haber comprendido exactamente lo que deseen expresar, incorporando opiniones y distintos puntos de vista de los demás, en los contextos adecuados.

  • Expresa sus opiniones e ideas de acuerdo al contexto, tratando con respeto a las personas, manifestando su disposición para escuchar a los demás, mostrando interés por comprender al otro, en su lenguaje verbal como no verbal.

  • 3

    Apego a normas y procedimientos
  • Reconoce la importancia de las normas y procedimientos, así como la ejecución práctica de estas en la correcta realización de las labores y la obtención de un servicio de alta calidad en su área, siendo un referente por su responsabilidad profesional y personal.

  • Implementa normas y políticas organizacionales para fomentar la responsabilidad personal. Además, retroalimenta a sus compañeros respecto a su apego a procedimientos y normas, concientizándolos de la importancia de estos a nivel personal, profesional y organizacional.

  • 4

    a la calidad y los resultados
  • Orienta su propia actuación y la del área al logro o superación de las metas esperadas, proponiendo nuevos objetivos desafiantes, siendo un referente en su área en materia de calidad y mejora continua. Asimismo, fomenta la búsqueda de mejoras en su equipo de trabajo, sociabiliza sus conocimientos con los demás miembros del equipo, motivando la búsqueda continua de perfeccionamiento de los integrantes del área de trabajo.

  • Diseña y modifica métodos de trabajo con el propósito agregar valor y lograr mejoras en el rendimiento propio y del área a cargo, permitiendo optimizar los recursos disponibles y encontrar formas más eficientes de hacer las cosas.

  • 4

    COMPETENCIAS ESPECIFICAS

    Competencia
    Descripción del Nivel
    Nivel

    Adaptación al Cambio
  • Se adapta a cualquier situación nueva, de manera rápida y eficiente, sin afectar otras áreas personales o laborales, siendo capaz de anticiparse a las dificultades de las variaciones, tomar decisiones acertadas y movilizar a otros en función de estas.

  • Comprende y utiliza las oportunidades del entorno, entendiendo el por qué y cómo de los cambios, proponiendo transformaciones beneficiosas que mejoran el área dentro del equipo, siendo capaz de explicar a otros estas modificaciones y motivarlos en este proceso de adaptación.

  • 4

    Capacidad de Aprendizaje
  • Muestra apertura para incorporar críticas, aceptar sus errores, integrar nuevos conocimientos y destrezas que favorezcan su desempeño, entendiendo el concepto de autodesarrollo como responsabilidad individual, y evidenciándolo en sus comportamientos.

  • Identifica oportunidades de desarrollo en conocimientos y competencias, tanto para sí mismo como para los demás integrantes del equipo, aprovechando cada una de las oportunidades otorgadas para mejorar tanto a nivel personal como profesional, así como entregar retroalimentación positiva a sus pares y motivarlos hacia el propio aprendizaje.



  • Capacidad de Planificación y Organización
  • Determina eficazmente metas, prioridades y plazos para la realización de sus labores. Asimismo, define las etapas, acciones, plazos y recursos requeridos para el logro de los objetivos fijados para sus tareas, utilizando mecanismos de seguimiento y control del grado de avance de las distintas etapas de las tareas o proyectos a su cargo y aplica las medidas correctivas necesarias.

  • Está atento al surgimiento de obstáculos que podrían impedir el logro de las metas pautadas, se anticipa a ellos, los maneja y supera. Asimismo, entrega propuestas a sus pares o jefaturas que permiten estructurar y mejorar situaciones procedimientos de su trabajo o el de su área, siendo un aporte en eficacia y eficiencia de estos procesos.

  • 3

    Supervisión
  • Fija a los colaboradores objetivos de desempeño, claros y medibles, y asigna las responsabilidades y delega tareas de manera efectiva, supervisando sus avances y delegando autoridad en el caso de ser necesario.

  • Se toma su tiempo para explicar a sus colaboradores las tareas a realizar antes de ejecutarlas, motivándose a que aprendan la forma correcta de llevarlas a cabo. Asimismo, entrega constante retroalimentación sobre como realizan estas labores, corrigiendo los errores u omisiones de manera oportuna y asertiva.

  • 3


    COMPETENCIAS TÉCNICAS

    Conocimientos Técnicos requeridos

    Habilidad
    Dominio

    Básico
    Intermedio
    Avanzado

    Procesador de Texto (Word)
    X


    Planilla Electrónica (Excel)
    X


    Plataforma de Correo Electrónico

    X


    Presentaciones Digitales (Power Point)
    N/A


    Plataforma de Gestión Documental del Estado (Doc Digital)


    X

    Otra: DFL N° 29, año 2004, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº18.834, Estatuto Administrativo.

    X


    Ley Nº 18.575, O.C. de Bases Generales de la Administración del Estado, que incluye las normas de la Ley de Probidad, Nº 19.653.

    X


    Requisitos Generales
    Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 de la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:


    a) Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia;
    b) Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente;
    c) Tener salud compatible con el desempeño del cargo;
    d) Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley;
    e) No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria;
    f) No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).
    No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:


    a) Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.
    b) Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.
    c) Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.
    d) Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.
    e) Desarrollar actividades particulares en los mismos horarios de labores dentro del Servicio, o que interfieran con su desempeño funcionario, salvo actividades de tipo docente, con un máximo de 12 horas semanales.
    f) Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.
    • Requisitos Específicos

      De acuerdo con lo establecido en el DFL N° 04 del 2017, del Ministerio de Salud, que fija la planta de personal del Servicio de Salud Antofagasta, los requisitos para el ingreso a este cargo son, alternativamente:

      Cargo
      Grado
      Requisitos


      Administrativo

      12 al 15

      Alternativamente

      i) Licencia de Enseñanza Media o equivalente, y acreditar una experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a cinco años en el sector público.





    Etapas de Selección
    Serán factores de evaluación los siguientes, con la ponderación que para cada caso se indica:
    ETAPA
    FACTORES

    SUBFACTORES

    PTJES. MAXIMO
    PTJES. MAXIMO ETAPA
    % FACTOR
    PTJE. MÍNIMO APROBACIÓN


    I
    Evaluación Curricular

    Experiencia laboral requerida
    Experiencia laboral en el área administrativa o labores equivalentes acreditadas desde la fecha de obtención de Licencia de Enseñanza Media a la actualidad no inferior a cinco años en el sector público.
    10
    40
    40%
    20

    Experiencia laboral calificada desempeñándose en labores de soporte administrativo y gestión documental en oficinas de partes, o bien en oficinas de informaciones, sugerencias y reclamos del sector público.
    20

    Capacitación y/o perfeccionamiento
    Cursos de capacitación de:

    • Curso atención de público / usuario.
    • Curso gestión y manejo documental.
    • Curso DFL N° 29, año 2004, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº18.834, Curso Estatuto Administrativo.
    • Curso Ley Nº 18.575, O.C. de Bases Generales de la Administración del Estado, que incluye las normas de la Ley de Probidad, Nº 19.653.
    • Curso manejo plataforma informática SISDOC.
    • Curso MS Office 2010 o superior.
    10

    II
    Evaluación Psicológica
    Adecuación psicológica para el cargo según evaluación psicolaboral
    Recomendable
    20
    20
    20%
    10

    Recomendable con Observaciones
    10

    No Recomendable
    0

    III
    Entrevista Comisión de Selección
    Evaluación de conocimientos
    técnicos
    específicos para el cargo y competencias laborales.
    Cada participante de la Comisión calificará a cada entrevistado con un puntaje entre 4 a 7 puntos. Se promediará la sumatoria de las notas obtenidas por cada postulante, dividiéndose por el número de evaluadores presentes. Producto de dicha entrevista, a los postulantes se le asignará el porcentaje que resulte del siguiente cálculo:
    Puntaje:
    Nota Prom. Candidato * 40 puntos
    Nota Máxima (7)
    40
    40
    40%
    30

    TOTAL

    100
    100
    100%
    60

    Documentos Requeridos para Postular

    - Copia Cédula de Identidad
    • Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley
    • Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados, según corresponda
    • Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral
    • CV Formato Libre (Propio)
    Calendarización del Proceso
    Fase
    Fechas

    Postulación

    Difusión y Plazo de Postulación en www.empleospublicos.cl
    28/10/2024-05/11/2024

    Selección

    Proceso de Evaluación y Selección del Postulante
    06/11/2024-26/12/2024

    Finalización

    Finalización del Proceso
    27/12/2024-08/01/2025

    El portal estará habilitado para recibir postulaciones hasta las 09:00 horas del día 05/11/2024
    Correo de Contacto: u.rys@ssantofagasta.cl
    Condiciones Generales
    Los interesados que reúnan los requisitos deberán postular en línea a través del Portal de Empleos Públicos, para lo cual, deberán registrarse previamente como usuarios de éste y/o ingresar con su clave única y adjuntar los documentos solicitados en documentos requeridos para postular. Los documentos señalados en esta publicación se deben ingresar en el mismo Portal de Empleos Públicos, en la opción “Adjuntar Archivos”, donde deberá adjuntar cada uno de los documentos que se exige sean presentados al momento de formalizar su postulación al cargo, con lo cual, quedarán con un ticket. Si el postulante no adjunta los documentos requeridos, el sistema no le habilitará la opción de postular, quedando imposibilitado de aplicar a la convocatoria.
    A la fecha de cierre de la recepción de las postulaciones al proceso de selección, las personas interesadas deberán haber acreditado por completo todos sus antecedentes y requisitos solicitados. Los/as postulantes son responsables de la completitud y veracidad de las informaciones que presentan. Las/os postulantes que no adjunten los antecedentes requeridos quedarán fuera del proceso.
    El proceso de selección podrá ser declarado desierto por falta de postulantes idóneos, entendiéndose por éstos aquellos/as candidatos/as que no cumplan con el perfil y/o los requisitos establecidos.
    Este proceso de selección se adhiere a la Ley de Inclusión laboral, por lo que los/as postulantes que presenten alguna discapacidad que les produzca impedimento o dificultades en la aplicación de los instrumentos de selección que se administrarán, deberán informarlo en su postulación, para adoptar las medidas pertinentes, de manera de garantizar la igualdad de condiciones a todos/as los/as postulantes que se presenten en este proceso de selección, En este caso, el postulante podrá adicionar a los antecedentes requeridos, una copia de la credencial de discapacidad, emitida por el Servicio de Registro Civil.
    No se recibirán postulaciones por medios distintos a la vía ya señalada o postulaciones vía correo electrónico.
    En virtud de la entrada en vigencia de la ley N°21.389 (que crea el Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos) y en el caso de ser contratada/o y/o nombrada/o en alguno de los cargos publicados en este portal, la institución contratante deberá consultar si usted posee una obligación pendiente en el mencionado Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos, a efecto de proceder con las retenciones y pagos que correspondan. La persona que figure en el registro deberá autorizar como condición habilitante para su contratación/nombramiento, que la institución respectiva proceda a hacer las retenciones y pagos directamente al alimentario.
    Importante: Antes de postular leer las Bases de Convocatoria, asegurarse de contar con toda la documentación necesaria y subirla al sistema correctamente dentro del campo que corresponda (Ejemplo: En la pestaña "Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados", ingresar todos sus certificados en un solo PDF).



    Las condiciones y contenidos especificados en esta publicación son determinados por el servicio público convocante. Asimismo, el desarrollo del proceso de selección es de su exclusiva responsabilidad.
    En virtud de la entrada en vigencia de la ley N°21.389 (que crea el Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos) y en el caso de ser contratada/o y/o nombrada/o en alguno de los cargos publicados en este portal, la institución contratante deberá consultar si usted posee una obligación pendiente en el mencionado Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos, a efecto de proceder con las retenciones y pagos que correspondan. La persona que figure en el registro deberá autorizar como condición habilitante para su contratación/nombramiento, que la institución respectiva proceda a hacer las retenciones y pagos directamente al alimentario.
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